Книга учета доходов – обязательный первичный документ для ФЛП на едином налоге. В 2026 году правила ведения книги не изменились кардинально, однако ГНС усилила проверки документов у предпринимателей. В этой статье – полная инструкция со ссылками на нормы Налогового кодекса Украины.
Этот материал – часть раздела «Бизнес и ФЛП». Также советуем: Как нанять первого работника для ФЛП и Единый налог или общая система: что выбрать.
– Документы и шаги одним списком
Что нужно для регистрации и ведения Книги доходов
- Регистрация книги в ГНС по месту учета (лично или через Электронный кабинет плательщика)
- Для бумажной книги: прошнуровать, пронумеровать, подписать в ГНС перед первой записью
- Для электронной книги: квалифицированная электронная подпись (КЭП) и доступ к Электронному кабинету ГНС
- Ежедневная запись доходов по дате их фактического получения
- Ежемесячное подведение итогов (графа «Всего за месяц»)
- Ежеквартальное подведение итогов (обязательно для 1 и 2 группы)
- Хранение книги в течение 3 лет после окончания отчетного года
- Для ФЛП 3-й группы: дополнительно регистрация Книги учета расходов по ф. № В-5 (если есть наемные работники)
Какая книга нужна в зависимости от группы единого налога?
В соответствии со ст. 296 Налогового кодекса Украины (НКУ), ФЛП на едином налоге обязаны вести учет в специальных книгах. Формы утверждены приказом Министерства финансов Украины № 579 от 19.06.2015 с изменениями. В 2026 году действуют следующие правила:
| Группа ЕН | Форма книги | Что фиксируется | Начисление или факт? |
|---|---|---|---|
| 1-я группа | Книга учета доходов (ф. № Б-1) | Только доходы | По дате фактического получения |
| 2-я группа | Книга учета доходов (ф. № Б-1) | Только доходы | По дате фактического получения |
| 3-я группа (без НДС) | Книга доходов и расходов (ф. № В-5) | Доходы и расходы | По дате фактического получения / оплаты |
| 3-я группа (с НДС) | Книга доходов и расходов (ф. № В-5) | Доходы, расходы, НДС | По дате первого события |
В нашей редакции проверили актуальные формы книг на сайте ГНС Украины в июне 2026 года – они остались неизменными по сравнению с 2024 годом, обновлений приказа № 579 не публиковалось.
Как зарегистрировать Книгу доходов в ГНС?
ФЛП обязан зарегистрировать книгу до начала ее ведения. Незарегистрированная книга приравнивается к отсутствию книги и влечет штрафные санкции. Регистрация бесплатная.
Бумажную книгу можно купить в канцелярских магазинах или распечатать форму с сайта ГНС. Бумажный вариант: прошнуруйте и пронумеруйте страницы перед подачей.
Подайте книгу лично в ГНС. Инспектор ставит штамп на титульной странице, подписывает и регистрирует в специальном журнале. Услуга предоставляется в день обращения.
Войдите на cabinet.tax.gov.ua, раздел «Учет плательщика» – «Книга учета доходов». Подпишите КЭП. Регистрация подтверждается квитанцией. Электронная книга является равноценной заменой бумажной.
Первая запись – дата первого дохода после регистрации. Ретроспективное внесение записей допускается только в пределах одного отчетного дня.
Как правильно заполнять Книгу учета доходов?
Порядок заполнения подробно прописан в приказе Минфина № 579. Основной принцип: записи вносятся ежедневно, в хронологическом порядке, по дате фактического поступления средств или получения материальных ценностей.
Структура книги для ФЛП 1-й и 2-й группы (ф. № Б-1):
- Графа 1 – дата записи (число, месяц, год)
- Графа 2 – доход от осуществления деятельности в наличной форме
- Графа 3 – доход от осуществления деятельности в безналичной форме
- Графа 4 – доход, не включаемый в налогооблагаемый доход (возвратная финпомощь, ошибочно зачисленная сумма и т.п.)
- Итоги – ежемесячная и ежеквартальная строки (заполняет сам ФЛП)
Типичные ошибки при заполнении, которые выявляет ГНС:
- Запись дохода не в день получения, а «скопом» раз в неделю
- Отсутствие ежемесячных и ежеквартальных итогов
- Включение в доход сумм возвратной финансовой помощи
- Незафиксирование доходов в натуральной форме (бартер, взаимозачет)
- Исправление записей корректором (допускается только зачеркивание и подпись)
- Несоответствие данных книги и данных декларации плательщика ЕН
Что является доходом ФЛП для внесения в Книгу?
В соответствии со ст. 292 НКУ, к доходу ФЛП – плательщика единого налога относятся:
- Выручка от продажи товаров (работ, услуг) в наличной и безналичной форме
- Сумма кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности (3 года)
- Стоимость безвозмездно полученных товаров, работ, услуг
- Сумма скидки, полученной от поставщика (сверх обычной цены)
- Доход от реализации основных средств, используемых в хозяйственной деятельности
НЕ является доходом и не вносится в Книгу:
- Возвратная финансовая помощь, полученная и возвращенная в течение 12 месяцев
- Суммы ошибочно или излишне уплаченных налогов, возвращаемых из бюджета
- Суммы, поступившие как компенсация убытков по решению суда
- Суммы НДС для ФЛП – плательщиков НДС
- Пассивные доходы (дивиденды, роялти, проценты) – они облагаются по другим правилам
- Суммы единого взноса (ЕСВ) – это не доход, а обязательный платеж
Лимиты дохода для каждой группы в 2026 году
Минимальная заработная плата с 01.01.2026 составляет 8647 грн (Закон о Государственном бюджете на 2026 год), что непосредственно влияет на предельные суммы дохода для плательщиков ЕН.
| Группа ЕН | Лимит дохода в год (2026) | Расчет | Что при превышении |
|---|---|---|---|
| 1-я группа | 1 336 000 грн | 167 минзарплат: 167 × 8000 грн (база расчета) | Обязательный переход на 2-ю или 3-ю группу |
| 2-я группа | 6 672 000 грн | 834 минзарплаты | Обязательный переход на 3-ю группу или общую систему |
| 3-я группа | 9 336 000 грн | 1167 минзарплат | Переход на общую систему налогообложения |
Важно: при превышении лимита ФЛП обязан самостоятельно отследить это по данным Книги учета доходов и подать заявление об изменении группы или переходе на общую систему не позднее 20-го числа месяца, следующего за кварталом превышения.
Можно ли вести Книгу в электронном виде?
Да. С 2021 года ГНС ввела электронную форму Книги учета доходов через Электронный кабинет плательщика (cabinet.tax.gov.ua). Она полностью равноценна бумажной.
Преимущества электронной книги:
- Не нужно нести в ГНС для регистрации – все онлайн через КЭП
- Автоматическое подведение итогов за месяц и квартал
- Нет риска физического повреждения или утраты
- Проверяющий может получить доступ онлайн – не нужно везти книгу при проверке
- Подписанные записи нельзя изменить задним числом – защита от фальсификаций
Для перехода на электронную книгу нужно:
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП) – бесплатно в ГНС, «Приватбанке», «Дие»
- Зарегистрироваться в Электронном кабинете плательщика
- Если бумажная книга уже велась – закрыть ее (последняя запись, итог) и зарегистрировать электронную
Какие штрафы за нарушение ведения Книги в 2026 году?
Ответственность за нарушения предусмотрена ст. 121 НКУ и ст. 164-1 Кодекса Украины об административных правонарушениях (КУоАП).
| Нарушение | Штраф | Статья |
|---|---|---|
| Отсутствие Книги или незарегистрированная Книга | 340-680 грн (1-2 необлагаемых минимума) | Ст. 164-1 КУоАП |
| Неведение или ненадлежащее ведение Книги | 340-680 грн | Ст. 164-1 КУоАП |
| Необеспечение хранения первичных документов | 510-1020 грн (первичное/повторное) | Ст. 121 НКУ |
| Непредоставление Книги при проверке | 1020 грн за каждый непредоставленный документ | Ст. 121 НКУ |
Кроме административного штрафа, если при проверке выяснится, что незафиксированный доход привел к занижению единого налога – доначисляется сам налог плюс штраф 25% от суммы недоплаты (50% при повторном нарушении) и пеня.
Как Книга связана с декларацией плательщика единого налога?
Данные Книги учета доходов являются основой для заполнения декларации плательщика единого налога – физического лица. ФЛП 1-й и 2-й группы подают декларацию раз в год (до 1 марта следующего года), ФЛП 3-й группы – ежеквартально (в течение 40 дней после окончания квартала).
- Квартальная сумма дохода из Книги переносится в соответствующую графу декларации
- Годовая сумма – в строку общего дохода за год
- При превышении лимита – дополнительная графа дохода, с которого уплачивается ЕН по ставке 15%
- Расхождение между Книгой и декларацией – основание для доначисления налога и штрафа
Сколько Книг нужно вести при нескольких видах деятельности?
Независимо от количества видов экономической деятельности, ФЛП ведет одну Книгу учета доходов. Все поступления от разных видов деятельности суммируются в одном документе. Отдельно вести Книгу по каждому виду КВЭД не нужно и даже нежелательно – это усложняет учет без какого-либо правового основания.
Что делать при утрате или повреждении Книги?
При утрате или уничтожении бумажной Книги ФЛП обязан:
При использовании электронной Книги проблема утраты полностью исключена – все данные хранятся на серверах ГНС.
Обязан ли ФЛП вести Книгу в период военного положения?
Да. Военное положение не отменяет обязанность ведения Книги учета доходов. Однако Законом № 2120-IX (принятым в 2022 г.) введен ряд временных послаблений для ФЛП в прифронтовых или временно оккупированных регионах: проверки фактически не проводятся на большинстве оккупированных и опасных территорий. Тем не менее, при возобновлении работы или переезде в безопасный регион обязанность восстанавливается в полном объеме. ФЛП, зарегистрированный на оккупированной или прифронтовой территории, но фактически ведущий деятельность в другом городе, обязан вести книгу в стандартном режиме.
Как проверить, правильно ли зачислен доход от безналичной оплаты?
При безналичных расчетах дата дохода – это дата зачисления средств на текущий счет ФЛП, а не дата выставления счета или подписания акта. Для сверки используйте:
- Выписку с банковского счета (ежедневную или за любой выбранный период)
- Дата в выписке = дата записи в Книге
- Если средства зачислены в конце операционного дня (после 15:00-18:00 в зависимости от банка) – дата может быть следующим банковским днем: проверяйте фактическую дату из выписки, а не дату перечисления контрагентом
- Для платежей через терминалы и онлайн-эквайринг: дата зачисления эквайером может отличаться от даты оплаты покупателем на 1-2 дня – фиксируйте дату фактического зачисления на счет