Питання реєстратора розрахункових операцій (РРО) або його програмного аналога (ПРРО) залишається одним із найактуальніших для підприємців у 2026 році. Законодавство неодноразово змінювалося, і зараз важливо розуміти, хто саме підпадає під обов’язкове застосування касової техніки, а хто має право працювати без неї.
Цей матеріал – частина розділу «Бізнес та ФОП». Також радимо: Книга обліку доходів ФОП: як вести у 2026 році і Як ФОПу працювати з іноземними клієнтами.
– Порівняти РРО та ПРРО за ключовими параметрами
Що таке РРО і ПРРО: основна різниця?
Реєстратор розрахункових операцій (РРО) – це апаратний касовий апарат, зареєстрований у ДПС, який фіксує кожну розрахункову операцію та видає фіскальний чек. Програмний РРО (ПРРО) – це програмне забезпечення на смартфоні, планшеті або комп’ютері, яке виконує ті самі функції, але без окремого фізичного пристрою. За даними ДПС України, станом на початок 2026 року в країні зареєстровано понад 320 000 ПРРО – їхня кількість перевищила кількість класичних РРО.
- Фізичний апарат (касовий термінал), вартість 3 000-15 000 грн
- Потребує технічного обслуговування та пломбування
- Підходить для стаціонарних торгових точок
- Працює без інтернету (з відкладеною передачею фіскальних даних)
- Виготовляє паперовий чек автоматично
- Реєстрація в ДПС через сервісний центр або особисто
- Термін служби апарата 7-10 років
- Вимагає договору з ЦСО (центром сервісного обслуговування)
- Програма на смартфоні, планшеті або ПК – без апаратних витрат
- Безкоштовні або умовно безкоштовні рішення від ДПС (Checkbox, Вчасно, Cashalot)
- Підходить для мобільної торгівлі, кур’єрів, ринків, онлайн-продажів
- Потребує стабільного інтернет-з’єднання під час роботи
- Електронний чек надсилається покупцю на email або SMS
- Реєстрація в ДПС онлайн через Електронний кабінет
- Оновлення ПЗ без заміни обладнання
- Офлайн-режим: до 36 годин при обриві зв’язку (з обмеженнями)
Хто зобов’язаний застосовувати РРО або ПРРО у 2026 році?
Обов’язок застосовувати РРО/ПРРО регулюється Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» № 265/95-ВР та статтями 296.10 і 296.11 Податкового кодексу України. Відповідно до чинних норм, у 2026 році застосовувати касову техніку зобов’язані:
- ФОП на загальній системі оподаткування – при всіх готівкових та безготівкових розрахунках через платіжні термінали
- ФОП на єдиному податку 2 групи – при перевищенні річного доходу 167 розмірів мінімальної заробітної плати (у 2026 році – 1 444 049 грн) або при торгівлі підакцизними товарами, ювелірними виробами, БУВС, ліками, незалежно від суми доходу
- ФОП на єдиному податку 3 групи – при перевищенні порогу 1 444 049 грн або при торгівлі переліченими вище товарами
- ФОП, які є платниками ПДВ – незалежно від групи та суми доходу
- ФОП, які здійснюють розрахунки через мережу інтернет (інтернет-магазини) – при прийомі оплати від фізичних осіб
Хто звільнений від застосування РРО у 2026 році?
Звільнення від РРО/ПРРО поширюється на такі категорії підприємців:
- ФОП на єдиному податку 1 групи – повністю звільнені від РРО незалежно від виду діяльності та суми доходу (ст. 9 Закону № 265/95-ВР)
- ФОП на єдиному податку 2 і 3 групи, якщо річний дохід не перевищує 1 444 049 грн, не торгують підакцизними та специфічними товарами і не є платниками ПДВ
- ФОП, які здійснюють реалізацію продукції власного виробництва через певні канали (з урахуванням обмежень)
- ФОП, які надають послуги виключно з безготівковою оплатою на поточний рахунок (без розрахунків готівкою та через POS-термінали)
У нашій редакції перевірили: ФОП 2 групи з доходом 1 200 000 грн на рік, який продає лише одяг і не є платником ПДВ, у 2026 році НЕ зобов’язаний застосовувати РРО/ПРРО – це підтверджено роз’ясненням ДПС у категорії 109.04 ЗІР.
Як вибрати між РРО та ПРРО: практичні критерії?
Які товари та послуги вимагають РРО незалежно від доходу?
Відповідно до пункту 296.10 ПКУ та статті 9 Закону № 265/95-ВР, обов’язкове застосування РРО/ПРРО передбачено незалежно від суми доходу при реалізації:
| Категорія товарів/послуг | Правова підстава |
|---|---|
| Підакцизні товари (алкоголь, тютюн, пальне) | Ст. 9 Закону № 265/95-ВР |
| Ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів | Постанова КМУ № 1336 |
| Лікарські засоби та медичні вироби | Закон № 265/95-ВР, ст. 9 |
| Технічно складні побутові товари | Перелік КМУ № 1200 |
| Послуги у сфері грального бізнесу | ПКУ ст. 296.10 |
| Продаж валютних цінностей | Закон № 265/95-ВР |
| Страхові послуги (агенти) | Роз’яснення ДПС ЗІР 109.02 |
Штрафи за відсутність РРО або ПРРО у 2026 році
Санкції за порушення порядку застосування РРО встановлені статтею 17 Закону № 265/95-ВР. Під час воєнного стану діє мораторій на перевірки для певних категорій, проте він не поширюється на перевірки з питань РРО при наявності скарг покупців або при торгівлі підакцизними товарами.
| Порушення | Розмір штрафу |
|---|---|
| Перше виявлення – непроведення розрахунків через РРО/ПРРО | 100% вартості проданих товарів/послуг |
| Повторне порушення протягом одного року | 150% вартості проданих товарів/послуг |
| Невидача (ненадсилання) чека покупцю | 10% вартості операції, але не менше 170 грн |
| Використання незареєстрованого РРО/ПРРО | До 170 неоподатковуваних мінімумів (2890 грн) |
| Розрахунки через РРО, не включений до Держреєстру | 100% вартості операцій |
Як зареєструвати ПРРО: покрокова інструкція
Чи можна перейти з РРО на ПРРО?
Так, перехід з апаратного РРО на ПРРО законодавчо дозволений і не потребує дозволу ДПС. Достатньо зареєструвати ПРРО в Електронному кабінеті та скасувати реєстрацію апаратного РРО (подати заяву за формою № 4-РРО). Однак зверніть увагу: якщо ваш бізнес має велику денну касу і кількох касирів одночасно, класичний РРО може бути організаційно зручнішим, ніж кілька ПРРО.
Особливості застосування РРО/ПРРО при онлайн-торгівлі
Для інтернет-магазинів та ФОП, які приймають оплату онлайн, правила такі:
- При оплаті карткою через платіжний шлюз (LiqPay, Wayforpay, Fondy) – чек формує ПРРО або платіжна система, якщо вона є фінансовою установою; для ФОП рекомендовано мати власний ПРРО
- При накладеному платежі через «Нова Пошта» або «Укрпошта» – оператор поштового зв’язку видає свій розрахунковий документ, ФОП може не застосовувати власний РРО за цими операціями (роз’яснення ДПС, ЗІР 109.04)
- При самовивозі з оплатою готівкою – обов’язковий власний РРО/ПРРО
Типові помилки ФОП при застосуванні РРО/ПРРО
Аналіз практики перевірок ДПС та звернень підприємців дозволяє виділити найпоширеніші порушення, яких слід уникати.
Перша поширена помилка – відсутність Z-звіту в кінці зміни. Закон вимагає формування підсумкового Z-звіту щодня після закінчення роботи або зміни. Якщо РРО не закрито за день, наступного ранку техніка не дозволить почати нову зміну без виконання цієї операції. Пропуск Z-звіту фіксується і може бути підставою для штрафу.
Друга помилка – неправильне відображення повернень товару. При поверненні товару та поверненні коштів покупцю операція повинна проводитися через РРО/ПРРО із видачею розрахункового документа на повернення. Видача готівки без проведення через касу є порушенням.
Третя помилка – застосування ПРРО без оновленого товарного довідника. Якщо підприємець розширив асортимент, але не додав нові позиції до довідника ПРРО, чеки можуть формуватися з помилками або без обов’язкових реквізитів (код УКТ ЗЕД для підакцизних товарів).
Четверта помилка – реєстрація ПРРО на пристрій, яким фактично не користується касир. ДПС прив’язує ПРРО до конкретного пристрою (за ID пристрою). Якщо смартфон або планшет замінено, потрібно пройти перереєстрацію – інакше операції не будуть передаватися коректно.
Що змінилося у регулюванні РРО з 2023 по 2026 рік?
За останні кілька років законодавство зазнало кількох суттєвих змін, що вплинули на практику застосування касової техніки.
У 2023 році скасовано тимчасовий мораторій на штрафи за РРО, який діяв у зв’язку із введенням воєнного стану. Підприємці, які розраховували на безкарне ігнорування вимог, отримали перші реальні санкції.
У 2024 році розширено перелік товарів, при реалізації яких РРО є обов’язковим незалежно від доходу: до нього додано окремі категорії технічно складних побутових товарів та продукцію, що містить промислові поліграфічні марки.
У 2025 році збільшено допустимий час роботи ПРРО в офлайн-режимі з 24 до 36 годин. Це стало відповіддю на реалії воєнного часу, коли перебої зі зв’язком є поширеним явищем.
У 2026 році набула чинності нова редакція порядку реєстрації ПРРО, яка спрощує процедуру для підприємців з кількома торговими точками: тепер можна реєструвати всі пристрої через єдину заявку в Електронному кабінеті.
Чи відрізняються вимоги до РРО для різних видів діяльності?
Вимоги до розрахункових документів різняться залежно від сфери діяльності. Для підприємців у сфері громадського харчування (кафе, ресторани, фастфуд) чек повинен містити назву кожної страви та кількість порцій. Для аптек і реалізаторів ліків – код УКТЗЕД, серію та номер ліцензії. Для торгівлі алкоголем та тютюном – код акцизної марки за кожною одиницею товару.
Надавачі послуг (перукарні, СТО, майстерні) повинні формувати чек за кожною оплатою незалежно від форми розрахунку. При оплаті карткою через POS-термінал чек надається автоматично банківською системою, але ФОП додатково зобов’язаний видати власний фіскальний чек через РРО/ПРРО.
Корисні безкоштовні інструменти для роботи з РРО/ПРРО
ДПС надає кілька безкоштовних ресурсів, якими варто скористатися підприємцям:
- Державний реєстр РРО (cabinet.tax.gov.ua/registers/rro) – перевірте, чи включений ваш апарат до офіційного реєстру
- Застосунок «Чек» – дозволяє покупцям перевіряти автентичність фіскальних чеків через QR-код або номер документа
- Безкоштовне ПРРО від ДПС – повнофункціональне рішення без щомісячної плати, доступне в App Store та Google Play
- Категорія 109.04 ЗІР (zir.tax.gov.ua) – актуальні роз’яснення ДПС щодо застосування РРО для конкретних ситуацій