Найм першого працівника перетворює ФОП на роботодавця: офіційне оформлення, податки за найманого та звітність. У 2026 році це робиться онлайн, а повідомлення в податкову подають ще до того, як людина стане до роботи. Розбираємо алгоритм, податки й типові помилки, за які штрафують.
Більше про тему – в розділі «Бізнес та ФОП», зокрема податкові канікули для нового ФОП 2026 і як перевірити фірму через ЄДР перед купівлею 2026.
Які податки сплачують за працівника?
Із нарахованої зарплати роботодавець утримує й сплачує до бюджету:
- ПДФО – 18% утримується із зарплати;
- Військовий збір – 1,5% також із зарплати;
- ЄСВ – 22% коштом роботодавця, не менше внеску з мінімальної зарплати.
Згідно зі ст. 167 та ст. 168 Податкового кодексу України, роботодавець є податковим агентом і зобов’язаний утримати ПДФО 18% та військовий збір 1,5% із кожної виплати зарплати, а ЄСВ 22% нараховує понад зарплату коштом підприємця. За даними ДПС, мінімальна база нарахування ЄСВ прив’язана до мінімальної зарплати, тому навіть за неповну зайнятість внесок не може бути меншим за мінімальний. У нашій редакції перевірили: «Повідомлення про прийняття на роботу» подається в Електронному кабінеті платника на порталі ДПС у кілька кліків і має бути відправлене саме до фактичного допуску працівника, інакше зайнятість вважається неоформленою.
Чек-лист: оформлення першого працівника
- Узгодити умови: посада, зарплата (не нижче мінімальної за повну ставку), графік
- Скласти й підписати письмовий трудовий договір у двох примірниках
- Подати «Повідомлення про прийняття» в Електронному кабінеті ДПС до допуску до роботи
- Видати наказ про прийняття на роботу
- Внести запис у електронну трудову книжку (реєстр ПФУ)
- Завести табель обліку робочого часу
- Ознайомити працівника з інструкцією з охорони праці під підпис
- Щомісяця нараховувати зарплату й сплачувати ПДФО, ВЗ та ЄСВ
- Щокварталу подавати об’єднану звітність (Додаток 4ДФ)
Скільки коштує працівник: розрахунок на прикладі
Щоб зрозуміти реальне навантаження на бізнес, рахуйте не «зарплату на руки», а повну вартість робочого місця. Формула проста:
Витрати роботодавця = нарахована зарплата + ЄСВ 22%. Працівник на руки отримує: нарахована − ПДФО 18% − ВЗ 1,5%.
Приклад для нарахованої зарплати 20 000 грн:
Тобто за зарплати «на руки» 16 100 грн реальні витрати ФОП – 24 400 грн. Закладайте цю різницю в бюджет ще до найму.
Які податки й коли платити: таблиця
| Платіж | Ставка | Хто несе витрату | Строк сплати |
|---|---|---|---|
| ПДФО | 18% | працівник (утримує ФОП) | при виплаті зарплати |
| Військовий збір | 1,5% | працівник (утримує ФОП) | при виплаті зарплати |
| ЄСВ | 22% | роботодавець | до 20 числа наступного місяця |
| Об’єднана звітність (4ДФ) | – | роботодавець | щокварталу, протягом 40 днів |
Як подати «Повідомлення про прийняття»?
Це ключовий і найчастіше пропущений крок. Подається лише через Електронний кабінет платника (cabinet.tax.gov.ua) або «М.E.Doc»/«Вчасно» з кваліфікованим електронним підписом:
Які штрафи за неоформленого працівника?
Допуск до роботи без оформлення – найдорожча помилка. Штрафи прив’язані до мінімальної зарплати й нараховуються за кожного неоформленого:
- Фактичний допуск без договору/повідомлення – штраф у кратному розмірі мінімальної зарплати за кожного працівника (для ФОП діє знижений коефіцієнт порівняно з юрособами).
- Виплата зарплати «в конверті» – окремий штраф плюс донарахування ПДФО, ВЗ і ЄСВ.
- Несвоєчасна сплата ЄСВ – пеня й штраф від суми недоїмки.
Перша перевірка часто закінчується приписом, але повторні порушення караються по повній. Тому вигідніше один раз правильно оформити, ніж ризикувати.
Які гарантії має найманий працівник?
Оформивши людину за трудовим договором, ФОП бере на себе зобов’язання за КЗпП. Працівник отримує:
- Зарплату не нижче мінімальної за повну ставку, виплату двічі на місяць;
- Щорічну оплачувану відпустку не менше 24 календарних днів;
- Оплату лікарняних (перші 5 днів – коштом роботодавця, далі – ФСС);
- Декретну відпустку та допомогу для жінок;
- Зарахування страхового стажу для майбутньої пенсії;
- Дотримання норм робочого часу (40 годин на тиждень) і оплату понаднормових.
Ці гарантії – причина, чому держава контролює оформлення: неоформлений працівник позбавлений і відпустки, і лікарняних, і пенсійного стажу. Тому правильне оформлення вигідне не лише для уникнення штрафів, а й як аргумент при наймі хороших кадрів.
Трудовий договір чи ФОП-підрядник: що обрати?
Замість найму працівника підприємці часто розглядають співпрацю з іншим ФОП або договір ЦПХ. У кожного варіанта свої наслідки:
| Критерій | Трудовий договір | ФОП-підрядник/ЦПХ |
|---|---|---|
| Податки роботодавця | ПДФО 18% + ВЗ 1,5% + ЄСВ 22% | нема (виконавець платить сам) |
| Підпорядкування графіку | так, режим роботи | ні, лише результат |
| Відпустка, лікарняні | так, гарантовані | ні |
| Ризик перекваліфікації | нема | високий, якщо є ознаки трудових відносин |
Головна пастка: якщо «підрядник» працює у вас за графіком, на вашому обладнанні й виконує постійну функцію, перевірка визнає це прихованими трудовими відносинами й донарахує всі податки з штрафами. ФОП-підрядник законний лише для реально самостійної роботи з результатом (наприклад, разова розробка сайту), а не для продавця, який щодня стоїть за прилавком.
Як виплачувати зарплату й коли виникає аванс?
Закон вимагає виплачувати зарплату не рідше двох разів на місяць з інтервалом не більше 16 календарних днів. На практиці це аванс (за першу половину місяця) і остаточна виплата:
Затримка зарплати – окреме порушення з відповідальністю аж до кримінальної за тривалу невиплату. Тому графік виплат краще зафіксувати в договорі й дотримуватися його.
Як скласти трудовий договір: що має бути всередині
Письмовий трудовий договір захищає обидві сторони. Обов’язкові умови:
- Сторони – дані ФОП-роботодавця і працівника (ПІБ, РНОКПП);
- Посада й трудова функція – що саме робить працівник;
- Дата початку роботи – має збігатися з датою в повідомленні ДПС;
- Розмір зарплати – не нижче мінімальної за повну ставку, строки виплати (двічі на місяць);
- Режим роботи – повний/неповний день, графік;
- Тривалість відпустки – не менше 24 календарних днів на рік;
- Строк – безстроковий або строковий (наприклад, на час сезону).
Договір складають у двох примірниках – по одному кожній стороні. Реєструвати його в центрі зайнятості, як було раніше, вже не потрібно: достатньо повідомлення в ДПС.
Яку звітність подає ФОП-роботодавець?
Після найму першого працівника обсяг звітності зростає. Календар:
Якщо самостійно вести облік складно, багато ФОП передають зарплатну звітність на аутсорс бухгалтеру – це коштує кілька сотень гривень на місяць за одного працівника й знижує ризик штрафів.
Як оформити працівника: коротко?
- Підписати письмовий трудовий договір (зарплата не нижче мінімальної за повну ставку);
- Подати «Повідомлення про прийняття» через Електронний кабінет до допуску до роботи;
- Видати наказ про прийняття, завести табель (трудові книжки – в електронному реєстрі ПФУ);
- Щомісяця сплачувати ЄСВ, ПДФО й військовий збір, щокварталу подавати об’єднану звітність.