Книга обліку доходів – обов’язковий первинний документ для ФОП на єдиному податку. У 2026 році правила ведення книги не змінилися кардинально, проте ДПС посилила перевірки документів у підприємців. У цій статті – повна інструкція з посиланнями на норми Податкового кодексу України.
Цей матеріал – частина розділу «Бізнес та ФОП». Також радимо: Як відкрити ФОП в Україні у 2026 році: 3 способи і Як ФОПу працювати з іноземними клієнтами.
– Документи та кроки одним списком
Що потрібно для реєстрації та ведення Книги доходів
- Реєстрація книги в ДПС за місцем обліку (особисто або через Електронний кабінет платника)
- Для паперової книги: прошнурувати, пронумерувати, підписати у ДПС перед першим записом
- Для електронної книги: кваліфікований електронний підпис (КЕП) та доступ до Електронного кабінету ДПС
- Щоденний запис доходів за датою їх фактичного отримання
- Щомісячне підбиття підсумків (графа «Всього за місяць»)
- Щоквартальне підбиття підсумків (обов’язково для 1 та 2 групи)
- Зберігання книги протягом 3 років після закінчення звітного року
- Для ФОП 3-ї групи: додатково реєстрація Книги обліку витрат за ф. № В-5 (якщо є наймані працівники)
Яка книга потрібна залежно від групи єдиного податку?
Відповідно до ст. 296 Податкового кодексу України (ПКУ), ФОП на єдиному податку зобов’язані вести облік у спеціальних книгах. Форми затверджено наказом Міністерства фінансів України № 579 від 19.06.2015 зі змінами. У 2026 році діють такі правила:
| Група ЄП | Форма книги | Що фіксується | Нарахування чи факт? |
|---|---|---|---|
| 1-ша група | Книга обліку доходів (ф. № Б-1) | Лише доходи | За датою фактичного отримання |
| 2-га група | Книга обліку доходів (ф. № Б-1) | Лише доходи | За датою фактичного отримання |
| 3-тя група (без ПДВ) | Книга доходів і витрат (ф. № В-5) | Доходи та витрати | За датою фактичного отримання / оплати |
| 3-тя група (з ПДВ) | Книга доходів і витрат (ф. № В-5) | Доходи, витрати, ПДВ | За датою першої події |
У нашій редакції перевірили актуальні форми книг на сайті ДПС України у червні 2026 року – вони залишилися незмінними порівняно з 2024 роком, оновлень наказу № 579 не публікувалося.
Як зареєструвати Книгу доходів у ДПС?
ФОП зобов’язаний зареєструвати книгу до початку її ведення. Незареєстрована книга прирівнюється до відсутності книги і тягне штрафні санкції. Реєстрація безкоштовна.
Паперову книгу можна придбати у канцелярських магазинах або роздрукувати форму з сайту ДПС. Паперовий варіант: прошнуруйте та пронумеруйте сторінки перед поданням.
Подайте книгу особисто до ДПС. Інспектор ставить штамп на титульній сторінці, підписує та реєструє у спеціальному журналі. Послуга надається в день звернення.
Зайдіть на cabinet.tax.gov.ua, розділ «Облік платника» – «Книга обліку доходів». Підпишіть КЕП. Реєстрація підтверджується квитанцією. Електронна книга є рівноцінною заміною паперовій.
Перший запис – дата першого доходу після реєстрації. Ретроспективне внесення записів допускається лише в межах одного звітного дня.
Як правильно заповнювати Книгу обліку доходів?
Порядок заповнення детально прописаний у наказі Мінфіну № 579. Основний принцип: записи вносяться щодня, у хронологічному порядку, за датою фактичного надходження коштів або отримання матеріальних цінностей.
Структура книги для ФОП 1-ї та 2-ї групи (ф. № Б-1):
- Графа 1 – дата запису (число, місяць, рік)
- Графа 2 – дохід від провадження діяльності у готівковій формі
- Графа 3 – дохід від провадження діяльності у безготівковій формі
- Графа 4 – дохід, що не включається до оподатковуваного доходу (поворотна фіндопомога, помилково зарахована сума тощо)
- Підсумки – щомісячний та щоквартальний рядки (заповнює сам ФОП)
Типові помилки при заповненні, які виявляє ДПС:
- Запис доходу не в день отримання, а «скопом» раз на тиждень
- Відсутність щомісячних та щоквартальних підсумків
- Включення до доходу сум поворотної фінансової допомоги
- Незазначення доходів у натуральній формі (бартер, взаємозалік)
- Виправлення записів коректором (допускається лише закреслення та підпис)
- Невідповідність даних книги та даних декларації платника ЄП
Що є доходом ФОП для внесення до Книги?
Відповідно до ст. 292 ПКУ, до доходу ФОП – платника єдиного податку відносяться:
- Виручка від продажу товарів (робіт, послуг) у готівковій та безготівковій формі
- Сума кредиторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності (3 роки)
- Вартість безоплатно отриманих товарів, робіт, послуг
- Сума знижки, отриманої від постачальника (понад звичайну ціну)
- Дохід від реалізації основних засобів, що використовувалися в господарській діяльності
НЕ є доходом і не вноситься до Книги:
- Поворотна фінансова допомога, отримана та повернена протягом 12 місяців
- Суми помилково або надміру сплачених податків, що повертаються з бюджету
- Суми, що надійшли як компенсація збитків за рішенням суду
- Суми ПДВ для ФОП – платників ПДВ
- Пасивні доходи (дивіденди, роялті, відсотки) – вони оподатковуються за іншими правилами
- Суми єдиного внеску (ЄСВ) – це не дохід, а обов’язковий платіж
Ліміти доходу для кожної групи у 2026 році
Мінімальна заробітна плата з 01.01.2026 становить 8647 грн (Закон про Держбюджет на 2026 рік), що безпосередньо впливає на граничні суми доходу для платників ЄП.
| Група ЄП | Ліміт доходу на рік (2026) | Розрахунок | Що при перевищенні |
|---|---|---|---|
| 1-ша група | 1 336 000 грн | 167 мінзарплат: 167 × 8000 грн (база розрахунку) | Обов’язковий перехід на 2-гу або 3-тю групу |
| 2-га група | 6 672 000 грн | 834 мінзарплати | Обов’язковий перехід на 3-тю групу або загальну систему |
| 3-тя група | 9 336 000 грн | 1167 мінзарплат | Перехід на загальну систему оподаткування |
Важливо: при перевищенні ліміту ФОП зобов’язаний самостійно відслідкувати це за даними Книги обліку доходів і подати заяву про зміну групи або перехід на загальну систему не пізніше 20-го числа місяця, наступного за кварталом перевищення.
Чи можна вести Книгу в електронному вигляді?
Так. З 2021 року ДПС запровадила електронну форму Книги обліку доходів через Електронний кабінет платника (cabinet.tax.gov.ua). Вона повністю рівноцінна паперовій.
Переваги електронної книги:
- Не потрібно нести до ДПС для реєстрації – все онлайн через КЕП
- Автоматичне підбиття підсумків за місяць і квартал
- Немає ризику фізичного пошкодження або втрати
- Перевіряючий може отримати доступ онлайн – не потрібно везти книгу при перевірці
- Підписані записи не можна змінити заднім числом – захист від фальсифікацій
Для переходу на електронну книгу потрібно:
- Кваліфікований електронний підпис (КЕП) – безкоштовно в ДПС, «Приватбанку», «Дії»
- Зареєструватися в Електронному кабінеті платника
- Якщо паперова книга вже велася – закрити її (останній запис, підсумок) і зареєструвати електронну
Які штрафи за порушення ведення Книги у 2026 році?
Відповідальність за порушення передбачена ст. 121 ПКУ та ст. 164-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення (КУпАП).
| Порушення | Штраф | Стаття |
|---|---|---|
| Відсутність Книги або незареєстрована Книга | 340-680 грн (1-2 неоподатковуваних мінімуми) | Ст. 164-1 КУпАП |
| Неведення або неналежне ведення Книги | 340-680 грн | Ст. 164-1 КУпАП |
| Незабезпечення зберігання первинних документів | 510-1020 грн (первинне/повторне) | Ст. 121 ПКУ |
| Ненадання Книги під час перевірки | 1020 грн за кожний ненаданий документ | Ст. 121 ПКУ |
Крім адміністративного штрафу, якщо під час перевірки виявиться, що незафіксований дохід призвів до заниження єдиного податку – донараховується сам податок плюс штраф 25% від суми недоплати (50% при повторному порушенні) та пеня.
Як Книга пов’язана з декларацією платника єдиного податку?
Дані Книги обліку доходів є основою для заповнення декларації платника єдиного податку – фізичної особи. ФОП 1-ї та 2-ї групи подають декларацію раз на рік (до 1 березня наступного року), ФОП 3-ї групи – щоквартально (протягом 40 днів після закінчення кварталу).
- Квартальна сума доходу з Книги переноситься у відповідну графу декларації
- Річна сума – у рядок загального доходу за рік
- При перевищенні ліміту – додаткова графа доходу, з якого сплачується ЄП за ставкою 15%
- Розбіжність між Книгою та декларацією – підстава для донарахування податку та штрафу
Скільки Книг треба вести при кількох видах діяльності?
Незалежно від кількості видів економічної діяльності, ФОП веде одну Книгу обліку доходів. Всі надходження від різних видів діяльності сумуються в одному документі. Окремо вести Книгу по кожному виду КВЕД не потрібно і навіть небажано – це ускладнює облік без жодної правової підстави.
Що робити при втраті або пошкодженні Книги?
При втраті або знищенні паперової Книги ФОП зобов’язаний:
При використанні електронної Книги проблема втрати повністю виключена – всі дані зберігаються на серверах ДПС.
Чи зобов’язаний ФОП вести Книгу під час воєнного стану?
Так. Воєнний стан не скасовує обов’язок ведення Книги обліку доходів. Проте Законом № 2120-IX (прийнятий у 2022 р.) введено ряд тимчасових послаблень для ФОП у прифронтових або тимчасово окупованих регіонах: перевірки фактично не проводяться на більшості окупованих та небезпечних територій. Тим не менш, при відновленні роботи або переміщенні до безпечного регіону обов’язок відновлюється в повному обсязі. ФОП, що зареєстрований на окупованій чи прифронтовій території, але фактично провадить діяльність в іншому місті, зобов’язаний вести книгу у стандартному режимі.
Як перевірити, чи правильно зараховано дохід від безготівкової оплати?
При безготівкових розрахунках дата доходу – це дата зарахування коштів на поточний рахунок ФОП, а не дата виставлення рахунку або підписання акту. Для звірки використовуйте:
- Виписку з банківського рахунку (щоденну або за будь-який обраний період)
- Дата у виписці = дата запису в Книзі
- Якщо кошти зараховані в кінці операційного дня (після 15:00-18:00 залежно від банку) – дата може бути наступним банківським днем: перевіряйте фактичну дату з виписки, а не дату перерахування контрагентом
- Для платежів через термінали та онлайн-еквайринг: дата зарахування еквайром може відрізнятися від дати оплати покупцем на 1-2 дні – фіксуйте дату фактичного зарахування на рахунок