Электронная трудовая книжка: как пользоваться в 2026 году

Электронная трудовая книжка в 2026 году – это реестр трудовой деятельности в системе Пенсионного фонда Украины, формируемый автоматически на основании отчетов работодателей и заменяющий бумажный документ: работник просматривает свой стаж и места работы через приложение “Дія” или портал электронных услуг ПФУ без обращения в отдел кадров. Бумажные трудовые книжки, выданные ранее, остаются действительными дополнительным источником подтверждения стажа, а переход на электронный учет произошел автоматически для всех застрахованных лиц без необходимости подавать отдельное заявление или обращаться в Пенсионный фонд лично.

Этот материал – часть раздела «Трудовые отношения». Также советуем: Отпуск в связи с беременностью и родами в 2026 году и Как оформить перевод на другую должность в 2026 году.

– Документы и шаги одним списком

Что такое электронная трудовая книжка и как она работает?

В соответствии со статьей 48 Кодекса законов о труде Украины и Закона Украины “О внесении изменений в некоторые законодательные акты относительно введения учета трудовой деятельности работника в электронной форме”, с июня 2021 года трудовая деятельность фиксируется в реестре застрахованных лиц Пенсионного фонда на основании отчетов работодателей о приеме, переводе и увольнении. Данные Пенсионного фонда Украины показывают, что по состоянию на начало 2026 года подавляющее большинство работодателей подает отчеты в электронном виде через кабинет плательщика, и именно эти отчеты формируют запись трудовой деятельности каждого застрахованного работника.

В нашей редакции проверили процесс просмотра трудовой книжки через приложение “Дія”: полный реестр трудовой деятельности со всеми местами работы, должностями и периодами отображается в течение нескольких секунд после авторизации, включая периоды до введения электронного учета, если они ранее вносились в реестр застрахованных лиц.

Можно ли еще использовать бумажную трудовую книжку в 2026 году?

Да, бумажная трудовая книжка не утратила силу и остается у работника как дополнительный документ. Работодатель больше не обязан вести записи в бумажной трудовой книжке для работников, принятых после введения электронного учета, но по желанию работника записи могут продолжать вноситься одновременно с электронным учетом.

Для подтверждения стажа, приобретенного до 2004 года – то есть до внедрения персонифицированного учета в системе Пенсионного фонда, – бумажная трудовая книжка остается основным и часто единственным источником информации, поскольку электронный реестр не всегда содержит полные данные за эти периоды.

Как просмотреть свою электронную трудовую книжку?

Что делать, если в электронной трудовой книжке есть ошибка?

Ошибки возникают чаще всего из-за некорректной отчетности работодателя – неправильно указанной даты приема, должности или названия предприятия. Исправление вносит исключительно работодатель путем подачи уточняющего отчета в Пенсионный фонд, поэтому работнику нужно обратиться в отдел кадров или бухгалтерию предприятия с заявлением об исправлении. Сам работник не имеет технической возможности редактировать записи в реестре самостоятельно, даже имея полный доступ к просмотру собственных данных через кабинет застрахованного лица.

• Если предприятие прекратило деятельность, обратиться можно к правопреемнику или в архивное учреждение, хранящее кадровые документы
• Если запись отсутствует полностью, нужна справка из архива или трудовая книжка как доказательство для внесения данных задним числом
• Пенсионный фонд не вносит изменения по заявлению работника напрямую – только на основании отчета страхователя (работодателя)
• В случае отказа работодателя исправить ошибку работник вправе обратиться в Государственную службу по вопросам труда или в суд

Влияет ли электронная трудовая книжка на назначение пенсии?

Да, именно данные реестра застрахованных лиц являются основной базой для расчета страхового стажа и размера пенсии, поскольку Пенсионный фонд определяет стаж на основании сведений, которые работодатели подавали в составе единого отчета по единому социальному взносу. Для периодов после 2004 года бумажная трудовая книжка играет вспомогательную роль – она нужна только тогда, когда в реестре обнаружены пробелы или расхождения.

Перед обращением за назначением пенсии стоит заранее проверить полноту записей в реестре через “Дію” или портал ПФУ, чтобы иметь время на исправление ошибок и избежать задержки в расчете пенсии. Специалисты рекомендуют проводить такую проверку не реже одного раза в год, особенно при смене места работы, поскольку выявить и исправить ошибку сразу значительно проще, чем через несколько лет, когда предприятие могло прекратить деятельность или утратить кадровые документы.

Обязан ли работодатель предоставлять бумажную трудовую книжку при увольнении?

Работодатель обязан вернуть бумажную трудовую книжку работнику в день увольнения, если она велась и хранилась на предприятии, – это требование статьи 47 Кодекса законов о труде Украины. Если работник сознательно отказался от ведения бумажной трудовой книжки в пользу исключительно электронного учета, работодатель выдает только справку о периоде работы, должности и основании увольнения.

Задержка выдачи трудовой книжки или справки о периоде работы по вине работодателя влечет за собой обязанность возместить работнику средний заработок за все время вынужденного прогула, вызванного невозможностью трудоустроиться без соответствующего документа, – такое правило прямо предусмотрено статьей 235 Кодекса законов о труде Украины и применяется независимо от того, ведется ли учет в бумажной или электронной форме.

Можно ли восстановить утраченную бумажную трудовую книжку через электронный реестр?

Электронный реестр не заменяет утраченную бумажную трудовую книжку полностью, но позволяет подтвердить стаж за периоды после 2004 года без дополнительных справок. Для периодов до 2004 года при утрате бумажной книжки нужно обращаться в архивные учреждения, к бывшим работодателям или их правопреемникам за архивными справками о стаже и заработной плате.

Если предприятие ликвидировано, а документы не переданы в архив, подтвердить стаж можно через суд на основании косвенных доказательств – показаний свидетелей, кадровых приказов, сведений о заработной плате, сохранившихся в других источниках. Суд устанавливает факт трудовых отношений и продолжительность стажа в порядке особого производства, а решение суда, вступившее в законную силу, является основанием для Пенсионного фонда внести соответствующую запись в реестр трудовой деятельности или учесть этот период при исчислении пенсии без дополнительного документального подтверждения.

Практика показывает, что процесс восстановления стажа через архивные справки или суд может длиться от нескольких недель до нескольких месяцев в зависимости от сохранности документов и загруженности архивного учреждения, поэтому обращаться стоит заранее, а не непосредственно перед назначением пенсии.

Можно ли использовать выписку из электронной трудовой книжки для получения кредита или визы?

Да, выписка из реестра трудовой деятельности, подписанная квалифицированной электронной подписью Пенсионного фонда, принимается банками, страховыми компаниями и другими учреждениями как официальное подтверждение стажа и места работы наравне со справкой по форме предприятия. Для визовых центров некоторых стран может понадобиться дополнительный перевод и легализация документа, поскольку электронная подпись не всегда признается иностранными учреждениями без апостиля или нотариального заверения перевода. Перед подачей документов за границу стоит заранее уточнить в соответствующем учреждении, принимается ли электронная выписка в первоначальном виде, или требуется ее бумажная копия с нотариальным заверением.

Банки при рассмотрении заявки на кредит все чаще принимают прямой доступ к реестру трудовой деятельности через партнерские интеграции с Пенсионным фондом, что ускоряет проверку платежеспособности заемщика по сравнению с бумажными справками.

Влияет ли военное положение на ведение электронной трудовой книжки?

В 2026 году особенности военного положения учитываются в реестре трудовой деятельности: периоды приостановления действия трудового договора в связи с мобилизацией или невозможностью выполнения работы из-за боевых действий фиксируются отдельными записями на основании уведомлений работодателя. Это позволяет корректно считать страховой стаж даже в случаях, когда предприятие временно прекратило деятельность или переместилось с опасной территории.

Работникам, эвакуированным с временно оккупированных территорий, рекомендуется регулярно проверять полноту записей в своем реестре, поскольку отдельные работодатели на этих территориях могут не иметь технической возможности вовремя подавать отчетность в Пенсионный фонд.

Сколько стоит получение выписки из электронной трудовой книжки?

Просмотр и загрузка выписки через приложение “Дія” или портал Пенсионного фонда бесплатны для всех застрахованных лиц. Выписка формируется автоматически, подписывается квалифицированной электронной подписью Пенсионного фонда и имеет такую же юридическую силу, как бумажная справка с печатью, в соответствии с Законом Украины “Об электронных документах и электронном документообороте”.

Как электронная трудовая книжка учитывает смену названия должности или структурные переводы?

Каждое кадровое событие – прием на работу, перевод на другую должность, изменение структурного подразделения, увольнение – фиксируется в реестре отдельной записью с датой и основанием, которое работодатель указывает при подаче отчета по единому социальному взносу или отдельного уведомления о приеме работника. Это означает, что электронная трудовая книжка фактически детальнее бумажной: она отражает не только общий стаж, но и точную хронологию каждого кадрового изменения на предприятии.

Если работник переведен временно, например на время декретного отпуска основного работника, такая информация также должна появиться в реестре при условии, что работодатель корректно оформил кадровые документы и подал соответствующую отчетность в Пенсионный фонд.

Могут ли иностранцы и лица без гражданства иметь электронную трудовую книжку в Украине?

Да, электронный учет трудовой деятельности ведется для всех застрахованных лиц независимо от гражданства при условии официального трудоустройства в Украине и уплаты работодателем единого социального взноса. Иностранец получает доступ к своей записи трудовой деятельности через портал Пенсионного фонда при наличии регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов и средства электронной идентификации.

Для иностранцев, не имеющих возможности получить BankID украинского банка, предусмотрена возможность личного обращения в сервисный центр Пенсионного фонда за бумажной выпиской из реестра.

Как работодателю корректно подать данные для электронной трудовой книжки?

Работодатель обязан подавать уведомление о приеме работника на работу в территориальный орган Государственной налоговой службы до начала работы такого работника, а также ежемесячно подавать отчет по единому социальному взносу, который и формирует записи в реестре трудовой деятельности. Несвоевременная или некорректная подача отчетности является нарушением трудового законодательства и влечет за собой ответственность по статье 265 Кодекса законов о труде Украины.