Наказ про прийняття на роботу – це розпорядчий документ, яким роботодавець оформлює початок трудових відносин із працівником. У ньому зазначають прізвище, ім’я та по батькові, посаду і структурний підрозділ, дату допуску до роботи, розмір окладу чи тарифної ставки, вид роботи (основна або сумісництво) та умову про випробування, якщо сторони її погодили.
Цей матеріал – частина розділу «Зразки документів». Також радимо: Зразок договору ЦПХ (цивільно-правового) 2026 і Договір купівлі-продажу авто 2026: готовий зразок і пояснення.
– Документи та кроки одним списком
Документи та кроки
- Заява працівника про прийняття на роботу або підписаний трудовий договір як підстава для наказу
- Паспорт громадянина України чи ID-картка разом з витягом про задеклароване місце проживання
- Реєстраційний номер облікової картки платника податків або відмітка про відмову з релігійних переконань
- Документ про освіту та кваліфікацію, якщо посада вимагає спеціальних знань чи допуску
- Військово-обліковий документ для військовозобов’язаних, призовників і резервістів
- Медичний огляд для посад із переліку робіт, де він обов’язковий
- Оформлений і підписаний керівником наказ з відміткою про ознайомлення працівника під підпис
- Повідомлення до податкової служби, подане до фактичного допуску людини до роботи
Що обов’язково має містити наказ про прийняття на роботу?
Кодекс законів про працю не встановлює жорсткої структури такого наказу, але практика перевірок Держпраці та судові спори сформували перелік реквізитів, без яких документ вважають оформленим неналежно. Наказ має ідентифікувати роботодавця, працівника і ключові умови праці настільки точно, щоб через рік чи п’ять років ніхто не сперечався, з якої дати рахувати стаж і за якою ставкою нараховувати зарплату.
Обов’язковий мінімум виглядає так:
- повне найменування підприємства, установи або прізвище ФОП та код ЄДРПОУ чи РНОКПП;
- назва документа, його порядковий номер і дата видання;
- прізвище, ім’я та по батькові працівника повністю, без скорочень;
- назва посади відповідно до Класифікатора професій і структурний підрозділ;
- дата, з якої працівник приступає до виконання обов’язків;
- розмір посадового окладу, тарифної ставки або відрядної розцінки;
- вид роботи: основне місце чи сумісництво, повний або неповний робочий час;
- строк і умови випробування, якщо воно встановлюється;
- підстава видання наказу – заява працівника або трудовий договір;
- підпис керівника, а також підпис працівника про ознайомлення з датою.
Окремої уваги вимагає строковість. Якщо трудовий договір укладено на визначений період, у наказі зазначають не лише дату початку, а й дату закінчення роботи або подію, з настанням якої договір припиняється, наприклад вихід основної працівниці з відпустки для догляду за дитиною.
Типова форма П-1 чи довільний бланк: що обрати?
Типова форма № П-1 залишається зручним орієнтиром і найчастіше використовується там, де є повноцінна кадрова служба. Проте закон не забороняє видавати наказ у довільній текстовій формі на фірмовому бланку, якщо він містить усі необхідні реквізити. Тобто вибір форми – це питання зручності обліку, а не законності документа.
Незалежно від обраного варіанта наказ реєструють у книзі обліку наказів з кадрових питань. Нумерація має бути наскрізною в межах року, а накази з кадрових питань не варто змішувати з наказами з основної діяльності – їх строки зберігання відрізняються.
Коли видавати наказ і як повідомити податкову про нового працівника?
Послідовність дій жорстка: спочатку наказ, потім повідомлення до податкової, і лише після цього людина може заходити на робоче місце. Оформлення “заднім числом” наприкінці першого робочого дня вже є порушенням, навіть якщо працівник фактично відпрацював кілька годин без претензій.
Повідомлення про прийняття працівника подають до територіального органу Державної податкової служби за місцем обліку роботодавця. Найшвидший спосіб – електронний кабінет платника з кваліфікованим електронним підписом. Роботодавці, у яких менше ніж п’ять працівників, можуть подати документ у паперовій формі разом з електронною копією.
За даними Державної служби України з питань праці, у першому півріччі 2026 року близько 38% виявлених порушень трудового законодавства стосувалися саме допуску працівника до роботи без належно оформленого наказу та без поданого повідомлення до податкової. Це найдорожча категорія порушень за розміром санкцій.
Який вигляд має зразок наказу: приклад формулювань
Розпорядча частина наказу починається з дієслова у наказовій формі. Нижче – логіка тексту, яку можна перенести у власний бланк, змінивши дані.
Заголовок: “Про прийняття на роботу”. Далі: “ПРИЙНЯТИ Коваленко Ірину Петрівну на посаду менеджера з продажу відділу збуту з 12 серпня 2026 року з посадовим окладом 22 000 (двадцять дві тисячі) гривень на місяць, з випробуванням строком один місяць. Робота є основним місцем роботи, режим роботи – повний робочий час згідно з правилами внутрішнього трудового розпорядку. Підстава: заява Коваленко І.П. від 08.08.2026”.
Після розпорядчої частини додають службові рядки:
- доручення бухгалтерії відкрити особовий рахунок і нарахувати заробітну плату з визначеної дати;
- доручення відповідальній особі провести вступний інструктаж з охорони праці;
- підпис керівника з розшифруванням;
- рядок “З наказом ознайомлений(а)”, підпис працівника і дата ознайомлення.
Як правильно прописати випробувальний термін?
Випробування встановлюється лише за згодою сторін і не може бути односторонньою ініціативою роботодавця. Загальний строк – до трьох місяців, для робітничих професій – до одного місяця, а в окремих випадках за погодженням із виборним органом первинної профспілки – до шести місяців. Строк випробування не подовжується автоматично, але до нього не зараховують дні, коли працівник був відсутній через хворобу або з інших поважних причин.
Є категорії, яким випробування не встановлюють узагалі:
- особи, які не досягли вісімнадцяти років;
- молоді робітники та молоді спеціалісти після закінчення навчальних закладів;
- особи, звільнені у запас з військової служби;
- особи з інвалідністю, направлені на роботу за рекомендацією медико-соціальної експертизи;
- вагітні жінки, одинокі матері з дитиною до чотирнадцяти років або дитиною з інвалідністю;
- внутрішньо переміщені особи у передбачених законом випадках;
- працівники, яких переводять на іншу роботу або приймають в іншу місцевість.
Проаналізувавши звернення читачів, ми з’ясували, що найбільше спорів виникає саме навколо випробування: умова прописана у трудовому договорі, але її забули продублювати в наказі. У такій ситуації суд зазвичай виходить з того, що працівника прийнято без випробування, і звільнення за незадовільним результатом визнає незаконним.
Чим відрізняються накази для сумісника, неповного дня та строкового договору?
Одна помилка у формулюванні виду роботи здатна змінити всю кадрову історію: від порядку оплати лікарняного до права на щорічну відпустку. Тому в наказі варто прямо називати режим і вид роботи, а не обмежуватися посадою та окладом.
| Ситуація | Формулювання в наказі | На що звернути увагу |
|---|---|---|
| Основне місце, повний час | “з посадовим окладом … грн, робота є основним місцем роботи” | Трудова книжка ведеться в електронному вигляді, запис вносить роботодавець |
| Зовнішнє сумісництво | “за сумісництвом на 0,5 ставки з оплатою пропорційно відпрацьованому часу” | Тривалість роботи за сумісництвом обмежена, потрібен окремий облік годин |
| Неповний робочий день | “з неповним робочим днем тривалістю 4 години, з 9:00 до 13:00” | Відпустка надається повної тривалості, оплата – пропорційна |
| Строковий договір | “на період відсутності основного працівника до дня його виходу на роботу” | Обов’язково вказати подію або дату закінчення строку |
| Сезонна робота | “на сезонну роботу строком з … до …” | Посада має бути у переліку сезонних робіт |
| Дистанційна робота | “з установленням дистанційної форми роботи” | Потрібен письмовий трудовий договір і порядок обліку робочого часу |
Які помилки в наказі найчастіше призводять до штрафів?
Інспектори праці рідко чіпляються до стилістики. Проблеми виникають тоді, коли з документа неможливо однозначно встановити умови праці або коли дата наказу пізніша за дату фактичного допуску.
- наказ датований пізніше, ніж людина вийшла на роботу;
- не вказано розмір окладу, є лише посилання на штатний розпис;
- відсутній підпис працівника про ознайомлення;
- не зазначено, чи є робота основною, чи за сумісництвом;
- назва посади не відповідає Класифікатору професій, через що можуть виникнути питання при призначенні пенсії;
- у строковому договорі не визначено ані дату, ані подію закінчення;
- повідомлення до податкової подане після початку роботи.
Найдорожче обходиться саме фактичний допуск без оформлення: санкція обчислюється у кратності до мінімальної заробітної плати за кожного неоформленого працівника, а за повторне порушення протягом року розмір зростає. Дрібніші недоліки оформлення зазвичай тягнуть штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати.
Скільки зберігати наказ і хто його підписує?
Підписує наказ керівник підприємства або особа, уповноважена статутом чи довіреністю. Якщо роботодавець – фізична особа-підприємець, він підписує документ особисто. Печатка не є обов’язковою: більшість суб’єктів господарювання працюють без неї, і це не робить наказ недійсним.
Накази з кадрових питань тривалого зберігання (прийняття, переведення, звільнення, відрядження за кордон) зберігають 75 років, якщо їх створено до 2004 року, і 50 років для документів, створених пізніше. Це не формальність: саме за цими наказами Пенсійний фонд підтверджує стаж, коли в електронному реєстрі даних бракує.
Копію наказу або витяг з нього працівник має право отримати на письмову вимогу. Роботодавець зобов’язаний видати документ у розумний строк, як правило протягом кількох робочих днів, і не може відмовити з посиланням на внутрішні правила.
Що робити працівникові, якщо наказ так і не видали?
Фактичний допуск до роботи без наказу не позбавляє людину трудових прав. За статтею 24 Кодексу законів про працю трудовий договір вважається укладеним і тоді, коли наказ не оформлено, але працівника фактично допустили до роботи з відома або за дорученням роботодавця.
- зберіть докази присутності на робочому місці: перепустку, скріншоти робочих чатів і корпоративної пошти, графіки змін, накладні чи акти, підписані вашим прізвищем, банківські виписки про надходження коштів від підприємства;
- подайте роботодавцю письмову заяву у двох примірниках з вимогою видати наказ і подати повідомлення до податкової, на своєму примірнику отримайте відмітку про вручення з датою;
- якщо реакції немає протягом десяти робочих днів, зверніться зі скаргою до Державної служби України з питань праці;
- паралельно готуйте позов до суду про встановлення факту трудових відносин, стягнення невиплаченої заробітної плати та зобов’язання подати відомості до реєстру застрахованих осіб Пенсійного фонду.
Позивачі у трудових спорах звільнені від сплати судового збору. Щодо стягнення нарахованої, але не виплаченої заробітної плати строк звернення до суду взагалі не обмежений, а для решти вимог діє тримісячний строк з дня, коли працівник дізнався про порушення свого права.
У яку суму обходяться помилки при оформленні наказу?
Фінансова відповідальність роботодавця обчислюється в кратності до мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення. Тому кожне підвищення мінімалки автоматично підвищує і ціну кадрової недбалості.
| Порушення | Характер санкції | Що запобігає |
|---|---|---|
| Допуск до роботи без наказу і без повідомлення до ДПС | Кратна до мінімальної заробітної плати сума за кожного неоформленого працівника | Наказ і повідомлення, оформлені до початку першої зміни |
| Повторне таке саме порушення протягом року | Підвищений розмір фінансової санкції | Внутрішній аудит кадрових документів раз на квартал |
| Наказ без істотних реквізитів або без ознайомлення під підпис | Одна мінімальна заробітна плата | Затверджений шаблон наказу і журнал ознайомлень |
Додатково до фінансових санкцій керівникові загрожує адміністративна відповідальність за статтею 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення. Такий штраф накладається на посадову особу персонально і не може бути сплачений коштом підприємства.
Які особливості оформлення діють під час воєнного стану?
Закон про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану не скасував обов’язку видавати наказ, проте додав документообігу гнучкості. Сторони можуть укласти трудовий договір у будь-якій зручній формі, зокрема через обмін сканованими примірниками, а сам наказ підписати кваліфікованим електронним підписом і надіслати працівникові на електронну пошту. Ознайомлення в такому разі підтверджується відповіддю з тієї самої адреси або відміткою в кадровій системі.
Кілька практичних моментів, які варто врахувати роботодавцю:
- на період воєнного стану дозволено укладати строкові трудові договори для заміщення тимчасово відсутніх працівників, зокрема мобілізованих, – у наказі такий строк формулюють через подію, а не через календарну дату;
- роботодавець зобов’язаний перевірити військово-обліковий документ і в установлений строк повідомити територіальний центр комплектування та соціальної підтримки про прийняття військовозобов’язаного, призовника чи резервіста;
- якщо кадрові документи залишилися на тимчасово окупованій території, накази відновлюють за наявними копіями, витягами з державних реєстрів і даними бухгалтерського обліку, оформивши це окремим актом.
Після скасування воєнного стану тимчасові відступи припиняють діяти, тому кадрову документацію варто привести у відповідність до загальних правил заздалегідь.