Електронний підпис у 2026 році перестав бути екзотикою для бухгалтерів і перетворився на щоденний інструмент кожного українця. Через нього подають декларації, реєструють ФОП, підписують договори оренди, отримують довідки з Пенсійного фонду, голосують у “Дії” за петиції та навіть оформлюють шлюб. За даними Міністерства цифрової трансформації, понад 22 мільйони громадян мають принаймні один із видів електронного підпису, а кількість документів, підписаних КЕП через “Дію.Підпис”, перевищила 180 мільйонів. Цей гайд розбирає, які саме види підпису існують в Україні станом на 2026 рік, чим відрізняються КЕП, УЕП і простий електронний підпис, де їх отримати безкоштовно та як правильно підписати PDF, Word чи XML-файл, щоб документ прийняли в суді, банку та податковій.

У розділі «Держпослуги (Дія)» читайте також єМалятко: усі документи новонародженого та як подати декларацію про доходи через Дію.

22 млнукраїнців мають КЕП
0 грнпідпис через “Дію”
2 рокитермін дії сертифіката

Що таке електронний підпис і навіщо він потрібен

Електронний підпис (ЕП) – це набір електронних даних, які додаються підписувачем до інших електронних даних і використовуються ним для ідентифікації та підтвердження цілісності документа. Правове регулювання визначає Закон України “Про електронні довірчі послуги” № 2155-VIII, який імплементує європейський регламент eIDAS. Простими словами: ЕП замінює рукописний підпис і печатку, має ту саму юридичну силу, що й паперовий аналог, і приймається судами, банками, нотаріусами, державними реєстрами без жодних застережень.

У 2026 році електронний підпис потрібен фактично всім: фізичним особам – для подання декларації про доходи, отримання витягу з реєстру нерухомості, реєстрації бізнесу, оформлення податкової знижки; підприємцям – для звітності в ДПС, ПФУ, Держстат, підписання контрактів з контрагентами; бухгалтерам – для роботи з системами “M.E.Doc”, “Вчасно”, “Соната”; юристам – для подання позовів через “Електронний суд” і реєстрації корпоративних змін.

  • Юридична сила. Стаття 18 Закону № 2155-VIII прирівнює КЕП до власноручного підпису без будь-яких додаткових умов.
  • Цілісність документа. Підпис фіксує зміст файлу на момент підписання. Будь-яка зміна після цього робить підпис недійсним і це видно під час перевірки.
  • Ідентифікація особи. Сертифікат містить ПІБ, РНОКПП або ЄДРПОУ, тож одержувач достеменно знає, хто підписав.
  • Час підписання. Через позначку часу (TSP) фіксується точна хвилина накладення підпису, що критично для договорів і тендерів.
  • Безконтактність. Можна підписати документ з телефону за хвилину, не виходячи з дому і не йдучи до нотаріуса.

Згідно зі ст. 18 Закону України «Про електронні довірчі послуги» № 2155-VIII, кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний, без додаткових умов. За даними Міністерства цифрової трансформації, понад 22 мільйони українців мають принаймні один вид електронного підпису, а кількість документів, підписаних через Дія.Підпис, перевищила 180 мільйонів.

Редакція Lexoft підписує документи через Дія.Підпис щотижня: активація займає кілька хвилин, а саме підписання – лічені секунди прямо зі смартфона.

Які види електронного підпису діють в Україні 2026?

Український закон виділяє три рівні електронного підпису: простий електронний підпис (ПЕП), удосконалений електронний підпис (УЕП) і кваліфікований електронний підпис (КЕП). Окремо існує електронна печатка – аналог підпису для юридичних осіб. Розрізняти їх обов’язково, бо для подання звіту в податкову УЕП не підійде, потрібен лише КЕП.

Простий електронний підпис – це, наприклад, введення коду з СМС під час оплати картою або галочка “Я погоджуюся” в інтернет-магазині. Він підтверджує намір особи, але не гарантує її ідентифікації криптографічними методами. Удосконалений підпис уже використовує криптографію, прив’язаний до підписувача, але створюється на звичайному носії без кваліфікованого сертифіката. Кваліфікований електронний підпис – найвищий рівень: створюється на захищеному носії (токен, хмара, “Дія.Підпис”), сертифікат видає кваліфікований надавач електронних довірчих послуг (КНЕДП), включений до Довірчого списку на сайті ЦЗО (czo.gov.ua).

  • ПЕП. Найпростіший. СМС-коди, паролі, скан рукописного підпису. Підходить для побутових операцій, але не для офіційних документів.
  • УЕП. Криптографічний підпис без кваліфікованого сертифіката. Прийнятний у внутрішньому документообігу компанії.
  • КЕП. Повноцінний аналог рукописного підпису. Обов’язковий для державних реєстрів, судів, банків, тендерів Prozorro, податкової звітності.
  • Електронна печатка. Підтверджує походження документа від юридичної особи. Видається на ЄДРПОУ компанії.
  • Мобільний ID. Сертифікат записується безпосередньо на SIM-картку. Працює навіть на кнопковому телефоні. Послугу надають “Київстар”, “Vodafone Україна”, “lifecell”.

Розрізнення КЕП на токені і “Дія.Підпис”


КЕП на захищеному носії (токен, смарт-картка) – класичний варіант для бухгалтерів і юристів. Сертифікат записується на USB-пристрій типу “Алмаз-1К”, “Кристал-1”, “Гряда-301”, “Avtor SecureToken-338”. Ціна носія – від 750 до 1800 грн, термін служби – 5-7 років. Сертифікат видається на 1-2 роки. Підходить для роботи з товстими клієнтами (“M.E.Doc”, “iFin”), а також у випадках, коли політика безпеки компанії забороняє хмарні підписи. Мінус – потрібно носити токен із собою і встановлювати драйвери (libpkcs11, IIT Бібліотека User ЦСК).

“Дія.Підпис” – кваліфікований електронний підпис, який зберігається на захищеному сервері Дії. Доступний кожному, хто має паспорт у “Дії” (з 14 років). Не потребує токена, драйверів і не прив’язаний до конкретного комп’ютера. Підписати документ можна з телефону за 30 секунд: відкрити застосунок, обрати “Дія.Підпис”, відсканувати QR-код на сайті, ввести пароль, підтвердити Face ID. Видається безкоштовно, термін дії – 1 рік з автоматичним продовженням. Приймається податковою, Prozorro, “Електронним судом”, банками. Не підходить лише для деяких корпоративних систем, які працюють виключно з апаратним носієм.

Де отримати кваліфікований електронний підпис

У 2026 році в Україні працює близько 20 акредитованих надавачів електронних довірчих послуг. Повний перелік оприлюднено на сайті Центрального засвідчувального органу czo.gov.ua у розділі “Довірчий список”. Серед безкоштовних варіантів – КНЕДП ДПС, КНЕДП Мін’юсту, КНЕДП Державної казначейської служби, “Дія.Підпис”. Серед платних – “Приват24”, “Ощад24/7”, “ПУМБ”, “MasterKey”, “IIT”, “Київстар Мобільний ID”. Безкоштовні підписи нічим не гірші за платні – юридична сила однакова.

  • “Дія.Підпис”. diia.gov.ua. Безкоштовно, дистанційно, через застосунок. Найшвидший варіант.
  • КНЕДП ДПС. ca.tax.gov.ua. Безкоштовно для фізосіб і ФОП. Потрібно прийти в ЦОП ДПС з паспортом і ідентифікаційним кодом.
  • “Приват24”. Безкоштовно для клієнтів ПриватБанку. Видається онлайн через банкінг за 5 хвилин. Зберігається у файлі.
  • “Ощад24/7”. Безкоштовно клієнтам Ощадбанку. Хмарне зберігання, термін дії – 2 роки.
  • КНЕДП Мін’юсту. ca.informjust.ua. Видає підписи для державних службовців і нотаріусів. Безкоштовно за умови наявності трудових відносин.
  • Мобільний ID. 99 грн на місяць у “Київстар”. Підпис записано на SIM, не потрібен смартфон з біометрією.

Покрокова інструкція: як отримати КЕП через “Дію”

Крок 1. Встановити “Дію”

Завантажте застосунок “Дія” з App Store або Google Play. Зареєструйтеся за номером телефону, на який оформлено картку банку з вашим РНОКПП. Підтвердьте особу через BankID або відеоідентифікацію.

Крок 2. Додати паспорт

У розділі “Документи” додайте паспорт громадянина України (ID-картку або закордонний). Без цифрового паспорта “Дія.Підпис” сформувати неможливо. Якщо документа немає, оновіть біометричний паспорт у ДМС (dmsu.gov.ua).

Крок 3. Перейти у “Дія.Підпис”

На головному екрані оберіть “Меню” – “Дія.Підпис”. При першому запуску система запропонує згенерувати ключову пару. Натисніть “Створити”.

Крок 4. Створити пароль

Придумайте пароль із 6 цифр (PIN). Він знадобиться щоразу під час підписання. Запам’ятайте його – відновити неможливо, лише перевипустити підпис.

Крок 5. Підтвердити Face ID

“Дія” виконає фотопорівняння вашого обличчя зі знімком у паспорті. Відкрийте камеру, поверніть голову за підказками, моргніть. Процедура триває 10-15 секунд.

Крок 6. Отримати сертифікат

За кілька секунд сертифікат буде сформовано і збережено на сервері КНЕДП Дія. Ви побачите статус “Активний” і термін дії 1 рік. Підпис готовий до використання.

Крок 7. Перевірити підпис

Відкрийте sign.diia.gov.ua, завантажте будь-який тестовий PDF, натисніть “Підписати”, відскануйте QR-код через “Дія.Підпис”. Якщо документ скачується із суфіксом “.p7s” – усе працює.

Документи і тарифи КНЕДП 2026

Надавач Тип носія Термін Ціна Хто може отримати
“Дія.Підпис” Хмарний 1 рік 0 грн Фізособи з 14 років
КНЕДП ДПС Файл / токен 2 роки 0 грн Фізособи, ФОП, юрособи
“Приват24” Файл 2 роки 0 грн Клієнти ПриватБанку
“Ощад24/7” Хмарний 2 роки 0 грн Клієнти Ощадбанку
КНЕДП Мін’юсту Токен 2 роки 0 грн (для держслужбовців) Працівники державних органів
“IIT” Токен 1-2 роки 250-450 грн Усі
Мобільний ID “Київстар” SIM-картка 2 роки 99 грн/міс Абоненти “Київстар”
“MasterKey” Токен 2 роки 350 грн + токен Усі
Токен “Алмаз-1К” USB 5-7 років 950-1200 грн Куплення окремо

Як підписати документ у 2026 році

Підписати файл КЕП можна десятками способів – онлайн на сайті ЦЗО, через “Дію”, через “M.E.Doc”, через “Вчасно”, через “Соната”, через десктопні програми “IIT Користувач ЦСК-1” та “ЦСК Менеджер”. Найпростіший шлях для звичайного користувача – сайт sign.diia.gov.ua або czo.gov.ua/sign. Обидва безкоштовні, не вимагають реєстрації і працюють у браузері.

  • PDF-документи. Підписуються форматом PAdES (вбудований у PDF підпис, видно в Adobe Reader) або CAdES (окремий файл .p7s поряд із PDF).
  • Word / Excel. Найкраще конвертувати в PDF перед підписанням. Або використовувати окремий .p7s файл.
  • XML-звіти. Підписуються форматом XAdES. Так працює “M.E.Doc” для звітності в ДПС і ПФУ (pfu.gov.ua).
  • Кілька підписувачів. Сервіс “Вчасно.ЕДО” дозволяє послідовне або паралельне підписання договорів кількома сторонами.
  • Перевірка чужого підпису. На сайті czo.gov.ua/verify завантажте файл і .p7s – сервіс покаже, хто підписав, коли і чи дійсний сертифікат.

Чек-лист: підписання документа через “Дію.Підпис”

Що зробити, щоб підписати документ за 1 хвилину

  • Перевірте, що в “Дії” активний “Дія.Підпис” зі статусом “Дійсний”
  • Відкрийте sign.diia.gov.ua на комп’ютері у браузері Chrome або Firefox
  • Перетягніть файл (PDF, Word, XML, JPG, ZIP) у вікно сайту
  • Оберіть тип підпису: PAdES для PDF або CAdES для інших форматів
  • Натисніть “Підписати” – з’явиться QR-код
  • Відкрийте “Дію” – “Дія.Підпис” – “Сканувати QR”
  • Введіть PIN, підтвердьте Face ID
  • Зачекайте 5 секунд – підписаний файл автоматично завантажиться
  • Перевірте підпис на czo.gov.ua/verify, щоб переконатися в дійсності
  • Збережіть оригінальний файл і файл підпису разом в одній теці

Часті помилки при роботі з КЕП

  • Прострочений сертифікат. Якщо термін дії минув, документ не приймуть. Поновіть підпис щонайменше за тиждень до закінчення терміну, особливо перед поданням звітності.
  • Підпис не на тому форматі. Бухгалтери інколи накладають CAdES на XML-звіт замість XAdES. Кабінет платника відхиляє файл. Уточніть вимоги системи перед підписанням.
  • Втрата PIN-коду “Дія.Підпис”. Відновлення неможливе. Доведеться видалити підпис і створити новий через біометричну ідентифікацію.
  • Підпис не з того сертифіката. Якщо ФОП має КЕП на фізособу і на ФОП, для звітності потрібен підпис ФОП із ЄДРПОУ, а не фізособи з РНОКПП.
  • Зміна файлу після підписання. Якщо в PDF додати хоча б один символ, навіть пробіл, підпис стає недійсним. Підписуйте остаточну версію.
  • Підпис на сканованій копії. Сканування паперового документа з рукописним підписом не має юридичної сили. Потрібен оригінальний електронний документ із КЕП.
  • Спроба використати ПЕП замість КЕП. СМС-код від банку не замінює кваліфікований підпис для подання декларації чи реєстрації нерухомості.

Безпека КЕП: як захистити підпис від крадіжки у 2026 році

Кваліфікований електронний підпис відкриває доступ до банківських рахунків, державних реєстрів, податкового кабінету і “Електронного суду”. Якщо зловмисники отримають ваш сертифікат разом із паролем, вони зможуть переоформити ФОП, продати квартиру через нотаріальний реєстр або взяти кредит у мікрофінансовій організації. За даними кіберполіції, у 2025 році зафіксовано понад 4200 інцидентів незаконного використання КЕП, з них 1800 завершилися фінансовими втратами. Тому правила цифрової гігієни сьогодні так само важливі, як замок на вхідних дверях.

Найвразливіший варіант з точки зору безпеки це файловий КЕП, який зберігається на жорсткому диску комп’ютера у вигляді файлу Key-6.dat або .pfx. Якщо ноутбук підхопить вірус-стілер на кшталт RedLine чи Lumma, зловмисники отримають і файл, і пароль, який ви вводили у клавіатурі. Тому юристи й бухгалтери, які працюють з великими сумами, переходять на апаратні токени або хмарні рішення з біометрією. Файлові ключі допустимі лише для фізосіб, що подають декларацію раз на рік з домашнього комп’ютера, на якому встановлено антивірус і не качаються неперевірені програми.

Хмарний “Дія.Підпис” вважається найбезпечнішим побутовим варіантом, бо ключ зберігається на серверах КНЕДП Дія, захищених стандартом ISO 27001, а доступ контролюється Face ID або Touch ID. Навіть якщо хтось отримає ваш телефон і знатиме PIN, без вашого обличчя застосунок підпис не сформує. КЕП на токені теж надійний за умови, що носій постійно при вас, а не лежить у шухляді столу разом із наклейкою з паролем.

  • Не зберігайте файл ключа на робочому столі. Перенесіть його на захищену флешку або у зашифрований контейнер VeraCrypt. Після підписання витягуйте носій із порту USB.
  • Пароль не менше 12 символів. Комбінуйте великі та малі літери, цифри і спецсимволи. Не використовуйте дати народження, імена дітей або номер авто. Менеджери паролів Bitwarden чи KeePassXC згенерують надійний рядок за секунду.
  • Двофакторна автентифікація. Підключіть 2FA до Електронного кабінету ДПС, “Дії”, банкінгу. Без коду з застосунку Google Authenticator зайти у систему буде неможливо навіть із вкраденим підписом.
  • Окремий пристрій для бухгалтерії. Якщо ведете ФОП або юрособу, виділіть один ноутбук тільки під роботу з КЕП. На ньому не качайте ігри, торренти, не відкривайте підозрілі вкладення з пошти.
  • Перевіряйте сертифікат щомісяця. Зайдіть на czo.gov.ua/verify або у “Дію” і переконайтеся, що ваш сертифікат не скомпрометовано і не відкликано. У разі сумнівів негайно блокуйте підпис через КНЕДП.
  • Не передавайте підпис бухгалтеру. Передача токена і пароля стороннім особам це порушення закону. Якщо бухгалтер підписує звіти від вашого імені, видайте йому власний КЕП через довіреність.
  • Резервна копія сертифіката. Зробіть копію файлового ключа на зашифрованому носії, який зберігається у сейфі. Якщо ноутбук вийде з ладу, ви зможете відновити роботу за пів години.

Електронний підпис у міжнародних операціях і визнання в ЄС

З моменту приєднання України до європейського регламенту eIDAS у 2023 році український КЕП поступово отримує визнання у країнах Європейського Союзу. У 2026 році Брюссель завершив технічне підключення Довірчого списку України до загальноєвропейської системи TLBrowser. Це означає, що кваліфікований підпис, виданий українським КНЕДП, можна використовувати для підписання договорів з європейськими контрагентами, подання заяв у держоргани Польщі, Литви, Чехії та для участі у тендерах TED. Раніше для цього доводилося отримувати додатковий сертифікат у європейського надавача за 200 300 євро.

Практичне застосування цього кроку величезне для ІТ-фахівців, фрилансерів і власників бізнесу в Україні, які працюють із замовниками з ЄС. Підписання контракту на надання послуг (Service Agreement), угоди про нерозголошення (NDA), акта виконаних робіт тепер відбувається в один клік без посередників і кур’єрських служб. Файл .p7s з українським КЕП відкривається у європейських сервісах верифікації, серед яких DSS Demonstration WebApp від Європейської комісії та національні портали Польщі (mObywatel), Естонії (e-Resident). Юридично такий документ має ту саму силу, що й нотаріально завірений паперовий.

Окрема перевага стосується громадян України, які отримали тимчасовий захист у країнах ЄС. Вони продовжують вести ФОП в Україні, подавати декларації в ДПС, продовжувати оренду нерухомості, оформляти спадщину все через “Дія.Підпис” зі смартфона. Деякі європейські банки, зокрема mBank, Revolut, N26, приймають довідки з Дії, підписані КЕП, як підтвердження доходів для відкриття рахунку. Це суттєво спрощує життя релокованим українцям і скорочує бюрократичні процедури з кількох тижнів до однієї години.

  • Визнання в ЄС. Український КЕП технічно еквівалентний європейському qualified electronic signature згідно зі статтею 25 регламенту eIDAS 910/2014.
  • Перевірка у Брюсселі. Сервіс DSS Demonstration WebApp Європейської комісії показує статус “Qualified Electronic Signature” для підписів з українських КНЕДП.
  • Контракти з ЄС. Service Agreement, NDA, акти виконаних робіт підписуються українським КЕП без потреби в апостилі чи нотаріальному завіренні.
  • Тендери TED. З 2026 року українські підприємці можуть подавати тендерні пропозиції в європейські закупівлі через ted.europa.eu, використовуючи свій КЕП.
  • Закордонна звітність. Якщо ви веденте бізнес у Польщі через JDG чи Sp. z o.o., український КЕП дозволяє підписувати документи у польській системі ePUAP без додаткового профілю заявника.
  • Релокованим українцям. “Дія.Підпис” працює у будь-якій країні світу, де є інтернет. Не потрібно повертатися в Україну для подання документів чи продовження дії ФОП.
  • Двостороннє визнання. Підписи європейських громадян, видані QTSP з Польщі, Німеччини, Естонії, приймаються в українських системах czo.gov.ua/verify і sign.diia.gov.ua з відображенням повних даних підписувача.
Чи можна мати кілька КЕП одночасно?
Так, обмежень немає. Багато підприємців мають “Дія.Підпис” для побутових потреб, КЕП “Приват24” для банкінгу і КЕП на токені для “M.E.Doc”. Усі три діють паралельно, кожен має свій сертифікат і термін дії.
Що робити, якщо я загубив токен з КЕП?
Негайно зверніться до КНЕДП, який видав підпис, і подайте заяву на блокування сертифіката. Це зробить його недійсним. Після цього отримайте новий КЕП на новому носії. Якщо токеном встигли скористатися шахраї, поскаржтеся в кіберполіцію через cyberpolice.gov.ua.
Чи приймає податкова “Дія.Підпис”?
Так, з 2021 року Державна податкова служба офіційно приймає “Дія.Підпис” для подання декларацій, заяв і звітів через cabinet.tax.gov.ua. Перевірте лише, щоб у вашому “Електронному кабінеті” був прив’язаний відповідний сертифікат.
Скільки коштує КЕП у 2026 році?
Для фізичних осіб і ФОП КЕП абсолютно безкоштовний у “Дії”, в КНЕДП ДПС, у “Приват24”, “Ощад24/7”. Платні варіанти (“IIT”, “MasterKey”, “Київстар Мобільний ID”) коштують від 99 до 450 грн на рік. Окремо купується захищений носій (токен) – 750-1800 грн, але він служить 5-7 років.
Чи можна підписати документ КЕП із-за кордону?
Так. “Дія.Підпис” працює з будь-якої країни, де є доступ до інтернету і працює застосунок “Дія”. КЕП на токені теж переноситься – достатньо взяти з собою носій. Багато українців, які виїхали за кордон, продовжують вести ФОП в Україні саме завдяки можливості віддалено підписувати документи.
Чи має юридичну силу КЕП у суді?
Так, повноцінну. Стаття 18 Закону “Про електронні довірчі послуги” № 2155-VIII прирівнює КЕП до власноручного підпису. Документ із КЕП є належним доказом у будь-якому судовому процесі. Подати позов із КЕП можна через “Електронний суд” на e.court.gov.ua.
Як перевірити, чи дійсний чужий підпис?
Зайдіть на czo.gov.ua/verify, завантажте підписаний файл і файл підпису (.p7s). Сервіс покаже ПІБ підписувача, РНОКПП або ЄДРПОУ, дату і час підписання, назву КНЕДП, термін дії сертифіката і статус “Дійсний” або “Недійсний”. Аналогічний сервіс доступний на sign.diia.gov.ua у розділі “Перевірити”.
Чи можна підписати КЕП документ і потім його редагувати?
Ні. Будь-яка зміна підписаного документа автоматично анулює підпис. Якщо помітили помилку після підписання, доведеться виправити оригінал і підписати заново. Тому остаточну версію готуйте до підпису ретельно.
Що сильніше – КЕП чи нотаріус?
Юридично КЕП дорівнює власноручному підпису, але не замінює нотаріальне посвідчення. Для угод, які за законом потребують нотаріата (купівля-продаж нерухомості, шлюбний договір, заповіт), КЕП недостатньо – потрібен нотаріус. Для всіх інших угод і документів КЕП повністю еквівалентний рукописному підпису з печаткою.
МК
Марія Коваленко
Редактор з адмінпослуг · 10 років практики

Перевіряє кожен матеріал за офіційними джерелами - gov.ua, Дія, ДПС, ПФУ - й оновлює статті, коли змінюються норми. Матеріали мають інформаційний характер і не замінюють індивідуальної юридичної консультації. Про редакцію →