Розрахунок відпускних – частина роботи кадрової служби, але кожен працівник повинен уміти перевірити свої виплати. Помилки бухгалтерії або «свідоме заниження» зустрічаються частіше, ніж здається – особливо в дрібних компаніях без штатного бухгалтера. У 2026 році діє стандартна формула: середньоденна зарплата за останні 12 місяців помножена на кількість днів відпустки, з утриманням ПДФО 18% і військового збору 5%. У цій інструкції – повний алгоритм з прикладами, калькулятор для перевірки, нюанси для нестандартних випадків і що робити, якщо отримали менше, ніж належить.

12 місяціврозрахунковий період
23%сумарний податок з відпускних
За 3 днідо відпустки треба виплатити

Калькулятор відпускних

Введіть свою зарплату (середню за рік) і кількість днів відпустки – калькулятор покаже суму до виплати з утриманням податків. Розрахунок спрощений, для точної цифри потрібен фактичний облік за 12 місяців.


Калькулятор відпускних

Формула розрахунку

Відпускні рахуються в три кроки. Це базова формула, прописана в Постанові Кабміну №100 «Про затвердження Порядку обчислення середньої заробітної плати»:

  1. Береться зарплата за останні 12 повних календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки.
  2. Ділиться на робочий час – кількість календарних днів за цей період, зменшену на святкові й неробочі дні. Отримуємо середньоденну зарплату.
  3. Множиться на кількість днів відпустки. Отримуємо нараховану суму відпускних.
  4. З нарахованої суми утримується ПДФО 18% + військовий збір 5% = 23% сумарно. На руки – 77% нарахованого.

Базова формула: Відпускні = (зарплата за 12 міс) ÷ (365 − 11 свят) × дні відпустки

Приклад розрахунку

Дано: зарплата 20 000 грн/міс, 24 дні відпустки.
Розрахунок:
Річна зарплата = 20 000 × 12 = 240 000 грн
Середньоденна = 240 000 ÷ 354 = 677,97 грн
Відпускні (нараховано) = 677,97 × 24 = 16 271,28 грн
ПДФО 18% = 2 928,83 грн
Військовий збір 5% = 813,56 грн
До виплати «на руки» = 12 528,89 грн

Коли виплачують

За статтею 21 Закону «Про відпустки» – не пізніше ніж за 3 календарні дні до початку відпустки. Це жорстка норма закону, без винятків. Якщо роботодавець порушує цей строк – у вас є інструменти захисту:

  • Не йти у відпустку до отримання виплати – це ваше законне право.
  • Письмово вимагати виплати з посиланням на ст. 21 Закону «Про відпустки» – лист директору з реєстрацією в канцелярії.
  • Звернутись у Держпрацю зі скаргою – це часто стимулює роботодавця діяти швидко.
  • Вимагати перенесення відпустки на іншу дату з повною оплатою – це теж ваше право.

Що враховується в розрахунку


  • Основна заробітна плата (оклад, тарифна ставка).
  • Доплати й надбавки (за стаж, кваліфікацію, інтенсивність, керівництво).
  • Премії за виконану роботу (за місяць виплати).
  • Індексація заробітної плати.
  • Виплати за час щорічних відпусток (з минулого року, які включаються у розрахунок цього).
  • Компенсація за невикористану відпустку (з минулого року).
  • Матеріальна допомога одноразова (на оздоровлення, у зв’язку зі складною життєвою ситуацією).
  • Винагороди разові за особливі досягнення.
  • Лікарняні (виплати з фонду соцстраху).
  • Декретні виплати (по вагітності й пологам).
  • Компенсація за невикористану відпустку поточного періоду.
  • Премії до ювілеїв, державних свят (одноразові непов’язані з результатом роботи).

Особливі випадки

Якщо працювали менше 12 місяців

Беруть фактично відпрацьований період (з місяця прийому на роботу) і ділять зарплату на фактичні робочі дні. Перевірте свій розрахунок з бухгалтером – це частий джерело помилок.

Якщо змінювалась зарплата

Якщо зарплату підвищили в період після розрахункового періоду, але до виходу у відпустку, ви маєте право вимагати перерахунку коригувальним коефіцієнтом. Формула: новий оклад ÷ старий оклад. На цей коефіцієнт множиться середньоденна зарплата.

Воєнний час

З 2022 року в розрахунковий період не виключаються святкові й неробочі дні, які припали на період роботи. Це фактично знижує середньоденну зарплату – будьте уважні до новин про зміни в порядку розрахунку.

Декретна відпустка та відпустка по догляду

Виплати за час декретної відпустки й відпустки по догляду до 3 років НЕ включаються в розрахунок наступних відпускних. Період декрету просто виключається з розрахунку.

Як перевірити правильність розрахунку

Запросіть розрахунковий листок

У бухгалтерії – в ньому має бути розбиті всі складові виплати: нараховано, утримано ПДФО, утримано військовий збір, до виплати.

Звірте зарплату за 12 місяців

З банківськими виписками (надходження від роботодавця) й трудовим договором.

Перевірте формулу

Калькулятором вище або вручну. Якщо різниця більше 5% – є підстава перевірити деталі з бухгалтером.

Виявили розбіжності – до бухгалтера

Письмово, з посиланням на КЗпП ст. 21 і Постанову Кабміну №100. Зазвичай помилки виправляють після першого звернення.

Якщо не реагують – Держпраця

Скарга на сайті dsp.gov.ua або особисто у територіальне управління.

Помилки бухгалтерії, на які треба звернути увагу

  • Не включили премію за місяць виплати. Часта помилка – премію за квартал включають тільки в той місяць, у якому вона нарахована, забуваючи додати до середньоденної зарплати.
  • Не зробили коригування при підвищенні зарплати. Якщо оклад підняли – ви маєте право на перерахунок.
  • Розрахували від «голого» окладу. Доплати, надбавки, премії теж входять у розрахунок.
  • Виплатили в день початку відпустки. Має бути за 3 дні ДО.
  • Утримали з нарахованої суми ЄСВ. ЄСВ з відпускних утримує тільки роботодавець (22%), з вашої зарплати – ні. На руки утримується 18% ПДФО + 5% військового збору.
  • Не порахували компенсацію за невикористану відпустку при звільненні з відпустки.

Питання та відповіді

Грошова компенсація замість основної 24-денної відпустки – тільки при звільненні (за всі невикористані дні). У межах звичайної роботи відпустку треба використовувати днями. Понад 24 дні (якщо ваша відпустка довша – додаткові 11 і більше) – можна замінити на гроші за заявою.

Ви маєте право не йти у відпустку до отримання коштів. За затримку також передбачена компенсація працівнику – у розмірі індексу інфляції за період затримки.

Формула розрахунку однакова. Різниця лише в зарплаті та кількості днів відпустки (для деяких категорій – 28+ днів за законом: педагоги, інваліди, неповнолітні).

Так, відпускні – частина оподатковуваного доходу, з них сплачується ЄСВ. Період оплачуваної відпустки враховується в страховий стаж і впливає на майбутню пенсію.

Святкові й неробочі дні не зараховуються в кількість днів відпустки. Якщо у вашу відпустку потрапило свято – вам додається один день. Тобто фактично відпочиваєте на день довше.

Так. Один з блоків має бути не менше 14 календарних днів підряд. Решту можна розбити на менші частини за погодженням з роботодавцем.

Так. Утримується ПДФО 18% + військовий збір 5% (разом 23%). Роботодавець сам утримує й перераховує податки – вам приходять «чисті» гроші на руки.

Закон забороняє звільнення з ініціативи роботодавця під час щорічної відпустки (крім ліквідації підприємства). Якщо це сталось – оскаржуйте в суді протягом 1 місяця.

Висновок

Відпускні – не «бонус від компанії», а законна виплата за вашою формулою. Завжди перевіряйте розрахунок: бухгалтерські помилки – типова річ, особливо в дрібних компаніях. Калькулятор вище дає приблизний орієнтир (точну суму завжди рахує бухгалтер за фактичним графіком роботи). Виплата має надійти за 3 дні до відпустки – інакше відпустку можна відкласти. Якщо роботодавець систематично порушує – Держпраця й суд.

Джерела

  1. Закон «Про відпустки»: zakon.rada.gov.ua
  2. Постанова Кабміну №100 «Про обчислення середньої зарплати»: zakon.rada.gov.ua
  3. Кодекс законів про працю України: zakon.rada.gov.ua