Акт приймання-передачі у 2026 році – це двосторонній письмовий документ, який фіксує момент фактичної передачі майна, товару, результату роботи чи наданої послуги від однієї сторони іншій, підтверджує їхню кількість, якість і стан на момент передачі та є підставою для подальших розрахунків і бухгалтерського обліку. Без підписаного акта складно довести факт та дату виконання зобов’язання в разі спору між сторонами.
Цей матеріал – частина розділу «Зразки документів». Також радимо: Зразок заяви на субсидію 2026 і Зразок позовної заяви 2026.
– Документи та кроки одним списком
Документи та кроки
- Визначити вид акта – майно, товар, робота, послуга, приміщення
- Вказати повні реквізити сторін та підстави передачі (договір, номер, дата)
- Скласти детальний перелік об’єктів передачі з характеристиками
- Зазначити стан майна або якість виконаної роботи на момент передачі
- Додати підписи уповноважених представників обох сторін
- Поставити печатки (за наявності) та дату складання
- Зберегти по одному примірнику акта для кожної сторони
Що таке акт приймання-передачі і коли він складається?
Цивільний кодекс України передбачає, що передання результату роботи, товару чи майна оформлюється актом, який підписують обидві сторони, – зокрема стаття 853 Цивільного кодексу України прямо вказує на обов’язок замовника прийняти роботу, виконану підрядником відповідно до договору, за відповідним документом. Акт складається щоразу, коли одна сторона фактично передає, а інша приймає майно, товар, результат роботи або послугу, і потрібен незалежно від того, чи є основний договір нотаріально посвідченим.
Незалежно від виду майна чи послуги мета акта завжди одна – зафіксувати документально момент, коли зобов’язання однієї сторони вважається виконаним, а обов’язок іншої сторони прийняти виконане настав. Найпоширеніші випадки складення акта приймання-передачі:
- передача товару за договором купівлі-продажу чи поставки;
- приймання виконаних робіт за договором підряду;
- приймання наданих послуг за договором про надання послуг;
- передача нерухомого або рухомого майна в оренду чи в постійне користування;
- передача справ і матеріальних цінностей при звільненні або переведенні працівника;
- передача транспортного засобу за договором купівлі-продажу чи довіреністю на управління.
Які реквізити обов’язково включити в акт приймання-передачі?
Уніфікованої форми акта для більшості випадків законодавство не встановлює, крім окремих спеціальних випадків, тому документ складається в довільній формі з дотриманням вимог до первинних документів.
Який зразок тексту акта приймання-передачі?
Нижче наведено типову структуру акта, яку можна адаптувати під конкретний вид майна чи послуги.
- Акт приймання-передачі № ___ до договору № ___ від “___” _________ 2026 р.
- м. _____________ “___” _________ 2026 р.
- _____________ (найменування або ПІБ Сторони, яка передає), в особі _____________, з одного боку, та
- _____________ (найменування або ПІБ Сторони, яка приймає), в особі _____________, з іншого боку, разом – Сторони, склали цей акт про таке:
- 1. Сторона, яка передає, передала, а Сторона, яка приймає, прийняла: _____________ (детальний опис майна, товару, робіт або послуг, кількість, одиниці виміру).
- 2. Загальна вартість переданого за цим актом становить _____________ грн.
- 3. Якість та стан переданого відповідають умовам договору № ___ від “___” _________ 2026 р. Претензій щодо кількості та якості Сторони не мають / Сторона, яка приймає, має такі зауваження: _____________.
- 4. Цей акт складено у двох примірниках, що мають однакову юридичну силу, по одному для кожної Сторони.
- Підписи Сторін: _____________ / _____________
Чи можна об’єднати акт приймання-передачі з договором в одному документі?
Так, для простих одноразових операцій сторони можуть включити умови про приймання-передачу безпосередньо в текст договору, зазначивши, що підписання договору одночасно є підтвердженням фактичної передачі майна чи результату роботи. Проте для операцій, розтягнутих у часі, – будівельних робіт, багатоетапних поставок, оренди – окремий акт залишається зручнішим, оскільки дозволяє зафіксувати саме момент фактичного виконання, який може не збігатися з датою підписання договору.
Об’єднання акта з договором доцільне переважно для нескладних операцій з негайним виконанням, тоді як для будь-яких зобов’язань з відкладеним чи поетапним виконанням варто оформлювати акт окремим документом на кожному етапі.
Чим акт приймання-передачі відрізняється від видаткової накладної?
Видаткова накладна є первинним документом, що супроводжує безпосередньо факт відвантаження товару зі складу постачальника, і зазвичай оформлюється в момент відправлення, тоді як акт приймання-передачі підтверджує саме прийняття товару, роботи чи майна отримувачем, включно з перевіркою якості та кількості на місці отримання. У деяких операціях достатньо лише накладної, але для робіт, послуг і нерухомого майна саме акт є основним підтвердним документом.
| Вид акта | Що підтверджує | Типова сфера застосування |
|---|---|---|
| Акт приймання-передачі товару | Кількість і якість товару на момент передачі | Купівля-продаж, поставка |
| Акт виконаних робіт | Обсяг і якість виконаних робіт | Договір підряду, будівництво, ремонт |
| Акт наданих послуг | Факт надання послуги за період | Консультаційні, маркетингові, ІТ-послуги |
| Акт приймання-передачі майна | Стан і комплектність майна | Оренда, застава, зберігання |
| Акт приймання-передачі справ | Перелік переданих документів і цінностей | Звільнення, переведення матеріально відповідальної особи |
Як оформити акт приймання-передачі майна в оренду?
При передачі майна в оренду акт складається одночасно з підписанням договору оренди або в узгоджену сторонами дату фактичного передання об’єкта орендарю. У документі детально описується стан приміщення, обладнання чи транспортного засобу, показники лічильників (для нерухомості), комплектність, наявні пошкодження – це знижує ризик спорів при поверненні майна після завершення оренди.
У нашій редакції перевірили типові акти приймання-передачі орендованих приміщень і переконалися, що фотофіксація стану об’єкта, додана до акта як додаток, суттєво спрощує врегулювання претензій щодо зносу чи пошкоджень після закінчення строку оренди.
Чи є акт приймання-передачі первинним документом для податкового обліку?
Так, акт приймання-передачі виконаних робіт чи наданих послуг є одним із первинних документів, на підставі яких формуються витрати та податковий кредит платника податків. Державна податкова служба під час перевірок звертає увагу на наявність, правильність оформлення та відповідність змісту акта умовам договору, оскільки відсутність належно оформленого акта може стати підставою для невизнання витрат або донарахування податкових зобов’язань.
Тому акт має містити не формальне, а змістовне описання виконаних робіт чи наданих послуг – загальні фрази на кшталт “послуги надано в повному обсязі” без деталізації підвищують ризик претензій під час податкової перевірки. Бажано зазначати конкретний перелік виконаних дій, обсяг у вимірюваних одиницях та період, за який надано послугу, з посиланням на відповідний пункт договору чи технічного завдання.
Як оформити акт приймання-передачі транспортного засобу?
Акт приймання-передачі транспортного засобу складається при його продажу, переданні в оренду, лізинг або за довіреністю на тимчасове користування. У документі обов’язково зазначаються ідентифікаційний номер кузова, марка, модель, рік випуску, державний реєстраційний номер, показники одометра на момент передачі, комплектність (запасне колесо, домкрат, документи) та наявні пошкодження кузова чи технічні несправності.
Для операцій купівлі-продажу транспортного засобу акт приймання-передачі часто оформлюється як додаток до основного договору і разом з ним подається для реєстраційних дій у відповідному сервісному центрі, тому точність зазначених у ньому даних має відповідати документам на транспортний засіб без розбіжностей.
Як оформити акт приймання-передачі квартири чи нежитлового приміщення?
При купівлі-продажу або довгостроковій оренді нерухомого майна акт приймання-передачі підтверджує момент фактичного переходу приміщення у володіння нового власника чи орендаря. У документі фіксуються показники лічильників комунальних послуг на дату передачі, стан ремонту, перелік майна, що залишається в приміщенні (меблі, техніка), а також наявність чи відсутність заборгованості за комунальні послуги.
Для операцій з нерухомістю, які підлягають нотаріальному посвідченню, акт приймання-передачі окремим документом складається додатково до нотаріально посвідченого договору, оскільки сам факт державної реєстрації переходу права власності не замінює фактичну передачу об’єкта та ключів новому власнику.
Чи можна скласти акт приймання-передачі заднім числом?
Складення акта датою, яка не відповідає фактичному моменту передачі, є ризикованою практикою, оскільки за наслідками податкової перевірки чи судового спору невідповідність дати акта реальним обставинам може розцінюватися як недостовірність первинного документа. Якщо фактична передача відбулася раніше за оформлення документів, коректніше вказати в акті реальну дату передачі, а не дату підписання, або окремо зазначити обидві дати з поясненням причин розбіжності.
У спірних ситуаціях, коли сторони не встигли оформити акт вчасно, безпечніше скласти акт з поточною датою підписання, але з описом фактичних обставин та референсом на дату фактичної передачі, підтверджену іншими доказами – перепискою, платіжними документами, показаннями свідків.
Скільки часу потрібно зберігати акт приймання-передачі?
Як первинний документ бухгалтерського та податкового обліку акт приймання-передачі підлягає зберіганню протягом строку, встановленого законодавством для первинних документів, – зазвичай не менше строку позовної давності та строку, протягом якого документ може знадобитися для податкової перевірки. Для документів, пов’язаних з нерухомим майном чи довгостроковими договорами, строк зберігання доцільно продовжити на весь період дії відповідних прав чи зобов’язань.
Втрата акта приймання-передачі ускладнює підтвердження виконання зобов’язань у разі спору, тому рекомендується зберігати як паперовий оригінал, так і скановану копію в електронному архіві підприємства чи особистих документах фізичної особи. За відновлення втраченого акта відповідає та сторона, яка його загубила, і зазвичай це оформлюється дублікатом за спільною згодою обох учасників операції.
Що робити, якщо сторона відмовляється підписувати акт?
Якщо сторона, яка повинна прийняти майно, роботу чи послугу, безпідставно ухиляється від підписання акта, інша сторона має право скласти акт в односторонньому порядку із зазначенням причин відмови контрагента та надіслати його рекомендованим листом з описом вкладення. За наявності доказів належного виконання зобов’язання та факту надсилання акта такий односторонній документ може бути прийнятий судом як доказ виконання.
- зафіксувати факт відмови у письмовій формі або в присутності свідків;
- скласти акт в односторонньому порядку з описом причин відмови;
- надіслати акт рекомендованим листом з описом вкладення на юридичну адресу контрагента;
- зберегти докази відправлення для можливого судового розгляду;
- за потреби залучити свідків, які можуть підтвердити факт передачі майна чи результату роботи.
Чи можна виправити помилку в уже підписаному акті?
Якщо помилка виявлена до передання акта до бухгалтерського обліку, сторони можуть скласти акт про виправлення помилки або новий акт із поміткою “замість раніше поданого”, підписаний обома сторонами. Виправлення в односторонньому порядку без згоди другої сторони є юридично вразливим і може бути оскаржене, тому будь-які зміни до вже підписаного документа варто оформлювати додатковою угодою або новим підписаним актом.
Технічні описки, наприклад помилка в номері документа чи друкарська помилка в назві сторони, можна виправити коректурним способом – закресленням неправильного тексту, написанням правильного варіанта поруч із приміткою “виправленому вірити” та підписами обох сторін біля виправлення. Для суттєвих змін у кількості, вартості чи переліку об’єктів передачі такий спосіб не підходить – потрібен новий акт або додаткова угода.