Оформлення дистанційної роботи за трудовим законодавством

Дистанційну роботу оформлюють шляхом внесення умови про неї до трудового договору – при прийнятті на роботу або через додаткову угоду до вже чинного договору, з виданням наказу, ознайомленням працівника з положенням про дистанційну роботу та визначенням порядку обміну результатами праці, режиму доступності й способу забезпечення технікою.

Цей матеріал – частина розділу «Трудові відносини». Також радимо: Електронна трудова книжка: як користуватися у 2026 році і Як оформити відпустку по догляду за дитиною.

– Документи та кроки одним списком

Що таке дистанційна робота за трудовим законодавством?

Дистанційна робота – це форма організації праці, за якої працівник виконує роботу поза приміщенням роботодавця, у будь-якому місці за власним вибором, з використанням інформаційно-комунікаційних технологій. Правові засади такої роботи в Україні закріплені статтею 60-2 Кодексу законів про працю, доповненою у 2021 році законом про врегулювання дистанційної та надомної праці.

Ключова ознака дистанційної роботи – працівник самостійно розподіляє робочий час у межах узгодженого загального навантаження, якщо інше не передбачено трудовим договором. Це відрізняє її від звичайної роботи в офісі, де встановлений фіксований графік, та від надомної роботи, прив’язаної до конкретного стаціонарного робочого місця вдома.

Чи можна встановити дистанційну роботу для частини колективу, а не для всього штату? Так, рішення про переведення на дистанційний формат приймається індивідуально щодо кожного працівника чи структурного підрозділу, залежно від специфіки посадових обов’язків. Роботодавець не зобов’язаний переводити на дистанційний формат увесь колектив одночасно – критерієм є характер роботи, а не бажання зрівняти умови для всіх співробітників.

Як правильно оформити перехід на дистанційну роботу?

Оформлення залежить від того, чи приймається працівник одразу на дистанційну посаду, чи переводиться на неї з офісного формату. У першому випадку умова про дистанційну роботу включається безпосередньо до тексту трудового договору при працевлаштуванні. У другому – сторони підписують додаткову угоду до чинного трудового договору, де фіксують нове місце виконання роботи, режим робочого часу та порядок комунікації.

Після підписання угоди роботодавець видає наказ про переведення працівника на дистанційну роботу з посиланням на відповідну статтю Кодексу законів про працю. Працівника ознайомлюють з наказом під підпис або, якщо на підприємстві впроваджено електронний документообіг, за допомогою кваліфікованого електронного підпису чи іншого визначеного законом засобу електронної ідентифікації.

Окремо в положенні про дистанційну роботу або безпосередньо в трудовому договорі варто прописати: конкретний режим робочого часу або порядок його самостійного розподілу працівником; спосіб і періодичність звітування про виконану роботу; канали робочої комунікації – корпоративна пошта, месенджер, система управління завданнями; порядок надання відпустки та оформлення лікарняного; умови розірвання трудового договору. Що детальніше прописані ці умови на етапі оформлення, то менше конфліктів виникає в майбутньому.

Скільки триває випробувальний строк при дистанційному працевлаштуванні?

Загальні норми Кодексу законів про працю щодо випробувального строку діють і для дистанційних працівників без винятків – до трьох місяців для більшості посад і до одного місяця для робітників. Особливість полягає лише в способі підтвердження результатів роботи: оскільки безпосереднього нагляду немає, роботодавцю варто заздалегідь визначити конкретні, вимірювані критерії оцінки – виконані завдання, звіти, KPI – і зафіксувати їх у наказі про прийняття на роботу.

Скільки часу можна працювати дистанційно без переоформлення на постійній основі? Закон не обмежує строк дистанційної роботи – вона може бути як постійною формою організації праці, так і тимчасовою, встановленою на визначений період за угодою сторін, наприклад на час ремонту офісу чи форс-мажорних обставин.

Чим дистанційна робота відрізняється від надомної?

Хоча обидва формати передбачають роботу поза офісом, закон розмежовує їх за кількома ознаками. При дистанційній роботі працівник самостійно обирає місце виконання завдань і може змінювати його без погодження з роботодавцем, тоді як при надомній роботі місце чітко визначене – конкретна адреса, зафіксована в договорі. Дистанційний працівник переважно сам розподіляє робочий час, а надомний – дотримується встановленого графіка нарівні з офісними співробітниками.

Хто забезпечує технікою і чи компенсуються витрати на інтернет?

За загальним правилом, обладнання, програмне забезпечення та засоби захисту інформації, необхідні для дистанційної роботи, надає роботодавець, якщо інше не передбачено трудовим договором. Якщо працівник використовує власну техніку та інтернет-з’єднання, роботодавець зобов’язаний виплачувати компенсацію за їх використання й знос у розмірі, погодженому сторонами та зафіксованому письмово.

На практиці розмір такої компенсації часто визначається як фіксована сума в положенні про дистанційну роботу підприємства, наприклад щомісячна виплата на покриття витрат на електроенергію та інтернет. Проаналізувавши звернення читачів, ми з’ясували, що найчастіша помилка роботодавців – усне обіцяння компенсації без письмового закріплення суми, через що працівники згодом не можуть довести право на цю виплату.

Чи оподатковується компенсація за використання власної техніки? Так, за загальним правилом така виплата входить до загального оподатковуваного доходу працівника і оподатковується так само, як заробітна плата, якщо законодавство прямо не передбачає винятку для конкретного виду компенсації. Тому при розрахунку “чистої” суми, яку отримає працівник на руки, роботодавцю варто одразу враховувати податок на доходи фізичних осіб і військовий збір.

Що робити, якщо роботодавець вимагає повернутися в офіс?

Якщо умова про дистанційну роботу була узгоджена і закріплена в трудовому договорі чи додатковій угоді, роботодавець не може в односторонньому порядку скасувати цю умову без згоди працівника – це вважається зміною істотних умов праці. Про такі зміни працівника необхідно попередити письмово не пізніш як за два місяці, з поясненням причин, пов’язаних зі змінами в організації виробництва чи праці.

Якщо працівник не погоджується продовжувати роботу в нових умовах, трудовий договір припиняється за пунктом 6 статті 36 Кодексу законів про працю з виплатою вихідної допомоги в розмірі, встановленому колективним договором, але не менше середнього місячного заробітку.

Чи можна оскаржити таке звільнення в суді? Так, якщо працівник вважає, що зміна умов праці не була пов’язана з реальними змінами в організації виробництва, а стала прихованим способом позбутися неугодного співробітника, він має право оскаржити звільнення протягом місяця з дня вручення копії наказу. Суд перевіряє, чи справді відбулися організаційні зміни, чи дотримано процедуру письмового попередження за два місяці, і чи пропонувалися працівникові інші наявні вакансії на підприємстві.

Якщо суд визнає звільнення незаконним, працівника поновлюють на попередній посаді з виплатою середнього заробітку за весь час вимушеного прогулу, а також, за заявою працівника, суд може стягнути на його користь відшкодування моральної шкоди, завданої незаконними діями роботодавця.

Скільки українців зараз працюють дистанційно?

За даними Державної служби зайнятості, станом на початок 2026 року частка вакансій із можливістю дистанційної або гібридної роботи серед активних пропозицій на державному порталі перевищує 27 відсотків, причому найбільший попит зберігається у сфері інформаційних технологій, маркетингу та бухгалтерського обліку.

Проаналізувавши звернення читачів нашого сайту, ми зʼясували, що значна частина запитів стосується саме прикордонних ситуацій – як оформити дистанційну роботу для людини, яка виїхала за кордон, або як перевести на такий формат працівника, що переїхав до іншого регіону. У таких випадках ключовим є коректне визначення місця виконання роботи в трудовому договорі та узгодження застосовного законодавства, якщо працівник фактично перебуває поза межами України тривалий час.

Такий формат дедалі частіше обирають і роботодавці за межами столиці: можливість найняти фахівця з іншого регіону без витрат на облаштування робочого місця суттєво розширює доступний ринок праці, особливо для вузькоспеціалізованих посад, які складно закрити локально.

Скільки коштує роботодавцю перехід на дистанційний формат порівняно з утриманням офісного робочого місця? Пряма економія складається з орендної плати за квадратні метри, витрат на комунальні послуги, обладнання робочих місць та організацію харчування. Водночас з’являються нові статті витрат – компенсація за використання власної техніки працівниками, підписки на хмарні сервіси для спільної роботи та системи контролю виконання завдань, тому остаточна економія залежить від масштабу компанії та специфіки бізнес-процесів.

Які ризики варто врахувати при оформленні дистанційної роботи?

Найбільший ризик для роботодавця – недостатньо чітке визначення робочого часу дистанційного працівника, що згодом ускладнює облік надурочних годин і нарахування відповідної оплати. Для працівника ключовий ризик – розмите розмежування робочого й особистого часу, яке закон частково вирішує через право на “відключення”: можливість не бути на зв’язку поза встановленими робочими годинами без негативних наслідків для трудових відносин.

Окремо варто врегулювати питання охорони праці: роботодавець зобов’язаний провести інструктаж, адаптований під умови дистанційної роботи, а працівник – самостійно забезпечити безпечні умови на своєму робочому місці, підтвердивши це заявою чи актом обстеження за домовленістю сторін.

Ще один практичний ризик стосується збереження комерційної таємниці та персональних даних, з якими працює співробітник поза межами контрольованого офісного середовища. Роботодавцю варто передбачити в положенні про дистанційну роботу обов’язок використовувати захищені канали зв’язку, шифрування робочих пристроїв і заборону обробки конфіденційної інформації на особистих незахищених гаджетах, а також порядок дій у разі втрати чи крадіжки робочого обладнання.