Найм первого работника превращает ФЛП в работодателя: официальное оформление, налоги за наемного и отчетность. В 2026 году это делается онлайн, а уведомление в налоговую подают еще до того, как человек приступит к работе. Разбираем алгоритм, налоги и типичные ошибки, за которые штрафуют.
Больше по теме – в разделе «Бизнес и ФЛП», в частности налоговые каникулы для нового ФЛП 2026 и как проверить фирму через ЕГР перед покупкой 2026.
Какие налоги уплачивают за работника?
С начисленной зарплаты работодатель удерживает и уплачивает в бюджет:
- НДФЛ – 18% удерживается с зарплаты;
- Военный сбор – 1,5% также с зарплаты;
- ЕСВ – 22% за счет работодателя, не менее взноса с минимальной зарплаты.
Согласно ст. 167 и ст. 168 Налогового кодекса Украины, работодатель является налоговым агентом и обязан удержать НДФЛ 18% и военный сбор 1,5% с каждой выплаты зарплаты, а ЕСВ 22% начисляет сверх зарплаты за счет предпринимателя. По данным ГНС, минимальная база начисления ЕСВ привязана к минимальной зарплате, поэтому даже при неполной занятости взнос не может быть меньше минимального. В нашей редакции проверили: «Уведомление о приеме на работу» подается в Электронном кабинете налогоплательщика на портале ГНС в несколько кликов и должно быть отправлено именно до фактического допуска работника, иначе занятость считается неоформленной.
Чек-лист: оформление первого работника
- Согласовать условия: должность, зарплата (не ниже минимальной за полную ставку), график
- Составить и подписать письменный трудовой договор в двух экземплярах
- Подать «Уведомление о приеме» в Электронном кабинете ГНС до допуска к работе
- Издать приказ о приеме на работу
- Внести запись в электронную трудовую книжку (реестр ПФУ)
- Завести табель учета рабочего времени
- Ознакомить работника с инструкцией по охране труда под подпись
- Ежемесячно начислять зарплату и уплачивать НДФЛ, ВС и ЕСВ
- Ежеквартально подавать объединенную отчетность (Приложение 4ДФ)
Сколько стоит работник: расчет на примере
Чтобы понять реальную нагрузку на бизнес, считайте не «зарплату на руки», а полную стоимость рабочего места. Формула проста:
Расходы работодателя = начисленная зарплата + ЕСВ 22%. Работник на руки получает: начисленная − НДФЛ 18% − ВС 1,5%.
Пример для начисленной зарплаты 20 000 грн:
То есть при зарплате «на руки» 16 100 грн реальные расходы ФЛП – 24 400 грн. Закладывайте эту разницу в бюджет еще до найма.
Какие налоги и когда платить: таблица
| Платеж | Ставка | Кто несет расход | Срок уплаты |
|---|---|---|---|
| НДФЛ | 18% | работник (удерживает ФЛП) | при выплате зарплаты |
| Военный сбор | 1,5% | работник (удерживает ФЛП) | при выплате зарплаты |
| ЕСВ | 22% | работодатель | до 20 числа следующего месяца |
| Объединенная отчетность (4ДФ) | – | работодатель | ежеквартально, в течение 40 дней |
Как подать «Уведомление о приеме»?
Это ключевой и чаще всего пропускаемый шаг. Подается только через Электронный кабинет налогоплательщика (cabinet.tax.gov.ua) или «М.E.Doc»/«Вчасно» с квалифицированной электронной подписью:
Какие штрафы за неоформленного работника?
Допуск к работе без оформления – самая дорогая ошибка. Штрафы привязаны к минимальной зарплате и начисляются за каждого неоформленного:
- Фактический допуск без договора/уведомления – штраф в кратном размере минимальной зарплаты за каждого работника (для ФЛП действует пониженный коэффициент по сравнению с юрлицами).
- Выплата зарплаты «в конверте» – отдельный штраф плюс доначисление НДФЛ, ВС и ЕСВ.
- Несвоевременная уплата ЕСВ – пеня и штраф от суммы недоимки.
Первая проверка часто заканчивается предписанием, но повторные нарушения наказываются по полной. Поэтому выгоднее один раз правильно оформить, чем рисковать.
Какие гарантии имеет наемный работник?
Оформив человека по трудовому договору, ФЛП берет на себя обязательства по КЗоТ. Работник получает:
- Зарплату не ниже минимальной за полную ставку, выплату дважды в месяц;
- Ежегодный оплачиваемый отпуск не менее 24 календарных дней;
- Оплату больничных (первые 5 дней – за счет работодателя, далее – ФСС);
- Декретный отпуск и пособие для женщин;
- Зачисление страхового стажа для будущей пенсии;
- Соблюдение норм рабочего времени (40 часов в неделю) и оплату сверхурочных.
Эти гарантии – причина, по которой государство контролирует оформление: неоформленный работник лишен и отпуска, и больничных, и пенсионного стажа. Поэтому правильное оформление выгодно не только для избежания штрафов, но и как аргумент при найме хороших кадров.
Трудовой договор или ФЛП-подрядчик: что выбрать?
Вместо найма работника предприниматели часто рассматривают сотрудничество с другим ФЛП или договор ГПХ. У каждого варианта свои последствия:
| Критерий | Трудовой договор | ФЛП-подрядчик/ГПХ |
|---|---|---|
| Налоги работодателя | НДФЛ 18% + ВС 1,5% + ЕСВ 22% | нет (исполнитель платит сам) |
| Подчинение графику | да, режим работы | нет, только результат |
| Отпуск, больничные | да, гарантированы | нет |
| Риск переквалификации | нет | высокий, если есть признаки трудовых отношений |
Главная ловушка: если «подрядчик» работает у вас по графику, на вашем оборудовании и выполняет постоянную функцию, проверка признает это скрытыми трудовыми отношениями и доначислит все налоги со штрафами. ФЛП-подрядчик законен только для реально самостоятельной работы с результатом (например, разовая разработка сайта), а не для продавца, который каждый день стоит за прилавком.
Как выплачивать зарплату и когда возникает аванс?
Закон требует выплачивать зарплату не реже двух раз в месяц с интервалом не более 16 календарных дней. На практике это аванс (за первую половину месяца) и окончательная выплата:
Задержка зарплаты – отдельное нарушение с ответственностью вплоть до уголовной за длительную невыплату. Поэтому график выплат лучше зафиксировать в договоре и соблюдать его.
Как составить трудовой договор: что должно быть внутри
Письменный трудовой договор защищает обе стороны. Обязательные условия:
- Стороны – данные ФЛП-работодателя и работника (ФИО, ИНН);
- Должность и трудовая функция – что именно делает работник;
- Дата начала работы – должна совпадать с датой в уведомлении ГНС;
- Размер зарплаты – не ниже минимальной за полную ставку, сроки выплаты (дважды в месяц);
- Режим работы – полный/неполный день, график;
- Продолжительность отпуска – не менее 24 календарных дней в год;
- Срок – бессрочный или срочный (например, на время сезона).
Договор составляют в двух экземплярах – по одному каждой стороне. Регистрировать его в центре занятости, как было раньше, уже не нужно: достаточно уведомления в ГНС.
Какую отчетность подает ФЛП-работодатель?
После найма первого работника объем отчетности возрастает. Календарь:
Если самостоятельно вести учет сложно, многие ФЛП передают зарплатную отчетность на аутсорс бухгалтеру – это стоит несколько сотен гривен в месяц за одного работника и снижает риск штрафов.
Как оформить работника: кратко?
- Подписать письменный трудовой договор (зарплата не ниже минимальной за полную ставку);
- Подать «Уведомление о приеме» через Электронный кабинет до допуска к работе;
- Издать приказ о приеме, завести табель (трудовые книжки – в электронном реестре ПФУ);
- Ежемесячно уплачивать ЕСВ, НДФЛ и военный сбор, ежеквартально подавать объединенную отчетность.