Приказ о приеме на работу – это распорядительный документ, которым работодатель оформляет начало трудовых отношений с работником. В нем указывают фамилию, имя и отчество, должность и структурное подразделение, дату допуска к работе, размер оклада или тарифной ставки, вид работы (основная или совместительство) и условие об испытании, если стороны его согласовали.
Этот материал – часть раздела «Образцы документов». Также советуем: Образец возражения на исковое заявление 2026 и Образец доверенности на представительство интересов: как составить.
– Документы и шаги одним списком
Документы и шаги
- Заявление работника о приеме на работу или подписанный трудовой договор как основание для приказа
- Паспорт гражданина Украины или ID-карта вместе с выпиской о задекларированном месте проживания
- Регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов или отметка об отказе по религиозным убеждениям
- Документ об образовании и квалификации, если должность требует специальных знаний или допуска
- Военно-учетный документ для военнообязанных, призывников и резервистов
- Медицинский осмотр для должностей из перечня работ, где он обязателен
- Оформленный и подписанный руководителем приказ с отметкой об ознакомлении работника под подпись
- Уведомление в налоговую службу, поданное до фактического допуска человека к работе
Что обязательно должен содержать приказ о приеме на работу?
Кодекс законов о труде не устанавливает жесткой структуры такого приказа, но практика проверок Гоструда и судебные споры сформировали перечень реквизитов, без которых документ считают оформленным ненадлежаще. Приказ должен идентифицировать работодателя, работника и ключевые условия труда настолько точно, чтобы через год или пять лет никто не спорил, с какой даты считать стаж и по какой ставке начислять зарплату.
Обязательный минимум выглядит так:
- полное наименование предприятия, учреждения либо фамилия ФЛП и код ЕГРПОУ или РНУКНП;
- название документа, его порядковый номер и дата издания;
- фамилия, имя и отчество работника полностью, без сокращений;
- название должности в соответствии с Классификатором профессий и структурное подразделение;
- дата, с которой работник приступает к выполнению обязанностей;
- размер должностного оклада, тарифной ставки или сдельной расценки;
- вид работы: основное место или совместительство, полное либо неполное рабочее время;
- срок и условия испытания, если оно устанавливается;
- основание издания приказа – заявление работника или трудовой договор;
- подпись руководителя, а также подпись работника об ознакомлении с датой.
Отдельного внимания требует срочность. Если трудовой договор заключен на определенный период, в приказе указывают не только дату начала, но и дату окончания работы либо событие, с наступлением которого договор прекращается, например выход основной работницы из отпуска по уходу за ребенком.
Типовая форма П-1 или произвольный бланк: что выбрать?
Типовая форма № П-1 остается удобным ориентиром и чаще всего используется там, где есть полноценная кадровая служба. Однако закон не запрещает издавать приказ в произвольной текстовой форме на фирменном бланке, если он содержит все необходимые реквизиты. То есть выбор формы – это вопрос удобства учета, а не законности документа.
Независимо от выбранного варианта приказ регистрируют в книге учета приказов по кадровым вопросам. Нумерация должна быть сквозной в пределах года, а приказы по кадровым вопросам не стоит смешивать с приказами по основной деятельности – их сроки хранения отличаются.
Когда издавать приказ и как уведомить налоговую о новом работнике?
Последовательность действий жесткая: сначала приказ, затем уведомление в налоговую, и только после этого человек может заходить на рабочее место. Оформление “задним числом” в конце первого рабочего дня уже является нарушением, даже если работник фактически отработал несколько часов без претензий.
Уведомление о приеме работника подают в территориальный орган Государственной налоговой службы по месту учета работодателя. Самый быстрый способ – электронный кабинет плательщика с квалифицированной электронной подписью. Работодатели, у которых менее пяти работников, могут подать документ в бумажной форме вместе с электронной копией.
По данным Государственной службы Украины по вопросам труда, в первом полугодии 2026 года около 38% выявленных нарушений трудового законодательства касались именно допуска работника к работе без надлежаще оформленного приказа и без поданного уведомления в налоговую. Это самая дорогая категория нарушений по размеру санкций.
Как выглядит образец приказа: пример формулировок
Распорядительная часть приказа начинается с глагола в повелительной форме. Ниже – логика текста, которую можно перенести в собственный бланк, изменив данные.
Заголовок: “О приеме на работу”. Далее: “ПРИНЯТЬ Коваленко Ирину Петровну на должность менеджера по продажам отдела сбыта с 12 августа 2026 года с должностным окладом 22 000 (двадцать две тысячи) гривень в месяц, с испытанием сроком один месяц. Работа является основным местом работы, режим работы – полное рабочее время согласно правилам внутреннего трудового распорядка. Основание: заявление Коваленко И.П. от 08.08.2026”.
После распорядительной части добавляют служебные строки:
- поручение бухгалтерии открыть лицевой счет и начислить заработную плату с определенной даты;
- поручение ответственному лицу провести вводный инструктаж по охране труда;
- подпись руководителя с расшифровкой;
- строка “С приказом ознакомлен(а)”, подпись работника и дата ознакомления.
Как правильно прописать испытательный срок?
Испытание устанавливается только по соглашению сторон и не может быть односторонней инициативой работодателя. Общий срок – до трех месяцев, для рабочих профессий – до одного месяца, а в отдельных случаях по согласованию с выборным органом первичного профсоюза – до шести месяцев. Срок испытания не продлевается автоматически, но в него не засчитывают дни, когда работник отсутствовал по болезни или по другим уважительным причинам.
Есть категории, которым испытание не устанавливают вообще:
- лица, не достигшие восемнадцати лет;
- молодые рабочие и молодые специалисты после окончания учебных заведений;
- лица, уволенные в запас с военной службы;
- лица с инвалидностью, направленные на работу по рекомендации медико-социальной экспертизы;
- беременные женщины, одинокие матери с ребенком до четырнадцати лет или ребенком с инвалидностью;
- внутренне перемещенные лица в предусмотренных законом случаях;
- работники, которых переводят на другую работу или принимают в другую местность.
Проанализировав обращения читателей, мы выяснили, что больше всего споров возникает именно вокруг испытания: условие прописано в трудовом договоре, но его забыли продублировать в приказе. В такой ситуации суд обычно исходит из того, что работник принят без испытания, и увольнение по неудовлетворительному результату признает незаконным.
Чем отличаются приказы для совместителя, неполного дня и срочного договора?
Одна ошибка в формулировке вида работы способна изменить всю кадровую историю: от порядка оплаты больничного до права на ежегодный отпуск. Поэтому в приказе стоит прямо называть режим и вид работы, а не ограничиваться должностью и окладом.
| Ситуация | Формулировка в приказе | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| Основное место, полное время | “с должностным окладом … грн, работа является основным местом работы” | Трудовая книжка ведется в электронном виде, запись вносит работодатель |
| Внешнее совместительство | “по совместительству на 0,5 ставки с оплатой пропорционально отработанному времени” | Продолжительность работы по совместительству ограничена, нужен отдельный учет часов |
| Неполный рабочий день | “с неполным рабочим днем продолжительностью 4 часа, с 9:00 до 13:00” | Отпуск предоставляется полной продолжительности, оплата – пропорциональная |
| Срочный договор | “на период отсутствия основного работника до дня его выхода на работу” | Обязательно указать событие или дату окончания срока |
| Сезонная работа | “на сезонную работу сроком с … по …” | Должность должна быть в перечне сезонных работ |
| Дистанционная работа | “с установлением дистанционной формы работы” | Нужен письменный трудовой договор и порядок учета рабочего времени |
Какие ошибки в приказе чаще всего приводят к штрафам?
Инспекторы труда редко придираются к стилистике. Проблемы возникают тогда, когда из документа невозможно однозначно установить условия труда или когда дата приказа позднее даты фактического допуска.
- приказ датирован позднее, чем человек вышел на работу;
- не указан размер оклада, есть только ссылка на штатное расписание;
- отсутствует подпись работника об ознакомлении;
- не указано, является ли работа основной или по совместительству;
- название должности не соответствует Классификатору профессий, из-за чего могут возникнуть вопросы при назначении пенсии;
- в срочном договоре не определены ни дата, ни событие окончания;
- уведомление в налоговую подано после начала работы.
Дороже всего обходится именно фактический допуск без оформления: санкция исчисляется в кратности к минимальной заработной плате за каждого неоформленного работника, а за повторное нарушение в течение года размер возрастает. Более мелкие недостатки оформления обычно влекут штраф в размере одной минимальной заработной платы.
Сколько хранить приказ и кто его подписывает?
Подписывает приказ руководитель предприятия либо лицо, уполномоченное уставом или доверенностью. Если работодатель – физическое лицо-предприниматель, он подписывает документ лично. Печать не является обязательной: большинство субъектов хозяйствования работают без нее, и это не делает приказ недействительным.
Приказы по кадровым вопросам длительного хранения (прием, перевод, увольнение, командировки за границу) хранят 75 лет, если они созданы до 2004 года, и 50 лет для документов, созданных позже. Это не формальность: именно по этим приказам Пенсионный фонд Украины подтверждает стаж, когда в электронном реестре данных не хватает.
Копию приказа или выписку из него работник вправе получить по письменному требованию. Работодатель обязан выдать документ в разумный срок, как правило в течение нескольких рабочих дней, и не может отказать со ссылкой на внутренние правила.
Что делать работнику, если приказ так и не издали?
Фактический допуск к работе без приказа не лишает человека трудовых прав. Согласно статье 24 Кодекса законов о труде трудовой договор считается заключенным и тогда, когда приказ не оформлен, но работника фактически допустили к работе с ведома или по поручению работодателя.
- соберите доказательства присутствия на рабочем месте: пропуск, скриншоты рабочих чатов и корпоративной почты, графики смен, накладные или акты, подписанные вашей фамилией, банковские выписки о поступлении средств от предприятия;
- подайте работодателю письменное заявление в двух экземплярах с требованием издать приказ и подать уведомление в налоговую, на своем экземпляре получите отметку о вручении с датой;
- если реакции нет в течение десяти рабочих дней, обратитесь с жалобой в Государственную службу Украины по вопросам труда;
- параллельно готовьте иск в суд об установлении факта трудовых отношений, взыскании невыплаченной заработной платы и обязательстве подать сведения в реестр застрахованных лиц Пенсионного фонда Украины.
Истцы в трудовых спорах освобождены от уплаты судебного сбора. Относительно взыскания начисленной, но не выплаченной заработной платы срок обращения в суд вообще не ограничен, а для остальных требований действует трехмесячный срок со дня, когда работник узнал о нарушении своего права.
В какую сумму обходятся ошибки при оформлении приказа?
Финансовая ответственность работодателя исчисляется в кратности к минимальной заработной плате, установленной законом на момент выявления нарушения. Поэтому каждое повышение минималки автоматически повышает и цену кадровой небрежности.
| Нарушение | Характер санкции | Что предотвращает |
|---|---|---|
| Допуск к работе без приказа и без уведомления в ГНС | Кратная к минимальной заработной плате сумма за каждого неоформленного работника | Приказ и уведомление, оформленные до начала первой смены |
| Повторное такое же нарушение в течение года | Повышенный размер финансовой санкции | Внутренний аудит кадровых документов раз в квартал |
| Приказ без существенных реквизитов или без ознакомления под подпись | Одна минимальная заработная плата | Утвержденный шаблон приказа и журнал ознакомлений |
Дополнительно к финансовым санкциям руководителю грозит административная ответственность по статье 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях. Такой штраф налагается на должностное лицо персонально и не может быть уплачен за счет предприятия.
Какие особенности оформления действуют во время военного положения?
Закон об организации трудовых отношений в условиях военного положения не отменил обязанности издавать приказ, однако добавил документообороту гибкости. Стороны могут заключить трудовой договор в любой удобной форме, в том числе через обмен сканированными экземплярами, а сам приказ подписать квалифицированной электронной подписью и направить работнику на электронную почту. Ознакомление в таком случае подтверждается ответом с того же адреса или отметкой в кадровой системе.
Несколько практических моментов, которые стоит учесть работодателю:
- на период военного положения разрешено заключать срочные трудовые договоры для замещения временно отсутствующих работников, в том числе мобилизованных, – в приказе такой срок формулируют через событие, а не через календарную дату;
- работодатель обязан проверить военно-учетный документ и в установленный срок уведомить территориальный центр комплектования и социальной поддержки о приеме военнообязанного, призывника или резервиста;
- если кадровые документы остались на временно оккупированной территории, приказы восстанавливают по имеющимся копиям, выпискам из государственных реестров и данным бухгалтерского учета, оформив это отдельным актом.
После отмены военного положения временные отступления прекращают действовать, поэтому кадровую документацию стоит привести в соответствие с общими правилами заранее.