Робота з іноземними клієнтами – одна з найбільш поширених моделей ведення бізнесу для українських фізичних осіб-підприємців (ФОП), особливо у сфері IT, дизайну, маркетингу та консалтингу. Українське законодавство дозволяє ФОП отримувати іноземну валюту, але встановлює певні вимоги щодо рахунків, оформлення документів та декларування доходів. Дотримання цих правил дозволяє працювати повністю легально та уникнути проблем з банком і податковою.
Цей матеріал – частина розділу «Бізнес та ФОП». Також радимо: Єдиний податок чи загальна система: що обрати і Як закрити ФОП у 2026 році.
– Документи та кроки одним списком
Що потрібно ФОПу для отримання оплати від іноземних клієнтів?
За даними Національного банку України, у 2025 році надходження за експорт послуг на рахунки фізичних осіб-підприємців склали понад 3,2 млрд доларів США, що підтверджує масштаб залученості українських фрілансерів та ФОПів у міжнародну ринок послуг.
Для легальної роботи з нерезидентами ФОП повинен мати відкритий поточний рахунок у гривні (якщо він вже є – підходить) та поточний рахунок в іноземній валюті у банку-резиденті України. Деякі банки дозволяють отримувати валютні надходження на один мультивалютний рахунок, але більшість все ж відкривають окремий рахунок для кожної валюти (USD, EUR).
Крім рахунку, необхідно мати правильно складені договір та інвойс. Без цих документів банк може заблокувати зарахування або запросити пояснення щодо походження коштів. Контролюючі органи також можуть порахувати надходження без підтверджуючих документів доходом, що підлягає оподаткуванню за загальною системою (18% ПДФО + 1,5% ВЗ).
Документи та кроки для роботи ФОПа з іноземними клієнтами
- Відкрити поточний рахунок в іноземній валюті у банку-резиденті України
- Укласти договір з іноземним клієнтом (Contract/Agreement) – письмово або електронно
- Видавати інвойс (Invoice) на кожний платіж із зазначенням суми, валюти, опису послуг
- Зберігати акти виконаних робіт або листування, що підтверджує надання послуг
- Відстежувати дату зарахування коштів для визначення курсу НБУ
- Задекларувати доходи: для платників ЄП 3 групи – у квартальній декларації; для 2 групи – в річній
- Сплатити єдиний податок відповідно до групи та ставки
- Зберігати всі документи щонайменше 3 роки (рекомендується 5 років)
Як правильно оформити документи?
Кожен елемент документального оформлення має своє значення для легальної роботи ФОПа з нерезидентами. Розглянемо їх докладніше.
У нашій редакції перевірили типові помилки в інвойсах та договорах, які призводять до блокування платежів банками: найчастіше проблема – відсутність детального опису послуг або невідповідність КВЕД, зазначеного в ЄДР, предмету договору.
Договір з іноземним клієнтом. Договір може бути складений англійською (або мовою клієнта) і не потребує нотаріального завірення чи реєстрації в держорганах. Однак він повинен містити: найменування та реквізити сторін, предмет договору (опис послуг або робіт), порядок розрахунків (валюта, спосіб оплати, строки), відповідальність сторін, строк дії. Рамковий договір (Master Service Agreement, MSA) укладається один раз і діє на всі подальші замовлення – кожне окреме завдання оформлюється додатком або Statement of Work (SOW).
Інвойс (Invoice). Це платіжна вимога, яку ФОП виставляє клієнту. Інвойс має містити: номер та дату, дані продавця (ПІБ ФОП, РНОКПП, банківські реквізити для отримання валюти), дані покупця, детальний опис послуг, суму та валюту, строк оплати. Спеціальна форма інвойса законодавством не встановлена – ФОП може розробити власний шаблон або використати будь-який онлайн-генератор.
Акт виконаних робіт. Для IT-послуг та консалтингу акт часто замінюється листуванням у месенджерах або електронній пошті, де клієнт підтверджує отримання результату. Однак рекомендується оформлювати акти або Completion Reports, підписані обома сторонами, – хоча б для великих угод.
Які платіжні системи може використовувати ФОП?
Основні канали отримання оплати від іноземних клієнтів – це SWIFT-переказ, PayPal, Wise (колишній TransferWise), Payoneer та платіжні карти міжнародних систем (Visa, Mastercard). Кожен канал має свої особливості.
SWIFT-переказ – найбільш традиційний спосіб. Клієнт надсилає кошти на валютний рахунок ФОПа через банківський переказ. Зарахування займає від 1 до 5 робочих днів. Банки стягують комісію як з відправника, так і з одержувача (в Україні – зазвичай 0,1-0,5% від суми). SWIFT є найбільш надійним і юридично прозорим способом для бухгалтерії.
Wise (TransferWise) – дозволяє отримувати кошти у різних валютах за значно нижчою комісією, ніж SWIFT. ФОП може відкрити рахунок Wise як фізична особа, але для бізнесу рекомендується Wise Business. Важливо: надходження на рахунок Wise треба переводити на рахунок українського банку та фіксувати як доход. Зберігання коштів на Wise без переведення в Україну формально є порушенням валютного законодавства в умовах воєнного стану.
PayPal – широко використовується для дрібних платежів і разових замовлень. В Україні PayPal працює в режимі отримання коштів через виведення на банківську картку Visa/Mastercard. Ліміти на виведення та строки потрібно уточнювати у банку-партнері.
Payoneer – популярний серед фрілансерів, які працюють через Upwork, Fiverr та подібні платформи. Кошти можна виводити на карту UAH або на банківський рахунок. Для ФОПів рекомендується Payoneer Business Account.
Як визначається сума доходу в гривні для оподаткування?
Доходи ФОП-єдинника, отримані в іноземній валюті, перераховуються у гривню за офіційним курсом НБУ на дату отримання доходу. Датою отримання доходу вважається дата зарахування коштів на рахунок ФОПа в українському банку.
Наприклад, якщо 15 березня 2026 року на рахунок ФОПа надійшло 1000 USD, а курс НБУ на цю дату становив 41,50 грн за долар, то дохід для цілей оподаткування єдиним податком становитиме 41 500 грн. Якщо того самого місяця надійшло ще 500 EUR за курсом 45,20, дохід складе ще 22 600 грн.
Важливо відстежувати саме дату зарахування, а не дату виставлення інвойсу або підписання акту. Зміна курсу між виставленням інвойсу і фактичним надходженням коштів не впливає на оподаткування – враховується тільки курс на день зарахування.
Яка система оподаткування підходить ФОПу для роботи з нерезидентами?
Для роботи з іноземними клієнтами підходять кілька систем оподаткування. Найпоширеніші серед IT-фахівців та фрілансерів – третя група єдиного податку (ЄП 3) та третя група з ПДВ.
ЄП 3 група без ПДВ. Ставка 5% від доходу. Обмеження: річний дохід не більше 7 818 900 грн (1167 МЗП у 2026 році). Нема обмежень на кількість клієнтів і не вимагається відповідно до клієнтів-нерезидентів. Декларація подається щоквартально. Єдиний податок сплачується протягом 10 днів після граничного строку подання декларації.
ЄП 3 група з ПДВ. Ставка 3% ЄП + 20% ПДВ. Але операції з нерезидентами (послуги на експорт) не оподатковуються ПДВ (ставка 0% або звільнення), тому ПДВ фактично не збільшує податкове навантаження при роботі виключно з іноземними клієнтами.
2 група ЄП – формально також допускає роботу з нерезидентами, але існують обмеження за видами діяльності та кількістю найманих працівників. Ставка фіксована (до 1340 грн/місяць у 2026 році), але ліміт доходу нижчий.
Загальна система – 18% ПДФО + 1,5% ВЗ від чистого доходу. Підходить, якщо є значні витрати, які можна документально підтвердити та зменшити базу оподаткування.
Які є обмеження для ФОПа в умовах воєнного стану?
Під час воєнного стану НБУ ввів ряд обмежень на валютні операції. Зокрема, фізичні особи-підприємці зобов’язані продавати певний відсоток надходжень в іноземній валюті (обов’язковий продаж). Станом на 2026 рік вимоги щодо обов’язкового продажу валюти для ФОПів слід перевіряти на сайті НБУ, оскільки ці норми можуть змінюватися.
Крім того, діють обмеження на вивезення готівкової валюти та перекази за кордон. Ці обмеження не впливають на отримання валюти від іноземних клієнтів, але слід враховувати їх при плануванні фінансових операцій.
Як уникнути типових помилок при роботі з нерезидентами?
Типові помилки, яких припускаються ФОПи при роботі з іноземними клієнтами: відсутність договору, неправильне оформлення інвойсу (відсутність реквізитів, неточний опис послуг), зберігання коштів за кордоном (на рахунках іноземних сервісів) без своєчасного переведення в Україну, помилки у визначенні дати доходу (не дата інвойсу, а дата зарахування), неврахування доходів у декларації.
Щоб уникнути проблем: ведіть журнал всіх інвойсів із датами і сумами, зберігайте виписки банку, регулярно (щомісяця або щоквартально) переводьте кошти із зарубіжних сервісів на рахунок в українському банку, своєчасно подавайте декларації.
Відкриття валютного рахунку для ФОПа – практичні деталі
Відкриття валютного рахунку для ФОПа в Україні є порівняно простою процедурою. Більшість великих банків (ПриватБанк, Monobank, ПУМБ, Ощадбанк, Укрсиббанк, А-Банк) пропонують відповідну послугу. Для відкриття рахунку зазвичай потрібні: паспорт та ідентифікаційний код, виписка з Єдиного державного реєстру (ЄДР) або свідоцтво ФОПа, заява на відкриття рахунку.
IBAN – це міжнародний номер банківського рахунку, який містить код країни (UA), контрольні цифри, код банку та номер рахунку. Саме IBAN ви надаєте іноземному клієнту для проведення SWIFT-переказу. Разом з IBAN клієнту потрібно передати BIC/SWIFT-код банку, повну назву банку та адресу відділення.
Зверніть увагу на умови обслуговування: деякі банки стягують щомісячну комісію за ведення валютного рахунку, комісію за конвертацію, а також за вхідні SWIFT-перекази. Порівняйте умови кількох банків перед вибором – різниця в комісіях може бути суттєвою при регулярних надходженнях.
Електронний підпис та електронні договори у роботі з іноземними клієнтами
Більшість договорів з іноземними клієнтами укладаються в електронному вигляді без використання паперових носіїв. Це цілком правомірно: відповідно до Цивільного кодексу України та Закону “Про електронні документи та електронний документообіг”, електронний договір, підписаний кваліфікованим електронним підписом (КЕП) або акцептований іншим способом (наприклад, листом-підтвердженням на електронну пошту), має юридичну силу.
Для підписання договорів ФОП може використовувати: КЕП, отриманий через ЦСК (центр сертифікації ключів) в Україні – наприклад, через Дія або Приват24; міжнародні сервіси електронного підпису – DocuSign, HelloSign, Adobe Sign; просте підписання у формі обміну підписаними сканами договору електронною поштою (менш захищений варіант, але на практиці часто використовується).
Іноземні клієнти зазвичай мають власні переваги щодо способу підписання. IT-компанії зі США та Євросоюзу найчастіше використовують DocuSign або HelloSign. Уточнюйте бажаний спосіб підписання ще на етапі узгодження умов співпраці.
Коди КВЕД для роботи з іноземними клієнтами
При реєстрації або зміні видів діяльності ФОП повинен зазначити відповідні коди Класифікації видів економічної діяльності (КВЕД). Вибір КВЕД важливий для відповідності системі оподаткування та виду послуг, що надаються.
Найпоширеніші КВЕД для роботи з іноземними клієнтами у сфері IT та послуг: 62.01 – Комп’ютерне програмування; 62.02 – Консультування з питань інформатизації; 62.09 – Інша діяльність у сфері інформаційних технологій і комп’ютерних систем; 63.11 – Оброблення даних, розміщення інформації на серверах та пов’язана діяльність; 73.11 – Рекламні агентства; 74.10 – Спеціалізована дизайнерська діяльність; 74.90 – Інша професійна, наукова та технічна діяльність.
Важливо: ФОП може мати кілька кодів КВЕД одночасно. Основний КВЕД визначає основний вид діяльності. Перед вибором КВЕД рекомендується проконсультуватися з бухгалтером, оскільки деякі види діяльності мають обмеження щодо перебування на спрощеній системі оподаткування.
Яка відповідальність за ненарахування та несплату податків?
Якщо ФОП не задекларував доходи від іноземних клієнтів або задекларував їх не в повному обсязі, це тягне за собою відповідальність за Податковим кодексом України. Штраф за заниження суми єдиного податку становить 25% від недоплаченої суми (при першому порушенні) або 50% (при повторному). Крім штрафу нараховується пеня за кожен день прострочення.
Банки зобов’язані повідомляти податкову службу про надходження на рахунки ФОПів. При систематичному надходженні коштів без відповідного декларування підвищується ризик перевірки. Автоматичний обмін фінансовою інформацією між країнами (стандарт FATCA та CRS) також збільшує прозорість транскордонних платежів.
Найпростіший спосіб уникнути проблем – вести прозорий облік, своєчасно подавати декларації та сплачувати податки. Послуги бухгалтера або юриста на початковому етапі роботи з іноземними клієнтами є виправданою інвестицією.
Так, але з обмеженнями. ФОП 2 групи може надавати послуги фізичним особам та платникам єдиного податку, але щодо нерезидентів ситуація є спірною. На практиці більшість фрілансерів, які працюють з іноземними клієнтами, обирають 3 групу ЄП, щоб уникнути ризиків.
Законодавство не вимагає обов’язкового перекладу зовнішньоекономічного договору на українську мову. Договір може бути укладений англійською або іншою мовою. Проте для взаємодії з банком або податковою може знадобитися переклад окремих документів.
Окремої реєстрації ЗЕД для ФОПа не потрібно. Право на здійснення зовнішньоекономічної діяльності виникає автоматично з моменту реєстрації ФОПа. Банк при відкритті валютного рахунку може запитати документи про підтвердження видів діяльності.
Послуги, що надаються нерезидентам (експорт послуг), як правило, не оподатковуються українським ПДВ або оподатковуються за нульовою ставкою. Якщо клієнт вимагає VAT-номер для своєї бухгалтерії, поясніть, що відповідно до українського законодавства ПДВ на експорт послуг не нараховується. У договорі це можна зафіксувати окремим пунктом.
Доходи від Upwork, Fiverr та аналогічних платформ декларуються так само, як і будь-які інші доходи від іноземних клієнтів. Датою отримання доходу є дата зарахування коштів на рахунок в українському банку. Зберігайте виписки платформи та банку як підтверджуючі документи.
Криптовалюта не є законним платіжним засобом в Україні, але операції з нею не заборонені прямо. Отримання оплати в криптовалюті знаходиться в правовій сірій зоні – немає чіткого механізму декларування таких доходів для ФОП. До легалізації криптовалюти на законодавчому рівні рекомендується уникати таких схем оплати або консультуватися з юристом.