Оформление наемного работника у ФЛП

Чтобы оформить наемного работника, ФЛП заключает с ним трудовой договор или издает приказ о приеме на работу, а до фактического начала работы подает в налоговую уведомление о приеме работника по форме, утвержденной Кабмином. Без этого документа предпринимателя могут признать использующим неоформленный труд и оштрафовать на сумму от 10 до 30 минимальных заработных плат за каждое лицо.

Этот материал – часть раздела «Бизнес и ФЛП». Также советуем: Как нанять первого работника для ФЛП и Как закрыть ФЛП пошагово в 2026 году.

– Документы и шаги одним списком

Какие документы нужны от работника перед оформлением?

Прежде чем издавать приказ, ФЛП должен собрать минимальный пакет документов от будущего сотрудника. Прежде всего это паспорт гражданина Украины или другой документ, удостоверяющий личность, а также регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика, который раньше называли идентификационным кодом. Если лицо по религиозным убеждениям отказалось от номера, понадобится соответствующая отметка в паспорте или справка от контролирующего органа.

Далее нужна трудовая книжка, если работник еще пользуется бумажным вариантом, или подтверждение трудового стажа из реестра застрахованных лиц Пенсионного фонда – с 2021 года бумажные книжки постепенно вытесняются электронным учетом, и многие работодатели уже работают исключительно с данными реестра. Также стоит попросить диплом или другой документ об образовании, если должность требует подтверждения квалификации, и военно-учетный документ для мужчин призывного возраста, поскольку работодатель обязан вести воинский учет даже имея одного наемного работника.

Обязательным элементом является письменное заявление работника о приеме на работу с определенной датой. Это заявление становится основанием для приказа ФЛП, который фиксирует должность, условия оплаты труда, режим рабочего времени и продолжительность испытательного срока, если таковой предусмотрен.

Отдельно стоит упомянуть о медицинской книжке – она нужна не всем, а только работникам, чья деятельность связана с пищевой продукцией, обслуживанием людей или работой в детских учреждениях. Если должность предусматривает полную материальную ответственность, например для кассира или кладовщика, с работником дополнительно заключают отдельный договор о полной материальной ответственности, который также оформляют письменно и хранят вместе с другими кадровыми документами.

Испытательный срок для наемного работника устанавливается только по согласию обеих сторон и обязательно прописывается как в заявлении работника, так и в приказе о приеме на работу. Стандартная продолжительность испытания составляет до трех месяцев, а для рабочих – до одного месяца; более длительный срок без отдельных законных оснований считается нарушением и может быть обжалован работником.

В течение испытательного срока на работника распространяются все нормы трудового законодательства: ему начисляют полную заработную плату, он имеет право на больничный и другие социальные гарантии. Уволить работника как не прошедшего испытание можно только до истечения установленного срока и с обязательным письменным обоснованием причин, иначе увольнение признают незаконным в случае обжалования в суде.

Как подать уведомление о приеме работника в ГНС?

Это важнейший и одновременно самый рискованный шаг для ФЛП, поскольку именно здесь чаще всего случаются нарушения сроков. Уведомление о приеме работника на работу подается по форме, утвержденной постановлением Кабинета Министров №413, и должно поступить в контролирующий орган до того, как человек фактически приступил к выполнению обязанностей – даже на час позже считается нарушением.

Подать уведомление можно тремя способами: в электронном виде через кабинет плательщика налогов с наложением квалифицированной электронной подписи, лично в бумажном виде в территориальный орган ГНС или почтой с описью вложения, хотя последний вариант рискован из-за сроков доставки. Самый удобный способ для ФЛП без бухгалтера – электронная подача, поскольку система сразу фиксирует дату и время и формирует квитанцию о принятии, которую стоит хранить как доказательство своевременного выполнения обязанности.

В нашей практике мы видели случаи, когда предприниматель подписывал трудовой договор накануне, а уведомление подавал утром того же дня, когда работник уже выходил на работу, и из-за технического сбоя в кабинете плательщика документ регистрировался с опозданием на несколько часов – этого оказалось достаточно для составления акта о нарушении.

Приказ или трудовой договор: что обязательно для ФЛП?

В отличие от юридических лиц, для физических лиц-предпринимателей законодательство прямо требует заключения письменного трудового договора с каждым наемным работником независимо от должности или срока работы. Это прописано в Кодексе законов о труде и касается именно статуса работодателя-физлица. Такой договор регистрируется в центре занятости по месту жительства предпринимателя в течение трех рабочих дней с момента фактического допуска работника.

Приказ о приеме на работу издается на основании уже заключенного трудового договора и является внутренним кадровым документом, который фиксирует дату выхода, должность, оклад и другие существенные условия. Многие начинающие предприниматели ошибочно считают, что достаточно только приказа, однако отсутствие зарегистрированного трудового договора является отдельным нарушением со своей санкцией, даже если уведомление в ГНС подано вовремя.

Сколько стоит содержание наемного работника для ФЛП?

Стоимость наемного труда для предпринимателя складывается не только из заработной платы, но и из обязательных начислений и удержаний. С каждой начисленной зарплаты работодатель удерживает налог на доходы физических лиц и военный сбор, а сверх суммы зарплаты дополнительно начисляет единый социальный взнос, который ФЛП уплачивает за собственный счет и не может переложить на работника.

Итак, реальная стоимость содержания работника с окладом 20000 грн на руки составляет около 24400 грн общих расходов предпринимателя, из которых сам работник получает на руки примерно 15400 грн после удержания НДФЛ и военного сбора. Эти цифры стоит закладывать в бизнес-план еще до подписания трудового договора, чтобы избежать ситуации, когда денег на зарплату хватает, а на налоги уже нет.

Какая ответственность за неоформленных работников?

Использование труда без оформления трудовых отношений – одно из самых строго караемых нарушений для малого бизнеса. За фактический допуск работника без заключения трудового договора и уведомления ГНС предусмотрен штраф в размере десяти минимальных заработных плат за каждого работника, а за повторное нарушение в течение двух лет – тридцать минимальных зарплат. Дополнительно Гоструда может наложить административный штраф на самого предпринимателя как должностное лицо – в пределах от тридцати до ста необлагаемых минимумов доходов граждан, и эти два вида ответственности применяются одновременно, а не вместо друг друга.

Проверки по выявлению неоформленных работников проводит Государственная служба по вопросам труда, и с 2023 года такие проверки могут осуществляться без предварительного уведомления предпринимателя, если есть признаки использования незадекларированного труда – например, жалоба от самого работника или информация от смежных органов. Плановые проверки, в отличие от внеплановых, обычно анонсируются заранее, что дает ФЛП время привести кадровую документацию в порядок.

По данным Государственной налоговой службы, в 2026 году около 42% физических лиц-предпринимателей второй группы официально имеют хотя бы одного наемного работника, однако проверки выявляют неоформленных лиц примерно у каждого восьмого проверенного субъекта, чаще всего в сферах розничной торговли и общественного питания. Это означает, что риск проверки и штрафа далеко не теоретический, особенно для предпринимателей, работающих с сезонным персоналом без письменного оформления.

Оформить самостоятельно или доверить бухгалтеру?

Оформление первого наемного работника – момент, когда стоит взвесить, справитесь ли вы самостоятельно, или разумнее сразу подключить специалиста по кадровому учету.

Что делать при увольнении наемного работника?

Процедура увольнения для ФЛП зеркальна оформлению: нужен приказ о прекращении трудового договора, расчет в день увольнения и выдача трудовой книжки или справки из реестра застрахованных лиц. В расчет входит заработная плата за отработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск, а при наличии оснований – выходное пособие.

Важно также уведомить центр занятости о расторжении трудового договора, поскольку именно там договор регистрировался при приеме на работу. Проанализировав обращения читателей, мы выяснили, что немало предпринимателей забывают об этом шаге, считая его формальностью, хотя отсутствие отметки о расторжении договора в центре занятости может создать проблемы при последующих проверках или при трудоустройстве уволенного работника в другом месте.

Окончательный расчет желательно провести через банковский перевод, а не наличными, чтобы иметь документальное подтверждение выполнения обязательств перед бывшим работником на случай трудового спора.

Можно ли оформить работника на неполный рабочий день или по совместительству?

Да, ФЛП имеет право принимать работников на условиях неполного рабочего времени – например, на полставки или почасово, с соответствующим пропорциональным уменьшением оплаты труда. Такой формат удобен для сезонного бизнеса или предпринимателей, которым не нужен работник на полный день, однако все те же требования к трудовому договору и уведомлению ГНС действуют независимо от продолжительности рабочего времени.

Прием на работу по совместительству тоже возможен: человек может одновременно работать на основном месте работы у другого работодателя и по совместительству у ФЛП, главное – чтобы это не противоречило ограничениям, установленным для отдельных категорий должностей. Оплата труда совместителя начисляется пропорционально отработанному времени или выработке, а отчисления ЕСВ, НДФЛ и военного сбора происходят по тем же правилам, что и для основного работника.