Заява на відпустку у 2026 році залишається одним з найпоширеніших кадрових документів, який хоч раз у житті пише кожен працівник. Попри простоту, у ній є чимало нюансів: правильно вказана підстава, відповідність нормам Кодексу законів про працю, узгодження з графіком відпусток, врахування святкових днів і нових правил воєнного часу. Помилка у формулюванні може коштувати працівнику кількох днів неоплачуваної відсутності або навіть догани. У цьому гайді ми розберемо всі види відпусток, які діють у 2026 році, покажемо актуальні зразки заяв, пояснимо порядок подання, строки розгляду, виплати відпускних та відповімо на найпоширеніші питання працівників і кадровиків.

Цей матеріал – частина розділу «Зразки документів». Також радимо: зразок заяви на аліменти 2026 та зразок позовної заяви 2026.

24 днімінімальна щорічна основна відпустка
за 3 днітермін виплати відпускних до початку відпустки
15 дібвідпустка без збереження зарплати на рік

Що каже законодавство про відпустки у 2026 році

Основними нормативними актами, які регулюють відпустки в Україні, є Кодекс законів про працю (глава V) та Закон України “Про відпустки” від 15 листопада 1996 року №504/96-ВР. У 2026 році продовжують діяти зміни, внесені під час воєнного стану: роботодавець може обмежити тривалість щорічної відпустки 24 календарними днями, а також відмовити у відпустці працівникам критичної інфраструктури. Водночас базові гарантії збережено, а більшість категорій працівників користуються повним переліком пільг. Офіційні роз’яснення публікує Міністерство економіки на сайті me.gov.ua, а контроль за дотриманням норм здійснює Державна служба з питань праці.

  • КЗпП України. Базовий документ, статті 74-84 регулюють види відпусток, порядок надання та оплату.
  • Закон №504/96-ВР. Деталізує тривалість, перенесення, поділ на частини, грошову компенсацію.
  • Закон №2136-IX. “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” – діє і у 2026 році з продовженнями.
  • Постанова КМУ №100. Порядок обчислення середньої зарплати для нарахування відпускних.
  • Колективний договір. Може встановлювати додаткові дні понад мінімум, передбачений законом.

Згідно зі ст. 21 Закону України «Про відпустки» № 504/96-ВР, відпускні виплачуються не пізніше ніж за 3 календарні дні до початку відпустки, а ст. 26 дозволяє відпустку без збереження зарплати до 15 календарних днів на рік за згодою сторін. Під час воєнного стану Закон № 2136-IX додатково дає роботодавцю право обмежити щорічну відпустку 24 календарними днями.

Редакція Lexoft переконалася: дедалі більше компаній приймають заяви на відпустку в електронних кадрових системах з накладенням КЕП або Дія.Підпису, без паперового дубліката.

Які бувають види відпусток?

Перш ніж писати заяву, варто визначитися з типом відпустки. Від цього залежить формулювання, підстава, кількість днів і факт оплати. Закон передбачає шість основних груп відпусток, кожна з яких має свої особливості. Найпоширеніші – щорічна основна та відпустка без збереження заробітної плати, але працівники часто плутають додаткову відпустку на дітей з соціальною, а навчальну з творчою.

  • Щорічна основна. Мінімум 24 календарні дні, оплачується за середнім заробітком.
  • Щорічна додаткова. За шкідливі умови, ненормований робочий день, особливий характер роботи (7-35 днів).
  • Соціальна на дітей. 10 календарних днів матері (або батьку), що має двох і більше дітей до 15 років.
  • Творча. Для завершення дисертації, написання підручника, до 6 місяців.
  • Навчальна. Для здобувачів освіти, від 10 до 40 днів залежно від форми навчання.
  • Без збереження зарплати. До 15 днів за згодою сторін, або обов’язкова за переліком ст. 25 Закону про відпустки.
  • У зв’язку з вагітністю та пологами. 126 днів (140 у разі ускладнень), оплачується через ПФУ – pfu.gov.ua.
  • Для догляду за дитиною. До досягнення дитиною 3 років, можна продовжити до 6 років за медпоказаннями.

Чим відрізняється щорічна оплачувана відпустка від відпустки за свій рахунок?


Це основне право працівника, гарантоване Конституцією та КЗпП. Мінімальна тривалість – 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік. Право на першу відпустку повної тривалості виникає після 6 місяців безперервної роботи, але за домовленістю з роботодавцем можна піти і раніше пропорційно відпрацьованому часу. Оплачується за середнім заробітком за останні 12 місяців. Виплачують відпускні не пізніше ніж за 3 календарні дні до початку відпустки (ст. 21 ЗУ “Про відпустки”). Якщо запланована дата збігається зі святковим або неробочим днем, такі дні не входять до тривалості відпустки і фактично подовжують її. У 2026 році святкових днів за календарем – 10, плюс перенесення відповідно до розпорядження Кабміну. Працівник має право поділити відпустку на частини за умови, що одна з них становитиме не менше 14 календарних днів.

Надається без виплати заробітної плати в двох варіантах: за згодою сторін (до 15 календарних днів на рік згідно ст. 26 ЗУ “Про відпустки”) або в обов’язковому порядку (ст. 25 – наприклад, для одиноких матерів, ветеранів війни, чорнобильців, для одруження, поховання родича). У період дії воєнного стану діє розширене право: працівник, який виїхав за кордон або перемістився всередині країни, може отримати неоплачувану відпустку до 90 днів. Така відпустка не зараховується до стажу для нарахування щорічної основної відпустки, але враховується до загального страхового стажу для пенсії. Подається окремою заявою із чітким зазначенням підстави (стаття закону) та документом, що підтверджує право (свідоцтво про шлюб, посвідчення, довідка). Роботодавець не має права відмовити, якщо підстава належить до переліку статті 25.

Покрокова інструкція: як подати заяву на відпустку

Крок 1. Перевірте графік відпусток

Графік затверджується до 5 січня кожного року (ст. 79 КЗпП). Якщо ваша дата збігається з графіком, достатньо короткої заяви. Якщо переносите – вкажіть причину.

Крок 2. Визначте тип і тривалість

Порахуйте кількість днів, які вам належать. Стандартно – 24 дні щорічної. Перевірте, чи маєте право на додаткові (за дітей, інвалідність, ненормований робочий день).

Крок 3. Напишіть заяву

Заява пишеться на ім’я керівника. У шапці – посада, ПІБ керівника та ваші дані. Текст: прошу надати відпустку з ___ по ___ тривалістю __ днів. Підпис, дата.

Крок 4. Подайте через канцелярію

Зареєструйте заяву у канцелярії або секретаря, отримайте номер вхідного. Якщо подаєте електронно через корпоративну систему – зробіть скріншот підтвердження.

Крок 5. Чекайте наказ

Кадрова служба готує наказ про надання відпустки, керівник підписує. Працівник ознайомлюється під підпис не пізніше ніж за 2 тижні до початку (для відпусток за графіком).

Крок 6. Отримайте відпускні

Бухгалтерія нараховує середній заробіток за 12 останніх місяців і виплачує не пізніше ніж за 3 дні до відпустки. Перевірте суму у розрахунковому листку.

Крок 7. Передайте справи

За день до відпустки передайте поточні справи колегам, налаштуйте автовідповідь у пошті, повідомте контрагентів про період відсутності. Це не вимога закону, але професійна норма.

Документи та тривалість відпусток у 2026 році

Тип відпустки Тривалість Підстава (закон) Оплата
Щорічна основна 24 к.д. ст. 6 ЗУ №504/96-ВР середній заробіток
Особам з інвалідністю I-II групи 30 к.д. ст. 6 ЗУ №504/96-ВР середній заробіток
Особам до 18 років 31 к.д. ст. 6 ЗУ №504/96-ВР середній заробіток
Педагогічним працівникам 56 к.д. пост. КМУ №346 середній заробіток
Додаткова за ненормований день до 7 к.д. ст. 8 ЗУ №504/96-ВР середній заробіток
За шкідливі умови до 35 к.д. ст. 7 ЗУ №504/96-ВР середній заробіток
На дітей (2 і більше до 15 років) 10 к.д. ст. 19 ЗУ №504/96-ВР середній заробіток
Учасникам бойових дій 14 к.д. ст. 162 КЗпП без збереження
Без збереження за згодою до 15 к.д./рік ст. 26 ЗУ №504/96-ВР не оплачується
Без збереження (виїзд за кордон) до 90 к.д. ст. 12 ЗУ №2136-IX не оплачується
У зв’язку з вагітністю та пологами 126 (140) к.д. ст. 17 ЗУ №504/96-ВР через ПФУ pfu.gov.ua
Догляд за дитиною до 3 років до 3 років ст. 18 ЗУ №504/96-ВР держдопомога
Навчальна (заочна вища освіта) 30-40 к.д./рік ст. 15 ЗУ №504/96-ВР середній заробіток
Творча до 6 місяців ст. 16 ЗУ №504/96-ВР середній заробіток

Зразок заяви: класична форма для 2026 року

Заява пишеться у довільній формі від руки або друкованим способом на стандартному аркуші А4. У шапці справа вказують посаду та ПІБ керівника, нижче – посаду і ПІБ заявника. Посередині слово “Заява”. Далі основний текст з конкретними датами, тривалістю, типом відпустки і підставою. Внизу – дата написання і особистий підпис. Якщо заява стосується відпустки з оплатою через Пенсійний фонд (декретна), додаються медичні документи (лікарняний лист, копія свідоцтва про народження дитини). Електронні заяви через корпоративний портал або сервіс Дія прирівнюються до письмових за умови використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП) – оформити можна на сайті diia.gov.ua або через id.gov.ua.

  • Шапка. Кому (посада, назва підприємства, ПІБ керівника у давальному відмінку), від кого (посада, ПІБ у родовому).
  • Назва документа. Слово “Заява” посередині рядка з великої літери, без крапки.
  • Основний текст. “Прошу надати щорічну основну відпустку з 01.07.2026 по 24.07.2026 тривалістю 24 календарні дні”.
  • Підстава. Графік відпусток або стаття закону, якщо це соціальна чи без збереження зарплати.
  • Додатки. Перелік документів (копія свідоцтва, довідка, посвідчення) – якщо є.
  • Дата і підпис. Зліва – дата написання, справа – особистий підпис із розшифровкою.

Чек-лист перед поданням заяви

Перевірте перед тим, як віднести заяву

  • Перевірив дати у графіку відпусток на 2026 рік
  • Порахував кількість днів з урахуванням святкових (не входять)
  • Зазначив тип відпустки (щорічна основна, додаткова, без збереження)
  • Вказав підставу (графік або стаття закону)
  • Перевірив правильність ПІБ керівника та власних даних
  • Підготував копії підтверджуючих документів (за потреби)
  • Подав не пізніше ніж за 2 тижні до планованої дати
  • Отримав реєстраційний номер у канцелярії
  • Узгодив передачу справ з безпосереднім керівником
  • Дочекався наказу і ознайомився під підпис
  • Перевірив виплату відпускних за 3 дні до відпустки

Часті помилки під час оформлення

  • Заява без точних дат. Формулювання “з липня по серпень” неприпустиме. Вказуйте день, місяць, рік початку і закінчення.
  • Неправильний підрахунок днів. Святкові і неробочі дні не входять до тривалості відпустки і не оплачуються як відпускні.
  • Поділ на надмірно дрібні частини. Одна з частин має бути не менше 14 календарних днів, інакше порушується ст. 12 ЗУ “Про відпустки”.
  • Подача за день до відпустки. Бухгалтерія фізично не встигне нарахувати і виплатити відпускні за 3 дні – порушення прав працівника.
  • Плутанина “за свій рахунок” і “соціальна”. Соціальна на дітей (10 днів) – оплачувана, а не за свій рахунок, як часто пишуть помилково.
  • Відсутність підстави на відпустку без збереження. Якщо просите більше 15 днів – вкажіть конкретний пункт ст. 25 ЗУ №504/96-ВР.
  • Усна домовленість без заяви. Без письмової заяви і наказу відсутність на роботі може бути кваліфікована як прогул.
  • Помилки в реквізитах керівника. Якщо змінився директор або назва посади, перевірте актуальність на сайті компанії або в Єдиному державному реєстрі (usr.minjust.gov.ua).

Особливості 2026 року: воєнний стан та цифровізація

З 2022 року в Україні діє низка тимчасових норм трудового законодавства, які зберігаються і у 2026 році з огляду на продовження воєнного стану. Роботодавець у період дії воєнного стану може обмежити тривалість щорічної основної відпустки 24 календарними днями, навіть якщо колдоговір передбачає більше. Також на період дії спеціальних режимів роботодавець у сфері критичної інфраструктури має право відмовити у відпустці, окрім випадків, прямо передбачених законом (вагітність, догляд за дитиною). Водночас працівникам, які виїхали за межі України, доступна неоплачувана відпустка до 90 календарних днів – достатньо письмового підтвердження і повідомлення роботодавця. Активно розвивається електронний документообіг: подати заяву та отримати наказ можна через сервіси на diia.gov.ua, корпоративні HR-портали або платформи на кшталт Вчасно та “Document.Online” з використанням КЕП.

  • Електронна заява. Прирівнюється до письмової за наявності КЕП (Дія.Підпис, ID.gov.ua).
  • Реєстр трудових відносин. Інформація про відпустки відображається в електронній трудовій книжці на портал ПФУ – pfu.gov.ua.
  • Бронювання працівників. Перебування у відпустці без збереження не призупиняє дію бронювання критично важливим підприємством.
  • Скарги. На порушення трудових прав можна звернутися до Держпраці через сервіс dsp.gov.ua або до Мінюсту – minjust.gov.ua.
  • Гарячі лінії. Урядова гаряча лінія 1545, лінія Мінсоцполітики, безоплатна правова допомога legalaid.gov.ua.
Чи можу я піти у відпустку через 3 місяці після працевлаштування?
За загальним правилом право на повну щорічну відпустку настає після 6 місяців безперервної роботи. Але за згодою роботодавця можна піти раніше – пропорційно відпрацьованому часу. Жінкам перед декретною, неповнолітнім і деяким іншим категоріям відпустка надається на їхнє бажання у будь-який зручний для них час.
Що робити, якщо роботодавець не підписує заяву на відпустку?
Перевірте, чи зареєстрована заява у канцелярії – це ключове. Якщо дата у графіку відпусток, ви маєте право піти у відпустку навіть без додаткового наказу, попередивши за 2 тижні. У разі конфлікту звертайтеся до Держпраці (dsp.gov.ua) або профспілки. Самовільний вихід без графіка і наказу буде прогулом.
Чи можна відкликати заяву на відпустку?
До видання наказу – так, просто напишіть нову заяву “прошу вважати недійсною раніше подану”. Після наказу і виплати відпускних – складніше: потрібна згода роботодавця і повернення коштів або їх перерахунок у наступну зарплату. Без поважних причин роботодавець може відмовити.
Як рахуються відпускні у 2026 році?
Середньоденна зарплата визначається діленням сумарного заробітку за 12 календарних місяців на 354 (365 мінус святкові і неробочі). Потім середньоденну множать на кількість днів відпустки. Порядок розрахунку – постанова КМУ №100. У розрахунок входять оклад, премії, доплати, але не лікарняні та матеріальна допомога.
Чи входять святкові дні у тривалість відпустки?
Ні. Згідно ст. 5 ЗУ “Про відпустки” святкові і неробочі дні не враховуються до тривалості щорічної відпустки і фактично продовжують її. У 2026 році святкові дні: 1 січня, 7 січня (опціонально), 8 березня, Великдень, 1 травня, 9 травня, Трійця, 28 червня, 24 серпня, 14 жовтня, 25 грудня. Перевіряйте офіційний календар на urad.gov.ua.
Чи можу я взяти відпустку частинами по 7 днів?
Ні. Закон прямо забороняє таку схему: одна з частин щорічної основної відпустки має становити не менше 14 календарних днів. Решту можна ділити як завгодно, наприклад 14+5+5 або 14+10. Все інше – порушення.
Як отримати грошову компенсацію за невикористану відпустку?
Повна компенсація виплачується при звільненні – за всі невикористані дні щорічної та додаткової відпусток. Без звільнення можна отримати компенсацію тільки за дні, що перевищують 24 (тобто за “понадмінімум”), за письмовою заявою. За соціальну на дітей компенсація виплачується і без звільнення.
Чи можна оформити відпустку через Дію?
Прямого сервісу “відпустка” у Дії немає, але через diia.gov.ua можна отримати кваліфікований електронний підпис Дія.Підпис, яким засвідчити електронну заяву у вашій корпоративній HR-системі. Окремі великі роботодавці підключені до платформ електронного документообігу і повністю переходять на безпаперовий процес.
МК
Марія Коваленко
Редактор з адмінпослуг · 10 років практики

Перевіряє кожен матеріал за офіційними джерелами - gov.ua, Дія, ДПС, ПФУ - й оновлює статті, коли змінюються норми. Матеріали мають інформаційний характер і не замінюють індивідуальної юридичної консультації. Про редакцію →