ФЛП на общей системе налогообложения в 2026 году: учет, налоги, отчетность

ФЛП на общей системе налогообложения уплачивает 18% налога на доходы физических лиц и 1,5% военного сбора с чистого дохода, то есть с разницы между полученной выручкой и документально подтвержденными расходами, а также ЕСВ в размере не менее минимального взноса за каждый месяц. Учет ведется в произвольной форме на основании первичных документов, а декларация об имущественном состоянии и доходах подается раз в год.

Этот материал – часть раздела «Бизнес и ФЛП». Также советуем: Какую группу единого налога выбрать ФЛП в 2026 году и Книга учета доходов ФЛП: как вести в 2026 году.

– Документы и шаги одним списком

Кому подходит общая система налогообложения?

Общая система – это базовый режим для физического лица-предпринимателя. На нем автоматически оказывается каждый, кто после регистрации не подал заявление о переходе на упрощенную систему, а также те, кого налоговая принудительно перевела с единого налога из-за превышения лимита дохода, запрещенного вида деятельности или неденежных расчетов.

Однако немало предпринимателей выбирают этот режим осознанно. Он становится выгодным, когда доля расходов в выручке превышает примерно 70-80%: оптовая торговля, производство, строительство, сельское хозяйство, работа с дорогим сырьем или техникой. На едином налоге предприниматель платит процент со всего оборота, а на общей системе – только с реальной прибыли. Если из миллиона гривен выручки 850 тысяч ушло на закупку товара, база налогообложения составит 150 тысяч, а не миллион.

Вторая причина – отсутствие ограничений. На общей системе нет потолка по годовому доходу, нет запрещенных КВЭДов, характерных для упрощенцев, нет лимита на количество наемных работников и нет требования принимать оплату исключительно деньгами. Можно работать с бартером, взаимозачетом, векселями, внешнеэкономическими контрактами. Третья причина – требования контрагентов: крупные компании и государственные заказчики часто работают только с плательщиками НДС, а зарегистрироваться плательщиком НДС на общей системе можно без дополнительных условий.

Какие налоги платит ФЛП на общей системе в 2026 году?

Объектом налогообложения является чистый налогооблагаемый доход – разница между выручкой, фактически полученной в течение календарного года, и документально подтвержденными расходами, связанными с хозяйственной деятельностью. Именно на эту сумму начисляются все основные платежи.

• НДФЛ – 18% от чистого налогооблагаемого дохода
• Военный сбор – 1,5% от той же базы
• ЕСВ – 22% от чистого дохода, но не менее минимального и не более максимального взноса
• НДС – 20%, если объем налогооблагаемых операций за последние 12 месяцев превысил 1 млн грн

Минимальный страховой взнос рассчитывается от минимальной заработной платы. При минимальной зарплате 8 647 грн он составляет 1 902,34 грн в месяц, или 5 707,02 грн за квартал. Максимальная база начисления ЕСВ равна 20 минимальным зарплатам, то есть 172 940 грн в месяц. Важный нюанс: если в отдельном месяце предприниматель не получил чистого дохода, ЕСВ за этот месяц он вправе не уплачивать – в отличие от ФЛП на едином налоге.

По данным Государственной налоговой службы, по состоянию на начало 2026 года на общей системе налогообложения работает около 118 тысяч физических лиц-предпринимателей – это лишь около 6% от всех активных ФЛП, но именно на них приходится непропорционально большая доля оборота в сфере оптовой торговли и производства.

Что можно включить в расходы и как их подтвердить?

Перечень расходов, которые уменьшают базу налогообложения, является исчерпывающим. К нему относятся стоимость приобретенных товаров, сырья и материалов, расходы на оплату труда наемных работников и начисления на нее, суммы налогов и сборов, связанных с деятельностью (кроме НДФЛ, НДС и военного сбора), включая ЕСВ за себя, а также другие расходы – аренда помещения, коммунальные платежи, связь, реклама, транспортировка, услуги банка, ремонт и амортизация основных средств.

Ключевое правило – кассовый метод и связь с доходом. Расходы признаются только тогда, когда предприниматель фактически их оплатил и когда получил соответствующий доход. Если вы закупили товар в декабре, а продали его в феврале, стоимость закупки уменьшит доход именно февраля, а не декабря. Поэтому книга учета должна вести хронологию обоих потоков параллельно.

Амортизировать можно не все. Не подлежат амортизации земельные участки, объекты жилой недвижимости и легковые автомобили. Это одна из самых распространенных причин доначислений во время проверок. Проанализировав обращения читателей, мы выяснили, что почти каждый третий случай доначисления НДФЛ касается именно расходов на автомобиль, оформленный на предпринимателя как на физическое лицо, а не на его предпринимательскую деятельность.

Как вести учет доходов и расходов?

Утвержденной формы книги учета для ФЛП на общей системе больше нет – с 2021 года предприниматели ведут учет в произвольной форме, бумажной или электронной. Регистрировать книгу в налоговой не нужно. Но требование к содержанию осталось: в ней должны быть отражены дата операции, сумма дохода, сумма расходов по направлениям и расчет чистого дохода нарастающим итогом.

Первичные документы нужно хранить как минимум 1095 дней со дня подачи декларации, в которой они были учтены. Если документы утрачены, предприниматель обязан письменно уведомить налоговую в течение пяти дней и восстановить их в течение 90 календарных дней.

Отдельная тема – расчетные операции. ФЛП на общей системе обязан применять РРО или программный РРО при приеме наличных и оплат платежными картами за товары и услуги. Исключений, которые действуют для первой группы единого налога, здесь нет.

Сколько и когда платить авансовые взносы?

Авансовые платежи по НДФЛ предприниматель рассчитывает самостоятельно по фактическим данным каждого квартала. Уплатить их надо до 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом: до 20 апреля, до 20 июля и до 20 октября. За четвертый квартал авансовый платеж не уплачивается – его сумма учитывается при окончательном годовом расчете.

Если за квартал чистого дохода не было, авансовый платеж равен нулю и никаких уведомлений подавать не нужно. Но за неуплату или занижение аванса налоговая начисляет пеню, поэтому квартальные расчеты лучше фиксировать письменно – даже нулевые.

Как подать годовую декларацию об имущественном состоянии и доходах?

Декларация подается в течение 40 календарных дней после завершения года, то есть предельный срок – 9 февраля. К ней прилагаются приложение Ф2 с расчетом налоговых обязательств предпринимателя и приложение ЕСВ1 с помесячным расчетом единого взноса. Окончательную сумму НДФЛ и военного сбора нужно уплатить в течение 10 календарных дней после предельного срока подачи.

Самый удобный способ – Электронный кабинет плательщика: большинство полей заполняются автоматически на основании данных об уплаченных авансах. Для подписания нужна квалифицированная электронная подпись. Бумажный вариант через центр обслуживания плательщиков тоже остается доступным.

Что делать, если год закончился с убытком?

Если расходы превысили доходы, НДФЛ и военный сбор не уплачиваются – базы налогообложения просто нет. Однако убыток не переносится на следующий налоговый год, то есть уменьшить им прибыль следующего года не получится. Это принципиальное отличие от юридических лиц на налоге на прибыль.

ЕСВ в убыточный год тоже имеет свою логику: в месяцах, где чистого дохода не было, взнос можно не платить, но тогда эти месяцы не засчитываются в страховой стаж. Многие предприниматели осознанно уплачивают минимальный взнос даже в убыточные периоды, чтобы не потерять стаж для будущей пенсии.

Общая или упрощенная система: что выбрать?

Универсального ответа нет – все зависит от рентабельности. Ориентировочное правило такое: если расходы составляют менее половины выручки, выгоднее почти всегда будет третья группа единого налога со ставкой 5%. Если расходы превышают 75-80% выручки, общая система дает меньшую суммарную ставку.

Как рассчитать чистый доход на конкретном примере?

Проще всего понять логику общей системы на цифрах. Предположим, предприниматель занимается оптовой торговлей строительными материалами. За год на счет поступило 2 400 000 грн выручки. Закупка товара, который фактически продан и оплачен, стоила 1 780 000 грн, аренда склада – 96 000 грн, зарплата двух работников – 210 000 грн, начисленный на нее ЕСВ – 46 200 грн, услуги банка, топливо и транспортировка – 38 000 грн, собственный ЕСВ – 22 828 грн.

Сумма документально подтвержденных расходов составляет 2 193 028 грн. Чистый налогооблагаемый доход равен 206 972 грн. С него НДФЛ по ставке 18% – 37 255 грн, военный сбор 1,5% – 3 105 грн. ЕСВ в размере 22% от чистого дохода составил бы 45 534 грн, но предприниматель уже уплатил минимальные взносы ежеквартально, поэтому разницу доплачивает по итогам года в пределах максимальной базы начисления.

Для сравнения: на третьей группе единого налога со ставкой 5% налог считался бы от всей выручки и составил бы 120 000 грн плюс фиксированный ЕСВ. Разница более чем втрое – именно поэтому торговля с высокой долей себестоимости выбирает общую систему. Но надо учесть и скрытую стоимость режима: бухгалтерское сопровождение такого учета стоит от 4 000 до 12 000 грн в месяц в зависимости от количества первичных документов.

Какие штрафы грозят ФЛП на общей системе?

Большинство санкций связано не с самим налогом, а с учетом и сроками. Понимание конкретных сумм помогает правильно расставить приоритеты, когда времени на все не хватает.

• Неподача или несвоевременная подача декларации об имущественном состоянии и доходах – 340 грн за первое нарушение и 1 020 грн за повторное в течение года.
• Занижение налогового обязательства, выявленное проверкой, – 10% от доначисленной суммы, при умышленных действиях 25%, при повторности в течение 1095 дней 50%.
• Просрочка уплаты до 30 календарных дней – 5% от суммы долга, свыше 30 дней – 10%, и дополнительно пеня за каждый день.
• Отсутствие первичных документов на расходы – снятие этих расходов и доначисление НДФЛ и военного сбора на всю сумму.
• Нарушение порядка применения РРО или программного РРО – 100% стоимости первой не проведенной через кассовый аппарат операции и 150% за каждую следующую.
• Несвоевременная уплата ЕСВ – штраф 20% от суммы недоплаты и пеня 0,1% за каждый день просрочки.

Срок давности для доначислений составляет 1095 дней со дня подачи декларации. Если декларация не подана вообще, этот срок не применяется и налоговая может проверить период без ограничения во времени. Именно поэтому нулевую декларацию подают даже за год, в котором деятельность не велась.

Как перейти на общую систему и что сделать в первый месяц?

Добровольный переход оформляют заявлением о применении упрощенной системы с отметкой об отказе от нее, поданным не позднее чем за 10 календарных дней до начала квартала. Пропущенный срок означает еще один квартал на едином налоге. Принудительное аннулирование регистрации плательщика единого налога происходит с первого числа месяца, следующего за кварталом, в котором допущено нарушение условий пребывания на упрощенной системе.

Первый месяц на новом режиме стоит посвятить документам: завести книгу учета доходов и расходов, настроить программный РРО, проверить КВЭДы в выписке из ЕГР, обновить договоры с поставщиками так, чтобы в них были реквизиты именно ФЛП, а не физического лица. Отдельно откройте предпринимательский счет: смешивание личных и хозяйственных платежей на одной карте – главная причина, из-за которой налоговая отказывается признавать расходы.

Последнюю квартальную декларацию плательщика единого налога подают в обычные сроки за тот квартал, в котором еще действовал упрощенный режим. Далее учет ведется по правилам общей системы, а первый авансовый платеж по НДФЛ уплачивают по итогам квартала, в котором предприниматель фактически на нее перешел.