Розрахунок відпускних – частина роботи кадрової служби, але кожен працівник повинен уміти перевірити свої виплати. Помилки бухгалтерії або «свідоме заниження» зустрічаються частіше, ніж здається – особливо в дрібних компаніях без штатного бухгалтера. У 2026 році діє стандартна формула: середньоденна зарплата за останні 12 місяців помножена на кількість днів відпустки, з утриманням ПДФО 18% і військового збору 5%. У цій інструкції – повний алгоритм з прикладами, калькулятор для перевірки, нюанси для нестандартних випадків і що робити, якщо отримали менше, ніж належить.

Цей матеріал – частина розділу «Трудові відносини». Також радимо: скільки днів відпустки належить за законом у 2026 році та трудовий договір: види і на що звертати увагу 2026.

12 місяціврозрахунковий період
23%сумарний податок з відпускних
За 3 днідо відпустки треба виплатити

Калькулятор відпускних

Введіть свою зарплату (середню за рік) і кількість днів відпустки – калькулятор покаже суму до виплати з утриманням податків. Розрахунок спрощений, для точної цифри потрібен фактичний облік за 12 місяців.


Калькулятор відпускних

Згідно зі ст. 115 КЗпП України, заробітна плата за час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку, а розрахунковим періодом для визначення середньоденної зарплати є 12 календарних місяців перед місяцем відпустки.

Ми перевірили калькулятор зі статті на мінімальній зарплаті 2026 року: сума “на руки” після 23% утримань збігається з ручним розрахунком за формулою.

Формула розрахунку

Відпускні рахуються в три кроки. Це базова формула, прописана в Постанові Кабміну №100 «Про затвердження Порядку обчислення середньої заробітної плати»:

  1. Береться зарплата за останні 12 повних календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки.
  2. Ділиться на робочий час – кількість календарних днів за цей період, зменшену на святкові й неробочі дні. Отримуємо середньоденну зарплату.
  3. Множиться на кількість днів відпустки. Отримуємо нараховану суму відпускних.
  4. З нарахованої суми утримується ПДФО 18% + військовий збір 5% = 23% сумарно. На руки – 77% нарахованого.

Базова формула: Відпускні = (зарплата за 12 міс) ÷ (365 − 11 свят) × дні відпустки

Приклад розрахунку

Дано: зарплата 20 000 грн/міс, 24 дні відпустки.
Розрахунок:
Річна зарплата = 20 000 × 12 = 240 000 грн
Середньоденна = 240 000 ÷ 354 = 677,97 грн
Відпускні (нараховано) = 677,97 × 24 = 16 271,28 грн
ПДФО 18% = 2 928,83 грн
Військовий збір 5% = 813,56 грн
До виплати «на руки» = 12 528,89 грн

Коли виплачують відпускні?

За статтею 21 Закону «Про відпустки» – не пізніше ніж за 3 календарні дні до початку відпустки. Це жорстка норма закону, без винятків. Якщо роботодавець порушує цей строк – у вас є інструменти захисту:

  • Не йти у відпустку до отримання виплати – це ваше законне право.
  • Письмово вимагати виплати з посиланням на ст. 21 Закону «Про відпустки» – лист директору з реєстрацією в канцелярії.
  • Звернутись у Держпрацю зі скаргою – це часто стимулює роботодавця діяти швидко.
  • Вимагати перенесення відпустки на іншу дату з повною оплатою – це теж ваше право.

Що враховується в розрахунку відпускних?


  • Основна заробітна плата (оклад, тарифна ставка).
  • Доплати й надбавки (за стаж, кваліфікацію, інтенсивність, керівництво).
  • Премії за виконану роботу (за місяць виплати).
  • Індексація заробітної плати.
  • Виплати за час щорічних відпусток (з минулого року, які включаються у розрахунок цього).
  • Компенсація за невикористану відпустку (з минулого року).
  • Матеріальна допомога одноразова (на оздоровлення, у зв’язку зі складною життєвою ситуацією).
  • Винагороди разові за особливі досягнення.
  • Лікарняні (виплати з фонду соцстраху).
  • Декретні виплати (по вагітності й пологам).
  • Компенсація за невикористану відпустку поточного періоду.
  • Премії до ювілеїв, державних свят (одноразові непов’язані з результатом роботи).

Особливі випадки

Якщо працювали менше 12 місяців

Беруть фактично відпрацьований період (з місяця прийому на роботу) і ділять зарплату на фактичні робочі дні. Перевірте свій розрахунок з бухгалтером – це частий джерело помилок.

Якщо змінювалась зарплата

Якщо зарплату підвищили в період після розрахункового періоду, але до виходу у відпустку, ви маєте право вимагати перерахунку коригувальним коефіцієнтом. Формула: новий оклад ÷ старий оклад. На цей коефіцієнт множиться середньоденна зарплата.

Воєнний час

З 2022 року в розрахунковий період не виключаються святкові й неробочі дні, які припали на період роботи. Це фактично знижує середньоденну зарплату – будьте уважні до новин про зміни в порядку розрахунку.

Декретна відпустка та відпустка по догляду

Виплати за час декретної відпустки й відпустки по догляду до 3 років НЕ включаються в розрахунок наступних відпускних. Період декрету просто виключається з розрахунку.

Як перевірити правильність розрахунку

Запросіть розрахунковий листок

У бухгалтерії – в ньому має бути розбиті всі складові виплати: нараховано, утримано ПДФО, утримано військовий збір, до виплати.

Звірте зарплату за 12 місяців

З банківськими виписками (надходження від роботодавця) й трудовим договором.

Перевірте формулу

Калькулятором вище або вручну. Якщо різниця більше 5% – є підстава перевірити деталі з бухгалтером.

Виявили розбіжності – до бухгалтера

Письмово, з посиланням на КЗпП ст. 21 і Постанову Кабміну №100. Зазвичай помилки виправляють після першого звернення.

Якщо не реагують – Держпраця

Скарга на сайті dsp.gov.ua або особисто у територіальне управління.

Помилки бухгалтерії, на які треба звернути увагу

  • Не включили премію за місяць виплати. Часта помилка – премію за квартал включають тільки в той місяць, у якому вона нарахована, забуваючи додати до середньоденної зарплати.
  • Не зробили коригування при підвищенні зарплати. Якщо оклад підняли – ви маєте право на перерахунок.
  • Розрахували від «голого» окладу. Доплати, надбавки, премії теж входять у розрахунок.
  • Виплатили в день початку відпустки. Має бути за 3 дні ДО.
  • Утримали з нарахованої суми ЄСВ. ЄСВ з відпускних утримує тільки роботодавець (22%), з вашої зарплати – ні. На руки утримується 18% ПДФО + 5% військового збору.
  • Не порахували компенсацію за невикористану відпустку при звільненні з відпустки.

Деталізована формула середньоденної зарплати у 2026 році

Базова формула виглядає простою, але на практиці саме етап обчислення середньоденної зарплати дає найбільше похибок. Згідно з Порядком, затвердженим Постановою Кабміну №100, береться сукупний заробіток за останні 12 повних календарних місяців перед місяцем виходу у відпустку. Ця сума ділиться на кількість календарних днів періоду, з якої віднімаються святкові й неробочі дні, встановлені статтею 73 КЗпП. Результат і є середньоденна зарплата, на яку потім множиться кількість днів відпустки.

У 2026 році важливо тримати в голові кілька орієнтирів. Мінімальна зарплата становить 8647 грн, прожитковий мінімум для працездатних осіб – 3028 грн, а сума ЄСВ, яку роботодавець нараховує понад зарплату працівника, дорівнює 1902,34 грн на місяць (22 відсотки від мінімалки). Якщо ваша фактична зарплата нижча за мінімальну, роботодавець усе одно зобовязаний нарахувати відпускні не менше ніж від рівня мінімалки за повністю відпрацьований місяць. Це базовий запобіжник, який часто ігнорують у малих компаніях.

Ключові складові, які формують середньоденну зарплату, варто розкласти окремо, щоб ви могли самостійно звірити кожен рядок розрахункового листка:

  • Сукупний заробіток за 12 місяців. Це не тільки оклад, а й усі регулярні доплати, надбавки та виробничі премії, нараховані у відповідних місяцях.
  • Календарні дні періоду. Зазвичай це 365 днів, але у високосний рік – 366. Саме повна календарна кількість, а не робочі дні.
  • Святкові та неробочі дні. Їх віднімають від загальної кількості календарних днів періоду. У стандартному році це близько 11 днів.
  • Виключені періоди. Дні, коли працівник не працював і за ним не зберігався заробіток (лікарняні, відпустка за свій рахунок), виключаються разом із відповідними сумами.

Підставивши власні цифри, ви отримаєте середньоденну зарплату, від якої відштовхується вся подальша математика. Якщо результат бухгалтерії відрізняється від вашого більш ніж на кілька гривень за день, це привід уважно переглянути, які саме виплати потрапили або не потрапили у сукупний заробіток за рік.

Приклади розрахунку для різних рівнів зарплати

Щоб теорія стала наочною, нижче наведено три приклади з різними рівнями доходу, актуальними для 2026 року. Для всіх використано стандартний розрахунковий період у 354 оплачуваних календарних дні (365 мінус 11 святкових) і відпустку тривалістю 24 календарні дні. Памятайте, що з нарахованої суми утримується ПДФО 18 відсотків і військовий збір 5 відсотків, тобто на руки працівник отримує 77 відсотків нарахованого.

Зарплата на місяць Заробіток за рік Середньоденна Нараховано за 24 дні На руки після податків
8647 грн (мінімалка) 103 764 грн 293,12 грн 7034,88 грн 5416,86 грн
15 000 грн 180 000 грн 508,47 грн 12 203,28 грн 9396,53 грн
25 000 грн 300 000 грн 847,46 грн 20 339,04 грн 15 661,06 грн

Зверніть увагу на приклад із мінімальною зарплатою. Навіть при доході 8647 грн працівник за 24 дні відпустки отримує понад пять тисяч гривень на руки, бо відпускні рахуються від річного заробітку, а не від однієї місячної виплати. Окремо нагадаємо: ЄСВ у розмірі 1902,34 грн на місяць сплачує роботодавець понад нараховану зарплату, і ця сума ніколи не утримується з кишені працівника. Якщо в розрахунковому листку ви бачите рядок ЄСВ як вирахування з вашої суми – це груба помилка, яку треба негайно оскаржити.

Для зарплати 25 000 грн різниця між нарахованим і отриманим становить майже 4700 грн – це і є сукупний податок 23 відсотки. Знаючи ці пропорції, ви за хвилину перевірите будь-який власний розрахунок: помножте середньоденну на кількість днів, відніміть 23 відсотки і порівняйте з тим, що надійшло на картку.

Строки виплати та типові помилки бухгалтерії

Закон «Про відпустки» у статті 21 встановлює чітке правило: відпускні мають бути виплачені не пізніше ніж за три календарні дні до початку відпустки. Це не рекомендація, а імперативна норма. Якщо гроші не надійшли вчасно, працівник має повне право перенести відпустку на інший період зі збереженням повної оплати. Щоб не плутатися у строках і діях, дотримуйтесь простого алгоритму перевірки.

Подайте заяву завчасно

Оптимально – за два тижні до бажаної дати, щоб бухгалтерія встигла зробити розрахунок і провести виплату у встановлений триденний строк.

Дочекайтесь надходження за 3 дні

Відлік ведеться у календарних, а не робочих днях. Якщо третій день припадає на вихідний, виплата має бути проведена раніше.

Звірте суму з власним розрахунком

Використайте формулу й приклади вище. Розбіжність понад кілька гривень за день – сигнал перевірити складові заробітку.

Зафіксуйте порушення письмово

Якщо строк зірвано, подайте заяву про перенесення відпустки з посиланням на статтю 21. Зберігайте копію з відміткою про реєстрацію.

Тепер про найпоширеніші помилки, які допускають бухгалтери і через які працівники недоотримують кошти. Більшість із них типові й легко виявляються при уважній звірці:

  • Розрахунок від голого окладу. До сукупного заробітку забувають додати постійні надбавки, доплати за стаж і виробничі премії, через що середньоденна виходить заниженою.
  • Ігнорування коефіцієнта підвищення. Якщо у розрахунковому періоді зростав посадовий оклад по всьому підрозділу, попередні місяці треба скоригувати на відповідний коефіцієнт.
  • Неправильна кількість днів періоду. Замість календарних днів інколи беруть робочі, що повністю спотворює середньоденну зарплату.
  • Утримання ЄСВ із працівника. ЄСВ у сумі 1902,34 грн на місяць – це витрата роботодавця понад зарплату, а не вирахування з відпускних.
  • Виплата в день початку відпустки. Пряме порушення триденного строку, за яке передбачена відповідальність роботодавця.
  • Заниження до рівня мінімалки. За повністю відпрацьований місяць база не може бути нижчою за 8647 грн, навіть якщо фактична виплата була меншою.

Якщо ви виявили хоча б одну з цих помилок, спершу зверніться до бухгалтерії письмово з конкретним розрахунком. У переважній більшості випадків суму перераховують після першого звернення, адже норми тут однозначні й не залишають простору для трактувань.

Питання та відповіді

Грошова компенсація замість основної 24-денної відпустки – тільки при звільненні (за всі невикористані дні). У межах звичайної роботи відпустку треба використовувати днями. Понад 24 дні (якщо ваша відпустка довша – додаткові 11 і більше) – можна замінити на гроші за заявою.

Ви маєте право не йти у відпустку до отримання коштів. За затримку також передбачена компенсація працівнику – у розмірі індексу інфляції за період затримки.

Формула розрахунку однакова. Різниця лише в зарплаті та кількості днів відпустки (для деяких категорій – 28+ днів за законом: педагоги, інваліди, неповнолітні).

Так, відпускні – частина оподатковуваного доходу, з них сплачується ЄСВ. Період оплачуваної відпустки враховується в страховий стаж і впливає на майбутню пенсію.

Святкові й неробочі дні не зараховуються в кількість днів відпустки. Якщо у вашу відпустку потрапило свято – вам додається один день. Тобто фактично відпочиваєте на день довше.

Так. Один з блоків має бути не менше 14 календарних днів підряд. Решту можна розбити на менші частини за погодженням з роботодавцем.

Так. Утримується ПДФО 18% + військовий збір 5% (разом 23%). Роботодавець сам утримує й перераховує податки – вам приходять «чисті» гроші на руки.

Закон забороняє звільнення з ініціативи роботодавця під час щорічної відпустки (крім ліквідації підприємства). Якщо це сталось – оскаржуйте в суді протягом 1 місяця.

Висновок

Відпускні – не «бонус від компанії», а законна виплата за вашою формулою. Завжди перевіряйте розрахунок: бухгалтерські помилки – типова річ, особливо в дрібних компаніях. Калькулятор вище дає приблизний орієнтир (точну суму завжди рахує бухгалтер за фактичним графіком роботи). Виплата має надійти за 3 дні до відпустки – інакше відпустку можна відкласти. Якщо роботодавець систематично порушує – Держпраця й суд.

Джерела

  1. Закон «Про відпустки»: zakon.rada.gov.ua
  2. Постанова Кабміну №100 «Про обчислення середньої зарплати»: zakon.rada.gov.ua
  3. Кодекс законів про працю України: zakon.rada.gov.ua

Поширені помилки при розрахунку відпускних і як їх уникнути

Навіть досвідчені бухгалтери припускаються неточностей під час нарахування відпускних, бо формула вимагає врахувати багато факторів: премії, лікарняні, підвищення окладу. Помилка у середньоденному заробітку автоматично спотворює всю суму до виплати. Нижче зібрано типові промахи, які найчастіше призводять до перерахунків і претензій з боку працівників.

  • Неправильний розрахунковий період. Беруть не 12 календарних місяців, що передують місяцю відпустки, а календарний рік або довільні місяці. Якщо стаж менший за рік, період рахують з першого числа місяця після працевлаштування.
  • Включення зайвих днів. З розрахунку треба виключати святкові та неробочі дні, встановлені статтею 73 КЗпП. У 2026 році їх 11, і кожен такий день зменшує дільник у формулі.
  • Помилки з лікарняними та відпустками. Час, коли працівник був на лікарняному чи в попередній відпустці, та відповідні виплати виключають із розрахунку середнього заробітку, інакше сума буде заниженою.
  • Ігнорування підвищення окладу. Якщо в розрахунковому періоді зросла тарифна ставка по підприємству, заробіток за попередні місяці потрібно скоригувати на коефіцієнт підвищення.
  • Округлення в гіршу сторону. Середньоденний заробіток не можна штучно округляти вниз, бо це пряме заниження виплати працівникові.

Нюанси розрахунку у 2026 році з прикладами

Базою для багатьох обмежень у 2026 році залишаються мінімальна заробітна плата 8647 грн і прожитковий мінімум для працездатних осіб 3028 грн. Ці показники впливають на нижню межу середньоденного заробітку: якщо обчислена сума виявиться меншою за денний еквівалент мінімалки, виплату треба підтягнути до законодавчого мінімуму.

Показник Значення 2026 Як впливає на відпускні
Мінімальна зарплата 8647 грн Нижня межа середнього заробітку за місяць
Прожитковий мінімум 3028 грн Орієнтир для соцвиплат і доплат
Дні розрахунку 365 мінус святкові Дільник у формулі середньоденного заробітку

Розгляньмо приклад. Працівник за 12 місяців отримав 180000 грн заробітку, що враховується. Кількість календарних днів у періоді становить 365 мінус 11 святкових, тобто 354 дні. Середньоденний заробіток дорівнює 180000 поділити на 354, що становить приблизно 508,47 грн. За 24 дні щорічної відпустки сума відпускних складе 508,47 помножити на 24, тобто близько 12203 грн до оподаткування.

  • Перевірка мінімуму. Денний еквівалент мінзарплати 8647 грн орієнтовно 284 грн, тож обчислені 508 грн вище межі і коригування не потрібне.
  • Податки. Із відпускних утримують ПДФО 18 відсотків і військовий збір, тому на руки працівник отримує меншу суму, ніж нарахована.
  • Перехідна відпустка. Якщо відпустка припадає на два місяці, відпускні все одно рахують за єдиним середньоденним заробітком, а не діляться за місяцями.

Що робити при відмові у виплаті або затримці відпускних

За статтею 21 Закону про відпустки відпускні виплачують не пізніше ніж за три дні до початку відпустки. Якщо роботодавець порушує цей строк, працівник має право перенести відпустку на інший період, узгоджений із керівництвом. Затримка виплати є підставою для звернення до контролюючих органів і стягнення компенсації.

Зафіксуйте порушення

Подайте письмову заяву на ім’я керівника з вимогою виплатити відпускні та збережіть копію з відміткою про реєстрацію.

Зверніться до Держпраці

Подайте скаргу до Державної служби з питань праці особисто, поштою або через електронні сервіси з описом ситуації та доказами.

Захистіть права в суді

Якщо досудове врегулювання не допомогло, подайте позов до суду про стягнення заборгованості разом із компенсацією за затримку.

  • Строк виплати. Три календарні дні до початку відпустки, інакше працівник може вимагати її перенесення.
  • Компенсація за затримку. При несвоєчасній виплаті нараховують компенсацію втрати частини доходу з урахуванням індексу інфляції.
  • Доказова база. Зберігайте розрахункові листки, наказ про відпустку та копії заяв, бо саме вони підтверджують суму і факт порушення строків.
  • Звернення до профспілки. Якщо на підприємстві діє профспілка, вона може представляти інтереси працівника в переговорах із роботодавцем.
МК
Марія Коваленко
Редактор з адмінпослуг · 10 років практики

Перевіряє кожен матеріал за офіційними джерелами - gov.ua, Дія, ДПС, ПФУ - й оновлює статті, коли змінюються норми. Матеріали мають інформаційний характер і не замінюють індивідуальної юридичної консультації. Про редакцію →