ФОП на загальній системі оподаткування сплачує 18% податку на доходи фізичних осіб і 1,5% військового збору з чистого доходу, тобто з різниці між отриманою виручкою та документально підтвердженими витратами, а також ЄСВ у розмірі не менше мінімального внеску за кожен місяць. Облік ведеться у довільній формі на підставі первинних документів, а декларація про майновий стан і доходи подається раз на рік.
Цей матеріал – частина розділу «Бізнес та ФОП». Також радимо: Як перевірити фірму через ЄДР перед купівлею 2026 і Оформлення найманого працівника у ФОП.
– Документи та кроки одним списком
Документи та кроки
- Заява про державну реєстрацію ФОП (форма 1) або заява про відмову від спрощеної системи, подана не пізніше ніж за 10 календарних днів до початку кварталу
- Витяг з Єдиного державного реєстру та довідка про взяття на облік у податковій за формою 34-ОПП
- КВЕДи, що реально відповідають діяльності, і дозвільні документи чи ліцензії, якщо вони потрібні
- Книга обліку доходів і витрат у довільній формі – паперова або в електронному вигляді
- Первинні документи: договори, видаткові накладні, акти виконаних робіт, банківські виписки, фіскальні чеки ПРРО
- Розрахунок і сплата авансових платежів з ПДФО за перший, другий і третій квартали
- Декларація про майновий стан і доходи з додатком Ф2 та додатком ЄСВ1 за підсумками року
- Кваліфікований електронний підпис для подання звітності через Електронний кабінет платника
Кому підходить загальна система оподаткування?
Загальна система – це базовий режим для фізичної особи-підприємця. На ньому автоматично опиняється кожен, хто після реєстрації не подав заяву про перехід на спрощену систему, а також ті, кого податкова примусово перевела з єдиного податку через перевищення ліміту доходу, заборонений вид діяльності або негрошові розрахунки.
Проте чимало підприємців обирають цей режим свідомо. Він стає вигідним, коли частка витрат у виручці перевищує приблизно 70-80%: оптова торгівля, виробництво, будівництво, сільське господарство, робота з дорогою сировиною чи технікою. На єдиному податку підприємець платить відсоток з усього обороту, а на загальній системі – лише з реального прибутку. Якщо з мільйона гривень виручки 850 тисяч пішло на закупівлю товару, база оподаткування становитиме 150 тисяч, а не мільйон.
Друга причина – відсутність обмежень. На загальній системі немає стелі за річним доходом, немає заборонених КВЕДів, характерних для спрощенців, немає ліміту на кількість найманих працівників і немає вимоги приймати оплату виключно грошима. Можна працювати з бартером, взаємозаліком, векселями, зовнішньоекономічними контрактами. Третя причина – вимоги контрагентів: великі компанії та державні замовники часто працюють лише з платниками ПДВ, а зареєструватися платником ПДВ на загальній системі можна без додаткових умов.
Які податки платить ФОП на загальній системі у 2026 році?
Об’єктом оподаткування є чистий оподатковуваний дохід – різниця між виручкою, фактично отриманою протягом календарного року, і документально підтвердженими витратами, пов’язаними з господарською діяльністю. Саме на цю суму нараховуються всі основні платежі.
- ПДФО – 18% від чистого оподатковуваного доходу
- Військовий збір – 1,5% від тієї самої бази
- ЄСВ – 22% від чистого доходу, але не менше мінімального і не більше максимального внеску
- ПДВ – 20%, якщо обсяг оподатковуваних операцій за останні 12 місяців перевищив 1 млн грн
Мінімальний страховий внесок розраховується від мінімальної заробітної плати. При мінімальній зарплаті 8 647 грн він становить 1 902,34 грн на місяць, або 5 707,02 грн за квартал. Максимальна база нарахування ЄСВ дорівнює 20 мінімальних зарплат, тобто 172 940 грн на місяць. Важливий нюанс: якщо в окремому місяці підприємець не отримав чистого доходу, ЄСВ за цей місяць він має право не сплачувати – на відміну від ФОП на єдиному податку.
| Платіж | Ставка | База нарахування | Строк сплати |
|---|---|---|---|
| ПДФО (аванс) | 18% | Чистий дохід кварталу | До 20 числа місяця після I, II, III кварталів |
| ПДФО (річний) | 18% | Чистий дохід за рік мінус аванси | Протягом 10 днів після граничного строку подання декларації |
| Військовий збір | 1,5% | Чистий дохід за рік | Разом з річним ПДФО |
| ЄСВ | 22% | Чистий дохід, але не менше мінзарплати | До 20 числа місяця після кварталу |
| ПДВ | 20% | Обсяг постачання | Щомісяця, до 30 числа наступного місяця |
За даними Державної податкової служби, станом на початок 2026 року на загальній системі оподаткування працює близько 118 тисяч фізичних осіб-підприємців – це лише близько 6% від усіх активних ФОП, але саме на них припадає непропорційно велика частка обороту у сфері оптової торгівлі та виробництва.
Що можна включити до витрат і як їх підтвердити?
Перелік витрат, які зменшують базу оподаткування, є вичерпним. До нього належать вартість придбаних товарів, сировини й матеріалів, витрати на оплату праці найманих працівників і нарахування на неї, суми податків і зборів, пов’язаних з діяльністю (крім ПДФО, ПДВ та військового збору), включно з ЄСВ за себе, а також інші витрати – оренда приміщення, комунальні платежі, зв’язок, реклама, транспортування, послуги банку, ремонт та амортизація основних засобів.
Ключове правило – касовий метод і зв’язок з доходом. Витрати визнаються лише тоді, коли підприємець фактично їх оплатив і коли отримав відповідний дохід. Якщо ви закупили товар у грудні, а продали його в лютому, вартість закупівлі зменшить дохід саме лютого, а не грудня. Тому книга обліку має вести хронологію обох потоків паралельно.
Амортизувати можна не все. Не підлягають амортизації земельні ділянки, об’єкти житлової нерухомості та легкові автомобілі. Це одна з найпоширеніших причин донарахувань під час перевірок. Проаналізувавши звернення читачів, ми з’ясували, що майже кожен третій випадок донарахування ПДФО стосується саме витрат на автомобіль, оформлений на підприємця як на фізичну особу, а не на його підприємницьку діяльність.
Як вести облік доходів і витрат?
Затвердженої форми книги обліку для ФОП на загальній системі більше немає – з 2021 року підприємці ведуть облік у довільній формі, паперовій або електронній. Реєструвати книгу в податковій не потрібно. Але вимога до змісту залишилася: у ній має бути відображена дата операції, сума доходу, сума витрат за напрямами та розрахунок чистого доходу наростаючим підсумком.
Первинні документи потрібно зберігати щонайменше 1095 днів з дня подання декларації, у якій вони були враховані. Якщо документи втрачено, підприємець зобов’язаний письмово повідомити податкову протягом п’яти днів і відновити їх упродовж 90 календарних днів.
Окрема тема – розрахункові операції. ФОП на загальній системі зобов’язаний застосовувати РРО або програмний РРО при прийманні готівки та оплат платіжними картками за товари й послуги. Винятків, які діють для першої групи єдиного податку, тут немає.
Скільки і коли платити авансові внески?
Авансові платежі з ПДФО підприємець розраховує самостійно за фактичними даними кожного кварталу. Сплатити їх треба до 20 числа місяця, наступного за звітним кварталом: до 20 квітня, до 20 липня і до 20 жовтня. За четвертий квартал авансовий платіж не сплачується – його сума враховується під час остаточного річного розрахунку.
Якщо за квартал чистого доходу не було, авансовий платіж дорівнює нулю і жодних повідомлень подавати не потрібно. Але за несплату чи заниження авансу податкова нараховує пеню, тому квартальні розрахунки краще фіксувати письмово – навіть нульові.
Як подати річну декларацію про майновий стан і доходи?
Декларація подається протягом 40 календарних днів після завершення року, тобто граничний строк – 9 лютого. До неї додаються додаток Ф2 з розрахунком податкових зобов’язань підприємця та додаток ЄСВ1 з помісячним розрахунком єдиного внеску. Остаточну суму ПДФО і військового збору потрібно сплатити протягом 10 календарних днів після граничного строку подання.
Найзручніший спосіб – Електронний кабінет платника: більшість полів заповнюються автоматично на підставі даних про сплачені аванси. Для підписання потрібен кваліфікований електронний підпис. Паперовий варіант через центр обслуговування платників теж залишається доступним.
Що робити, якщо рік закінчився зі збитком?
Якщо витрати перевищили доходи, ПДФО і військовий збір не сплачуються – бази оподаткування просто немає. Однак збиток не переноситься на наступний податковий рік, тобто зменшити ним прибуток наступного року не вийде. Це принципова відмінність від юридичних осіб на податку на прибуток.
ЄСВ у збитковий рік теж має свою логіку: у місяцях, де чистого доходу не було, внесок можна не платити, але тоді ці місяці не зараховуються до страхового стажу. Багато підприємців свідомо сплачують мінімальний внесок навіть у збиткові періоди, щоб не втратити стаж для майбутньої пенсії.
Загальна чи спрощена система: що обрати?
Універсальної відповіді немає – усе залежить від рентабельності. Орієнтовне правило таке: якщо витрати становлять менше половини виручки, вигіднішою майже завжди буде третя група єдиного податку зі ставкою 5%. Якщо витрати перевищують 75-80% виручки, загальна система дає меншу сумарну ставку.
Як розрахувати чистий дохід на конкретному прикладі?
Найпростіше зрозуміти логіку загальної системи на цифрах. Припустимо, підприємець займається оптовою торгівлею будівельними матеріалами. За рік на рахунок надійшло 2 400 000 грн виручки. Закупівля товару, який фактично продано і оплачено, коштувала 1 780 000 грн, оренда складу – 96 000 грн, зарплата двох працівників – 210 000 грн, нарахований на неї ЄСВ – 46 200 грн, послуги банку, пальне та транспортування – 38 000 грн, власний ЄСВ – 22 828 грн.
Сума документально підтверджених витрат становить 2 193 028 грн. Чистий оподатковуваний дохід дорівнює 206 972 грн. З нього ПДФО за ставкою 18% – 37 255 грн, військовий збір 1,5% – 3 105 грн. ЄСВ у розмірі 22% від чистого доходу склав би 45 534 грн, але підприємець уже сплатив мінімальні внески щоквартально, тож різницю доплачує за підсумками року в межах максимальної бази нарахування.
Для порівняння: на третій групі єдиного податку зі ставкою 5% податок рахувався б від усієї виручки і становив би 120 000 грн плюс фіксований ЄСВ. Різниця більш ніж утричі – саме тому торгівля з високою часткою собівартості обирає загальну систему. Але треба врахувати і приховану вартість режиму: бухгалтерський супровід такого обліку коштує від 4 000 до 12 000 грн на місяць залежно від кількості первинних документів.
Які штрафи загрожують ФОП на загальній системі?
Більшість санкцій пов’язана не з самим податком, а з обліком і строками. Розуміння конкретних сум допомагає правильно розставити пріоритети, коли часу на все не вистачає.
- Неподання або несвоєчасне подання декларації про майновий стан і доходи – 340 грн за перше порушення і 1 020 грн за повторне протягом року.
- Заниження податкового зобов’язання, виявлене перевіркою, – 10% від донарахованої суми, за умисних дій 25%, при повторності протягом 1095 днів 50%.
- Прострочення сплати до 30 календарних днів – 5% від суми боргу, понад 30 днів – 10%, і додатково пеня за кожен день.
- Відсутність первинних документів на витрати – зняття цих витрат і донарахування ПДФО та військового збору на всю суму.
- Порушення порядку застосування РРО чи програмного РРО – 100% вартості першої непроведеної через касовий апарат операції і 150% за кожну наступну.
- Несвоєчасна сплата ЄСВ – штраф 20% від суми недоплати і пеня 0,1% за кожен день прострочення.
Строк давності для донарахувань становить 1095 днів з дня подання декларації. Якщо декларацію не подано взагалі, цей строк не застосовується і податкова може перевірити період без обмеження в часі. Саме тому нульову декларацію подають навіть за рік, у якому діяльність не велася.
Як перейти на загальну систему і що зробити першого місяця?
Добровільний перехід оформлюють заявою про застосування спрощеної системи з відміткою про відмову від неї, поданою не пізніше ніж за 10 календарних днів до початку кварталу. Пропущений строк означає ще один квартал на єдиному податку. Примусове анулювання реєстрації платника єдиного податку відбувається з першого числа місяця, наступного за кварталом, у якому допущено порушення умов перебування на спрощеній системі.
Перший місяць на новому режимі варто присвятити документам: завести книгу обліку доходів і витрат, налаштувати програмний РРО, перевірити КВЕДи у витягу з ЄДР, оновити договори з постачальниками так, щоб у них були реквізити саме ФОП, а не фізичної особи. Окремо відкрийте підприємницький рахунок: змішування особистих і господарських платежів на одній картці – головна причина, через яку податкова відмовляється визнавати витрати.
Останню квартальну декларацію платника єдиного податку подають у звичайні строки за той квартал, у якому ще діяв спрощений режим. Далі облік ведеться за правилами загальної системи, а перший авансовий платіж з ПДФО сплачують за підсумками кварталу, в якому підприємець фактично на неї перейшов.