Дублікат диплома або атестата видає той заклад освіти, який видав оригінал, на підставі заяви випускника та даних Єдиної державної електронної бази з питань освіти. Якщо заклад ліквідовано, звертаються до його правонаступника, органу управління освітою або обласного архіву. Виготовлення триває від 15 до 30 днів, дублікат має однакову з оригіналом юридичну силу.
Цей матеріал – частина розділу «Паспорти». Також радимо: Як отримати довідку про несудимість онлайн і Як отримати громадянство України у 2026 році.
– Документи та кроки одним списком
Документи та кроки
- Заява на імʼя керівника закладу освіти про видачу дубліката
- Паспорт громадянина України та реєстраційний номер облікової картки платника податків
- Документ про зміну прізвища: свідоцтво про шлюб, розірвання шлюбу або зміну імені
- Пояснення обставин втрати документа у довільній письмовій формі
- Копія втраченого документа або витяг з реєстру, якщо збереглися
- Довідка з поліції, якщо документ викрадено
- Зіпсований оригінал, якщо дублікат видається через пошкодження
- Квитанція про оплату вартості бланка та послуг з виготовлення
У яких випадках видають дублікат документа про освіту?
Підстав для видачі дубліката кілька, і всі вони прямо передбачені порядком видачі документів про освіту. Найпоширеніша – втрата оригіналу. Сюди належать і банальна загубленість під час переїзду, і знищення документа внаслідок пожежі, затоплення чи бойових дій, і викрадення разом із сумкою чи документами.
Друга підстава – пошкодження документа, через яке неможливо прочитати текст, серію, номер або печатку. Вицвілий, розірваний, залитий рідиною бланк вважається непридатним для використання, і його обмінюють на дублікат. Третя – виявлення помилки в оригіналі: неправильно вказане прізвище, дата народження, назва спеціальності або кваліфікації. У цьому випадку заклад видає новий документ, а помилковий вилучає.
Четверта підстава – зміна персональних даних власника. Якщо особа змінила прізвище, імʼя або стать, вона має право отримати документ про освіту з новими даними. При цьому закон не зобовʼязує міняти диплом після одруження: достатньо додати до нього свідоцтво про шлюб, яке підтверджує звʼязок між старим і новим прізвищем. Проте для роботи за кордоном або для нострифікації зручніше мати документ з актуальними даними.
За даними Міністерства освіти і науки України, у 2025 році до Єдиної державної електронної бази з питань освіти внесено понад 34 тисячі записів про видачу дублікатів документів про освіту, і майже кожне пʼяте звернення стосувалося документів, втрачених внаслідок вимушеного переміщення.
Хто видає дублікат: заклад освіти чи міністерство?
Базове правило – дублікат видає той самий заклад, що видавав оригінал. Університет видає дублікат диплома, школа – дублікат атестата, коледж чи технікум – дублікат диплома молодшого спеціаліста або фахового молодшого бакалавра. Міністерство освіти і науки безпосередньо документи не видає, воно лише забезпечує роботу реєстру та виготовлення бланків.
Якщо заклад реорганізовано, звертатися потрібно до правонаступника. Наприклад, коли два університети обʼєднали в один, дублікат видасть новий заклад на підставі переданих йому архівів. Коли школу закрито, а її архів передано до відділу освіти міської ради або районної адміністрації, саме цей орган визначає, який заклад видасть дублікат.
Для документів, виданих до 2000 року, ситуація складніша: багато таких записів немає в електронному реєстрі, і заклад працює з паперовими книгами обліку видачі документів. Це подовжує розгляд, але не позбавляє права на дублікат. Головне – зберігся архівний запис, який підтверджує факт видачі документа конкретній особі.
Які документи потрібні для отримання дубліката?
Пакет мінімальний, і більшість позицій – це підтвердження особи та обставин втрати. Заява складається у довільній формі або за зразком закладу і містить прохання видати дублікат, а також опис причини: втрата, пошкодження, помилка чи зміна прізвища.
До заяви додається копія паспорта та податкового номера. Якщо документ викрадено, додається довідка або витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань. Якщо документ пошкоджено, до заяви додається сам пошкоджений бланк – його вилучають і знищують за актом. Якщо змінилися персональні дані, потрібне свідоцтво органу державної реєстрації актів цивільного стану.
Раніше обовʼязковою умовою була публікація оголошення про втрату документа в газеті. Зараз ця вимога не є універсальною, але окремі заклади досі просять надати таке оголошення. Уточнюйте вимоги в приймальні закладу заздалегідь, щоб не витрачати час на повторний візит.
Заяву можна подати особисто, надіслати поштою з описом вкладення або передати через представника за нотаріально посвідченою довіреністю. Багато закладів приймають скан заяви електронною поштою, але оригінал усе одно вимагають при отриманні готового дубліката.
Як відновити атестат про повну загальну середню освіту
Процедура для шкільного атестата має власні особливості, бо школи не завжди мають доступ до електронного реєстру за старі роки. Послідовність дій така:
- зʼясувати, чи існує школа, яку ви закінчували, і чи не змінювався її статус або назва;
- якщо заклад працює, подати заяву на імʼя директора з копіями документів;
- якщо школу ліквідовано, звернутися до управління освіти громади, яке зберігає архів;
- дочекатися перевірки архівних записів – алфавітної книги та книги обліку видачі атестатів;
- отримати підтвердження факту навчання та видачі документа;
- оплатити вартість бланка і дочекатися виготовлення дубліката.
Разом з атестатом за потреби видається і дублікат додатка з оцінками. Якщо в архіві збереглася лише книга видачі без відомостей про успішність, додаток можуть не відновити – тоді видається довідка про факт навчання. У нашій практиці ми бачили випадки, коли саме така довідка ставала єдиним доказом освіти для вступу на навчання, і заклади її приймали.
Скільки коштує і скільки часу займає виготовлення дубліката?
Вартість складається з ціни бланка суворої звітності та послуг закладу з оформлення. Дублікат не є безкоштовною послугою, але суми залишаються помірними.
| Документ | Хто видає | Орієнтовна вартість | Строк виготовлення |
|---|---|---|---|
| Атестат про повну загальну середню освіту | Школа або орган управління освітою | 150-400 грн | До 30 календарних днів |
| Диплом бакалавра або магістра | Заклад вищої освіти | 300-900 грн | 15-30 календарних днів |
| Диплом молодшого спеціаліста, фахового молодшого бакалавра | Коледж, технікум | 250-600 грн | До 30 календарних днів |
| Додаток до диплома | Заклад вищої освіти | 200-500 грн | Разом з дипломом |
| Архівна довідка про навчання | Заклад або державний архів | Безкоштовно або до 200 грн | До 30 днів |
Строк відлічується від дня подання повного пакета документів. На практиці найдовше триває не саме виготовлення, а перевірка архівних даних, особливо для документів, виданих понад двадцять років тому. Якщо запис знайдено швидко і дані є в електронній базі, дублікат можуть виготовити за два тижні.
Що робити, якщо заклад освіти ліквідовано або архів втрачено?
Це найскладніший сценарій, але він має розвʼязання. Перший крок – зʼясувати долю архіву. Документи ліквідованих закладів передаються правонаступнику, органу управління освітою або до державного архіву області. Запит до обласного архіву можна надіслати поштою чи електронно, вказавши прізвище на момент навчання, роки навчання, назву закладу та факультет або клас.
Якщо архів знищено або залишився на тимчасово окупованій території, факт освіти встановлюється в судовому порядку. Позов подається до суду за місцем проживання заявника, а доказами можуть бути свідчення викладачів і однокурсників, залікова книжка, студентський квиток, накази про зарахування та випуск, копії документів у справах роботодавців, публікації у виданнях закладу.
Рішення суду про встановлення факту здобуття освіти є підставою для внесення відомостей до реєстру та видачі відповідного документа. Процедура довга, але вона є єдиним законним шляхом, коли жодних архівних записів не збереглося. Для осіб, які здобували освіту на тимчасово окупованих територіях, діють окремі механізми визнання результатів навчання через уповноважені заклади.
Як відновити диплом, виданий за часів СРСР або в іншій країні?
Дипломи та атестати радянського зразка залишаються дійсними на території України, якщо заклад освіти розташовувався в межах сучасної України. Дублікат такого документа видає заклад-правонаступник за архівними записами. Оскільки бланки старого зразка більше не виготовляються, дублікат оформлюють на сучасному бланку із зазначенням реквізитів первинного документа та року його видачі.
Складніше, якщо заклад розташований за межами України. Тоді звертатися потрібно безпосередньо до цього закладу або до архівного органу відповідної держави, а отриманий документ згодом легалізувати та перекласти. Для подальшого використання в Україні знадобиться процедура визнання іноземного документа про освіту, яку проводить уповноважений державний заклад або сам університет, куди подаються документи.
Окрема категорія – документи, видані закладами, які перемістилися з тимчасово окупованих територій. Такі заклади зберегли статус юридичної особи і продовжують видавати дублікати за наявними у них архівами. Якщо архів залишився на непідконтрольній території, застосовується механізм підтвердження результатів навчання через спеціально визначені освітні центри, а факт здобуття освіти за потреби встановлюється судом.
Чи має дублікат таку саму юридичну силу, як оригінал?
Так. Дублікат є повноцінним документом про освіту і не обмежує права власника. На бланку проставляється відповідна позначка про те, що це дублікат, зазначається дата видачі та новий номер, а відомості вносяться до Єдиної державної електронної бази з питань освіти. Роботодавці, заклади освіти та державні органи зобовʼязані приймати дублікат нарівні з оригіналом.
Після видачі дубліката оригінал вважається недійсним, навіть якщо згодом він знайдеться. Користуватися знайденим оригіналом не можна – актуальним документом є саме дублікат. Знайдений бланк варто здати до закладу освіти.
Для використання за кордоном дублікат проходить ті самі процедури, що й оригінал: апостиль для країн Гаазької конвенції або консульська легалізація для інших держав. Апостиль на документах про освіту проставляє Міністерство освіти і науки, а перед цим документ має бути внесений до електронної бази. Саме тому власникам старих дипломів радять спершу перевірити наявність запису в реєстрі, а вже потім планувати легалізацію.
Як перевірити свій диплом у реєстрі перед зверненням?
Перед подачею заяви корисно самостійно перевірити, чи є ваш документ в Єдиній державній електронній базі з питань освіти. Публічний сервіс перевірки дозволяє знайти запис за серією та номером документа або за прізвищем випускника. Наявність запису суттєво прискорює видачу дубліката, адже закладу не доведеться піднімати паперові архіви.
До бази внесено відомості про документи, видані переважно з 2000 року. Для більш ранніх випусків записи вносяться поступово, у міру оцифрування архівів. Якщо ваш документ у базі не знайдено, це не означає, що він недійсний, – просто перевірка триватиме довше.
Ще одна корисна дія – зробити якісні кольорові скани всіх наявних документів про освіту і зберегти їх у хмарному сховищі разом із додатками. Копія не замінює оригінал юридично, але вона значно спрощує пошук архівного запису та підтвердження ваших даних, якщо документ буде втрачено.