Відпустка за свій рахунок (без збереження заробітної плати) – один з найпоширеніших видів відпусток, з яким стикається кожен найманий працівник. Знаючи правильний порядок оформлення і маючи готовий зразок заяви, ви зекономите час і уникнете повернення документа на доопрацювання.

Цей матеріал – частина розділу «Зразки документів». Також радимо: Зразок претензії 2026: готовий шаблон і Зразок заяви про прийняття спадщини.

– Документи та кроки одним списком

Кроки для оформлення відпустки за свій рахунок

  • Визначте підставу: за згодою сторін чи обов’язкова (ст. 25 або ст. 26 Закону про відпустки)
  • Складіть заяву у двох примірниках або в одному з відміткою про реєстрацію
  • Підготуйте підтвердні документи (у разі обов’язкової відпустки): свідоцтво про народження дитини, пенсійне посвідчення, медична довідка тощо
  • Подайте заяву на ім’я керівника підприємства особисто або через відділ кадрів
  • Дочекайтеся підпису керівника або резолюції на заяві
  • Переконайтеся, що відділ кадрів видав наказ про надання відпустки
  • Отримайте копію наказу або витяг з нього (за потреби)

Що говорить закон: норми КЗпП і Закону про відпустки?

Відпустку за свій рахунок в Україні регулюють Кодекс законів про працю (КЗпП) і Закон України “Про відпустки” № 504/96-ВР. Стаття 84 КЗпП встановлює загальне правило: така відпустка надається за угодою між працівником і власником або уповноваженим ним органом. Закон про відпустки у статтях 25 і 26 закріплює перелік випадків, коли відмовити у відпустці роботодавець не має права. Тривалість відпустки за договором сторін не обмежена – вона визначається взаємною домовленістю. У разі воєнного стану діють додаткові норми: відпустка без збереження зарплати на вимогу працівника може тривати до завершення воєнного стану, якщо підприємство призупинило роботу.

У нашій редакції перевірили актуальну судову практику: відмова роботодавця у відпустці в обов’язкових випадках (ст. 25 Закону) розцінюється судами як порушення трудових прав і тягне дисциплінарну відповідальність посадових осіб.

У яких випадках роботодавець зобов’язаний надати відпустку без збереження зарплати?

Стаття 25 Закону “Про відпустки” встановлює перелік обов’язкових підстав:

  • Матері або батьку, який виховує дитину до 14 років або дитину з інвалідністю, – до 14 календарних днів щорічно
  • Чоловіку, дружина якого перебуває у відпустці по вагітності та пологах, – до 14 календарних днів
  • Батькам, які мають двох і більше дітей до 15 років або дитину з інвалідністю, – до 14 календарних днів
  • Одиноким матерям або батькам, які виховують дитину без другого з батьків, – до 14 календарних днів
  • Пенсіонерам за віком та інвалідам III групи – до 30 календарних днів щорічно
  • Інвалідам I і II груп – до 60 календарних днів щорічно
  • Особам, які одружуються, – до 10 календарних днів
  • Особам, у яких помер близький родич, – до 7 календарних днів
  • Сумісникам – на тривалість основної відпустки на основному місці роботи
  • Ветеранам праці – до 14 календарних днів щорічно

Стаття 26 Закону встановлює додаткові підстави, за якими відпустка надається за домовленістю сторін, але з законодавчими орієнтирами тривалості.

Готовий зразок заяви на відпустку за свій рахунок 2026

Нижче наведено актуальний зразок заяви. Текст у дужках замінюється на ваші дані.

Директору [назва підприємства, установи, організації]
[ПІБ керівника у давальному відмінку]
від [ПІБ працівника у родовому відмінку]
[посада]
[структурний підрозділ]

ЗАЯВА

Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати тривалістю [кількість] календарних днів з [дата початку] по [дата закінчення] включно.

[За наявності обов’язкової підстави: Підстава: [назва обставини, наприклад – одруження / смерть близького родича / наявність двох дітей до 15 років]. До заяви додаю: [перелік документів].]

[дата]                                            [підпис] [ПІБ]

Чи потрібно вказувати причину у заяві, якщо відпустка за угодою сторін?

Закон не зобов’язує працівника вказувати причину, якщо йдеться про відпустку за домовленістю (не обов’язкову). Роботодавець не має права вимагати пояснення особистих обставин. Проте на практиці вказівка короткої причини (наприклад, “за сімейними обставинами” або “з особистих причин”) прискорює розгляд заяви і сприяє позитивному рішенню. Вказувати повні деталі приватного характеру не обов’язково.

У разі обов’язкових підстав (ст. 25 Закону) причину і підставу необхідно вказати і додати копії підтвердних документів – без них роботодавець не зобов’язаний надавати таку відпустку поза чергою.

Чи можна взяти відпустку за свій рахунок під час воєнного стану?

Так. Норми Закону “Про відпустки” продовжують діяти під час воєнного стану з певними особливостями. Закон України № 2136-IX “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” (з подальшими змінами) передбачає: якщо підприємство зупинило або призупинило роботу через воєнні дії, працівник має право на відпустку без збереження заробітної плати на весь цей період за власною заявою. Роботодавець не може відмовити в такій відпустці.

Мобілізованим працівникам відпустка за свій рахунок не оформлюється – вони звільняються від виконання трудових обов’язків на підставі повістки і перебувають під захистом ст. 119 КЗпП (місце роботи і посада зберігаються).

Що написати у заяві, якщо відпустка пов’язана з воєнними обставинами?

Якщо ви залишаєте роботу через евакуацію, перебування на тимчасово окупованій або небезпечній території, або через необхідність доглядати за пораненим родичем, у заяві варто вказати:

  • Конкретну причину (евакуація, догляд за родичем, відсутність можливості дістатися до місця роботи)
  • Посилання на норму закону (ст. 26 Закону про відпустки або Закон № 2136-IX)
  • Орієнтовний строк відпустки з можливістю продовження

Заяву можна подати електронною поштою або через месенджер, якщо такий формат прийнятий на підприємстві або закріплений у локальному нормативному акті. Роботодавець зобов’язаний підтвердити отримання заяви.

Чи може роботодавець відкликати працівника з відпустки за свій рахунок?

Закон прямо не регулює відкликання з відпустки без збереження зарплати так само докладно, як для щорічних відпусток. На практиці: якщо тривалість відпустки погоджена і закріплена наказом, достроково завершити її можна лише за взаємною згодою. Роботодавець не може в односторонньому порядку примусово повернути вас до роботи раніше строку, зазначеного в наказі. Якщо ж у наказі зазначено “строком до [дата] або до відкликання”, умова відкликання вважається погодженою при підписанні заяви.

Як оформити відпустку за свій рахунок для держслужбовців і вчителів?

Держслужбовці керуються додатковими нормами Закону України “Про державну службу” № 889-VIII. Стаття 59 цього закону регулює відпустки без збереження заробітної плати: держслужбовцям надається така відпустка за сімейними обставинами та в інших випадках, передбачених законодавством, тривалістю до 15 календарних днів щорічно. Для держслужбовців заява адресується безпосередньому керівнику або керівнику держоргану залежно від рівня посади.

Педагогічним працівникам відпустка за свій рахунок надається відповідно до норм КЗпП і Закону про відпустки, оскільки Закон України “Про освіту” і Закон “Про загальну середню освіту” не встановлюють спеціальних обмежень для цієї категорії. Важливо врахувати: якщо відпустка припадає на навчальний процес, керівництво закладу вправі відмовити (якщо підстава не обов’язкова за ст. 25), посилаючись на необхідність забезпечення навчального процесу.

Які наслідки для працівника при відсутності наказу?

Якщо працівник пішов у відпустку за усною домовленістю, але наказ не видавався, ситуація є юридично ризикованою для обох сторін. Роботодавець може кваліфікувати відсутність як прогул і застосувати дисциплінарне стягнення аж до звільнення. Навіть підписана заява без відповідного наказу не є гарантією захисту від такої кваліфікації.

Для уникнення подібних ситуацій рекомендується:

  • Вимагати резолюцію керівника безпосередньо на заяві (“Дозволити”, підпис, дата)
  • Отримати копію наказу перед виходом у відпустку
  • Зберігати підтверджену копію заяви з відміткою про реєстрацію або підпис про отримання

Якщо роботодавець відмовляється видавати наказ після погодження відпустки, такі дії є порушенням трудового законодавства і підлягають оскарженню в Держпраці або суді.

Чи впливає відпустка за свій рахунок на оплачувану відпустку наступного року?

Відпустка без збереження заробітної плати тривалістю понад 15 календарних днів протягом робочого року не зараховується до стажу, що дає право на щорічну оплачувану відпустку. Це означає: якщо ви взяли 30 днів за свій рахунок, ваш робочий рік для розрахунку наступної оплачуваної відпустки збільшується на 15 днів (30 – 15 = 15 днів понад ліміт). Кількість днів оплачуваної відпустки при цьому не зменшується – просто зсувається дата її настання.

Чи вираховується відпустка за свій рахунок з трудового стажу?
Відпустка без збереження заробітної плати тривалістю понад 15 календарних днів на рік не зараховується до стажу для нарахування щорічної оплачуваної відпустки. Проте вона зараховується до загального трудового стажу і страхового стажу при пенсійному страхуванні, якщо за цей час сплачувалися добровільні єдині внески (ЄСВ). Якщо внески не сплачувались – цей період до пенсійного стажу не входить.
Чи можна взяти відпустку за свій рахунок на рахунок майбутньої щорічної відпустки?
Ні. Відпустка за свій рахунок і щорічна оплачувана відпустка – різні види, вони не взаємозамінні. Не можна “рахувати” відпустку без збереження зарплати в рахунок майбутньої основної відпустки або навпаки, якщо тільки сторони прямо не домовились про надання частини щорічної відпустки без оплати – це окрема домовленість.
Чи обов’язково оформлювати наказ на підставі заяви?
Так. Незалежно від форми власності підприємства, надання відпустки оформлюється наказом (розпорядженням) керівника. Наказ є юридичною підставою для внесення відмітки у табель обліку робочого часу. Якщо наказу немає, відсутність на роботі може бути кваліфікована як прогул – незалежно від наявності підписаної заяви.
За скільки днів до відпустки потрібно подавати заяву?
Закон не встановлює мінімального строку для подачі заяви на відпустку за свій рахунок. На практиці рекомендується подавати заяву щонайменше за 3-5 робочих днів, щоб роботодавець встиг видати наказ і скоригувати графік роботи. В обов’язкових випадках (смерть родича, одруження) заяву можна подати і в день події.
Що робити, якщо роботодавець відмовляє у відпустці за свій рахунок в обов’язковому випадку?
Якщо підстава відноситься до переліку статті 25 Закону “Про відпустки”, відмова є незаконною. Ви можете звернутися до Державної служби з питань праці (Держпраці) зі скаргою або до суду з позовом про захист трудових прав. Суди в таких справах, як правило, виносять рішення на користь працівника і зобов’язують роботодавця надати відпустку. Строк звернення до суду – 3 місяці з дня, коли стало відомо про порушення (ст. 233 КЗпП).
МК
Марія Коваленко
Редактор з адмінпослуг · 10 років практики

Перевіряє кожен матеріал за офіційними джерелами - gov.ua, Дія, ДПС, ПФУ - й оновлює статті, коли змінюються норми. Матеріали мають інформаційний характер і не замінюють індивідуальної юридичної консультації. Про редакцію →