Оформлення найманого працівника у ФОП

Щоб оформити найманого працівника, ФОП укладає з ним трудовий договір або видає наказ про прийняття на роботу, а до фактичного початку роботи подає до податкової повідомлення про прийняття працівника за формою, затвердженою Кабміном. Без цього документа підприємця можуть визнати таким, що використовує неоформлену працю, і оштрафувати на суму від 10 до 30 мінімальних заробітних плат за кожну особу.

Цей матеріал – частина розділу «Бізнес та ФОП». Також радимо: Податкові канікули для нового ФОП 2026 і Як відкрити ФОП в Україні у 2026 році: 3 способи.

– Документи та кроки одним списком

Які документи потрібні від працівника перед оформленням?

Перш ніж видавати наказ, ФОП має зібрати мінімальний пакет документів від майбутнього співробітника. Насамперед це паспорт громадянина України або інший документ, що посвідчує особу, а також реєстраційний номер облікової картки платника податків, який раніше називали ідентифікаційним кодом. Якщо особа з релігійних переконань відмовилася від номера, знадобиться відповідна відмітка в паспорті або довідка з контролюючого органу.

Далі потрібна трудова книжка, якщо працівник ще користується паперовим варіантом, або підтвердження трудового стажу з реєстру застрахованих осіб Пенсійного фонду – з 2021 року паперові книжки поступово витісняються електронним обліком, і багато роботодавців уже працюють виключно з даними реєстру. Також варто попросити диплом чи інший документ про освіту, якщо посада вимагає підтвердження кваліфікації, і військово-обліковий документ для чоловіків призовного віку, оскільки роботодавець зобов’язаний вести військовий облік навіть маючи одного найманого працівника.

Обов’язковим елементом є письмова заява працівника про прийняття на роботу з визначеною датою. Ця заява стає підставою для наказу ФОП, який фіксує посаду, умови оплати праці, режим робочого часу та тривалість випробувального терміну, якщо такий передбачений.

Окремо варто згадати про медичну книжку – вона потрібна не всім, а лише працівникам, чия діяльність пов’язана з харчовою продукцією, обслуговуванням людей чи роботою в дитячих закладах. Якщо посада передбачає повну матеріальну відповідальність, наприклад для касира чи комірника, з працівником додатково укладають окремий договір про повну матеріальну відповідальність, який також оформлюють письмово і зберігають разом з іншими кадровими документами.

Випробувальний термін для найманого працівника встановлюється лише за згодою обох сторін і обов’язково прописується як у заяві працівника, так і в наказі про прийняття на роботу. Стандартна тривалість випробування становить до трьох місяців, а для робітників – до одного місяця; довший строк без окремих законних підстав вважається порушенням і може бути оскаржений працівником.

Протягом випробувального терміну на працівника поширюються всі норми трудового законодавства: йому нараховують повну заробітну плату, він має право на лікарняний та інші соціальні гарантії. Звільнити працівника як такого, що не пройшов випробування, можна лише до закінчення встановленого строку і з обов’язковим письмовим обґрунтуванням причин, інакше звільнення визнають незаконним у разі оскарження в суді.

Як подати повідомлення про прийняття працівника до ДПС?

Це найважливіший і водночас найризикованіший крок для ФОП, оскільки саме тут найчастіше трапляються порушення строків. Повідомлення про прийняття працівника на роботу подається за формою, затвердженою постановою Кабінету Міністрів №413, і має надійти до контролюючого органу до того, як людина фактично розпочала виконувати обов’язки – навіть на годину пізніше вважається порушенням.

Подати повідомлення можна трьома способами: в електронному вигляді через кабінет платника податків з накладенням кваліфікованого електронного підпису, особисто в паперовому вигляді до територіального органу ДПС або поштою з описом вкладення, хоча останній варіант ризикований через терміни доставки. Найзручніший спосіб для ФОП без бухгалтера – електронне подання, оскільки система одразу фіксує дату та час і формує квитанцію про прийняття, яку варто зберігати як доказ своєчасного виконання обов’язку.

У нашій практиці ми бачили випадки, коли підприємець підписував трудовий договір напередодні, а повідомлення подавав вранці того ж дня, коли працівник уже виходив на роботу, і через технічний збій в кабінеті платника документ реєструвався з запізненням на кілька годин – цього виявилося достатньо для складання акта про порушення.

Наказ чи трудовий договір: що обов’язково для ФОП?

На відміну від юридичних осіб, для фізичних осіб-підприємців законодавство прямо вимагає укладення письмового трудового договору з кожним найманим працівником незалежно від посади чи строку роботи. Це прописано в Кодексі законів про працю та стосується саме статусу роботодавця-фізособи. Такий договір реєструється в центрі зайнятості за місцем проживання підприємця протягом трьох робочих днів з моменту фактичного допуску працівника.

Наказ про прийняття на роботу видається на підставі вже укладеного трудового договору і є внутрішнім кадровим документом, який фіксує дату виходу, посаду, оклад та інші суттєві умови. Багато початківців помилково вважають, що досить лише наказу, проте відсутність зареєстрованого трудового договору є окремим порушенням із власною санкцією, навіть якщо повідомлення до ДПС подано вчасно.

Скільки коштує утримання найманого працівника для ФОП?

Вартість найманої праці для підприємця складається не лише із заробітної плати, а й з обов’язкових нарахувань і утримань. З кожної нарахованої зарплати роботодавець утримує податок на доходи фізичних осіб та військовий збір, а понад суму зарплати додатково нараховує єдиний соціальний внесок, який ФОП сплачує за власний рахунок і не може перекласти на працівника.

Отже, реальна вартість утримання працівника з окладом 20000 грн на руки становить близько 24400 грн загальних витрат підприємця, з яких сам працівник отримує на руки приблизно 15400 грн після утримання ПДФО та військового збору. Ці цифри варто закладати в бізнес-план ще до підписання трудового договору, щоб уникнути ситуації, коли грошей на зарплату вистачає, а на податки вже ні.

Яка відповідальність за неоформлених працівників?

Використання праці без оформлення трудових відносин – одне з найсуворіше караних порушень для малого бізнесу. За фактичний допуск працівника без укладення трудового договору та повідомлення ДПС передбачений штраф у розмірі десяти мінімальних заробітних плат за кожного працівника, а за повторне порушення протягом двох років – тридцять мінімальних зарплат. Додатково Держпраці може накласти адміністративний штраф на самого підприємця як посадову особу – в межах від тридцяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, і ці два види відповідальності застосовуються одночасно, а не замість одне одного.

Перевірки з питань виявлення неоформлених працівників проводить Державна служба з питань праці, і з 2023 року такі перевірки можуть здійснюватися без попереднього повідомлення підприємця, якщо є ознаки використання незадекларованої праці – наприклад, скарга від самого працівника або інформація від суміжних органів. Планові перевірки, на відміну від позапланових, зазвичай анонсуються заздалегідь, що дає ФОП час привести кадрову документацію в порядок.

За даними Державної податкової служби, у 2026 році близько 42% фізичних осіб-підприємців другої групи офіційно мають хоча б одного найманого працівника, проте перевірки виявляють неоформлених осіб приблизно у кожного восьмого перевіреного суб’єкта, найчастіше в сферах роздрібної торгівлі та громадського харчування. Це означає, що ризик перевірки і штрафу далеко не теоретичний, особливо для підприємців, які працюють із сезонним персоналом без письмового оформлення.

Самостійно оформити чи довірити бухгалтеру?

Оформлення першого найманого працівника – момент, коли варто зважити, чи впораєтеся ви самостійно, чи розумніше одразу підключити фахівця з кадрового обліку.

Що робити при звільненні найманого працівника?

Процедура звільнення для ФОП дзеркальна до оформлення: потрібен наказ про припинення трудового договору, розрахунок у день звільнення та видача трудової книжки або довідки з реєстру застрахованих осіб. У розрахунок входить заробітна плата за відпрацьований час, компенсація за невикористану відпустку, а за наявності підстав – вихідна допомога.

Важливо також повідомити центр зайнятості про розірвання трудового договору, оскільки саме там договір реєструвався при прийомі на роботу. Проаналізувавши звернення читачів, ми з’ясували, що чимало підприємців забувають про цей крок, вважаючи його формальністю, хоча відсутність відмітки про розірвання договору в центрі зайнятості може створити проблеми при подальших перевірках або при працевлаштуванні звільненого працівника в іншому місці.

Остаточний розрахунок бажано провести через банківський переказ, а не готівкою, щоб мати документальне підтвердження виконання зобов’язань перед колишнім працівником на випадок трудового спору.

Чи можна оформити працівника на неповний робочий день або за сумісництвом?

Так, ФОП має право приймати працівників на умовах неповного робочого часу – наприклад, на півставки чи погодинно, з відповідним пропорційним зменшенням оплати праці. Такий формат зручний для сезонного бізнесу або підприємців, яким не потрібен працівник на повний день, проте всі ті самі вимоги щодо трудового договору та повідомлення ДПС діють незалежно від тривалості робочого часу.

Прийняття на роботу за сумісництвом теж можливе: людина може одночасно працювати на основному місці роботи в іншого роботодавця і за сумісництвом у ФОП, головне – щоб це не суперечило обмеженням, встановленим для окремих категорій посад. Оплата праці сумісника нараховується пропорційно відпрацьованому часу або виробітку, а відрахування ЄСВ, ПДФО та військового збору відбуваються за тими самими правилами, що й для основного працівника.