Матеріальна відповідальність – це обов’язок працівника відшкодувати шкоду, заподіяну роботодавцю внаслідок порушення трудових обов’язків. На відміну від цивільно-правової відповідальності, трудове законодавство встановлює суттєві обмеження розміру відшкодування та особливий порядок стягнення.

Цей матеріал – частина розділу «Трудові відносини». Також радимо: Трудовий договір: види і на що звертати увагу 2026 і Дистанційний трудовий договір 2026.

– Документи та кроки одним списком

Документи та кроки при притягненні до матеріальної відповідальності

  • Акт про виявлення шкоди (нестачі, псування майна) – складається комісією
  • Пояснення працівника (письмова вимога + строк 2 робочих дні)
  • Висновок службового розслідування
  • Накладна, інвентаризаційний опис або інший документ, що підтверджує вартість майна
  • Договір про повну матеріальну відповідальність (якщо укладався)
  • Трудова угода або посадова інструкція (для підтвердження кола обов’язків)
  • Документи про середній заробіток працівника (розрахунок бухгалтерії)
  • Наказ (розпорядження) про стягнення шкоди або позовна заява до суду

Які є підстави для матеріальної відповідальності працівника?

Відповідно до статті 130 Кодексу законів про працю України (КЗпП), матеріальна відповідальність настає за наявності одночасно чотирьох умов: прямої дійсної шкоди (не упущеної вигоди), протиправної поведінки працівника, причинно-наслідкового зв’язку між поведінкою і шкодою, а також вини (умислу або необережності). За даними Верховного Суду України, у 2024-2025 роках понад 60% справ про матеріальну відповідальність працівників суди вирішували на користь працівників через недоведеність хоча б однієї з цих умов. У нашій редакції перевірили актуальну судову практику касаційних судів та підтвердили: роботодавці найчастіше програють через відсутність належно проведеної інвентаризації та неоформлений договір про повну матеріальну відповідальність.

Важливо: за нормою ст. 130 КЗпП, збитки у вигляді неодержаних доходів (упущена вигода) стягненню не підлягають. Тобто якщо через дії працівника підприємство не уклало договір з клієнтом, відшкодувати втрачений прибуток через механізм матеріальної відповідальності неможливо.

Який загальний розмір матеріальної відповідальності?

За загальним правилом (ст. 132 КЗпП) матеріальна відповідальність обмежена середнім місячним заробітком працівника. Це означає, що навіть якщо реальні збитки становлять 500 000 грн, а заробіток працівника 15 000 грн – стягнути можна не більше 15 000 грн без застосування механізму повної матеріальної відповідальності.

Середній заробіток для розрахунку визначається відповідно до Порядку, затвердженого постановою КМУ № 100, і обчислюється як середньоденний заробіток за останні 2 календарних місяці, помножений на кількість робочих днів у місяці.

Коли застосовується повна матеріальна відповідальність?

Стаття 134 КЗпП встановлює вичерпний перелік випадків, коли працівник несе відповідальність у повному розмірі прямої дійсної шкоди:

  • Між працівником і підприємством укладено письмовий договір про повну матеріальну відповідальність
  • Майно та інші цінності були отримані працівником під звіт за разовою довіреністю або іншими разовими документами
  • Шкоди завдано діями працівника, які мають ознаки кримінально-карного діяння (крадіжка, шахрайство тощо)
  • Шкоди завдано працівником, який був у нетверезому стані або під впливом наркотиків
  • Шкоди завдано недостачею, умисним знищенням або умисним псуванням матеріалів, виробів, продукції, у тому числі при їх виготовленні
  • Шкода завдана не при виконанні трудових обов’язків
  • Посадова особа, яка є винною в незаконному звільненні або переведенні працівника

Договір про повну матеріальну відповідальність може бути укладений лише з повнолітніми працівниками, які безпосередньо обслуговують або використовують грошові, товарні цінності або інше майно. Перелік посад затверджений постановою Держкомпраці СРСР від 28.12.1977 № 447/24, яка і досі застосовується в Україні: касири, комірники, інкасатори, завідувачі складів, продавці тощо.

Яка процедура стягнення шкоди з працівника?

1
Виявлення шкоди та складання акту. Факт нестачі або псування майна фіксується документально: актом інвентаризаційної комісії, актом прийому-передачі, актом огляду пошкодженого майна. Комісія має складатися мінімум з 3 осіб. Одноосібно складений акт суди часто не приймають як належний доказ.
2
Отримання пояснення від працівника. Роботодавець зобов’язаний до прийняття рішення про відшкодування витребувати письмове пояснення від працівника. Якщо пояснення не надано протягом 2 робочих днів – складається акт про відмову від пояснення. Пропуск цього кроку позбавляє роботодавця можливості стягнути шкоду в позасудовому порядку.
3
Проведення службового розслідування. Роботодавець встановлює обставини спричинення шкоди, розмір збитків та ступінь вини працівника. Висновки фіксуються у висновку (рапорті) комісії.
4
Прийняття рішення про стягнення. Якщо розмір шкоди не перевищує середньомісячного заробітку – наказ керівника і утримання з заробітної плати. Строк – не пізніше 2 тижнів з дня виявлення шкоди, виконання – не раніше 7 днів з ознайомлення працівника.
5
Судовий позов (при перевищенні середньомісячного заробітку або при відмові від добровільного відшкодування). Позов подається до місцевого суду за місцем знаходження відповідача. Строк позовної давності – 1 рік з дня виявлення шкоди (ст. 233 КЗпП).

Які обмеження діють при утриманні з заробітної плати?

Загальний розмір утримань з заробітної плати при кожній виплаті не може перевищувати 20%, а у випадках, окремо передбачених законом (кілька виконавчих проваджень) – 50% від суми до виплати. Ці правила встановлені статтею 128 КЗпП та статтею 26 Закону України «Про виконавче провадження». Це означає, що навіть при наявності наказу про стягнення, відшкодування великого збитку розтягнеться на тривалий час.

Разом з тим, якщо працівник звільняється до повного відшкодування шкоди, подальше стягнення можливе лише в судовому порядку через виконавче провадження.

Чи можна притягнути до відповідальності за втрату документів?

Втрата або пошкодження документів підпадає під загальні правила матеріальної відповідальності, якщо можна встановити їх вартість. Однак вартість документів (наприклад, сертифікатів, договорів) часто неможливо визначити – у такому разі стягнення зводиться до витрат на їх відновлення (нотаріальні послуги, держмита, витрати на отримання дублікатів). Моральна шкода в трудових відносинах стягується окремо у судовому порядку і матеріальною відповідальністю не охоплюється.

Як розмежувати матеріальну відповідальність і цивільно-правову?

Критерій Матеріальна (трудова) Цивільно-правова
Підстава Трудові відносини (КЗпП) Цивільні відносини (ЦКУ)
Максимум 1 місячний заробіток (загальне правило) Повне відшкодування + упущена вигода
Хто доводить вину Роботодавець Позивач (за загальним правилом)
Строк позовної давності 1 рік (ст. 233 КЗпП) 3 роки (загальний)
Моральна шкода Не охоплюється Може бути стягнута

Які типові помилки роботодавців при стягненні шкоди?

Аналіз судової практики виявляє системні помилки, через які роботодавці програють справи навіть при очевидній шкоді з боку працівника.

Перша і найпоширеніша помилка – відсутність договору про повну матеріальну відповідальність при займанні відповідної посади. Якщо касир або комірник працює без такого договору, роботодавець може стягнути лише один середньомісячний заробіток незалежно від реального розміру нестачі. Суди не визнають усні домовленості або посилання на посадову інструкцію замінниками письмового договору.

Друга помилка – неналежне проведення інвентаризації. Інвентаризація має відбуватися у повному складі комісії, з участю матеріально відповідальної особи (або за її відмови – з фіксацією відмови), з підписанням усіх актів. Якщо матеріально відповідальна особа не була повідомлена про інвентаризацію або не могла взяти в ній участь без поважних причин – результати можуть бути визнані недійсними.

Третя помилка – порушення строків видання наказу. Наказ про стягнення шкоди в межах середньомісячного заробітку має бути виданий не пізніше 2 тижнів з дня виявлення шкоди. Якщо строк пропущено – стягнення можливе лише у судовому порядку (ст. 136 КЗпП). Частина роботодавців видає наказ своєчасно, але забуває ознайомити з ним працівника під підпис, що також є порушенням процедури.

Четверта помилка – включення до розрахунку збитків упущеної вигоди або непрямих збитків. Трудове право дозволяє стягувати лише пряму дійсну шкоду – реальне зменшення майна роботодавця. Штрафи від контрагентів, втрачені контракти, репутаційні збитки через матеріальну відповідальність не відшкодовуються.

Чи є особливості відповідальності при дистанційній роботі?

З поширенням дистанційної зайнятості виникло питання: як застосовується матеріальна відповідальність, якщо працівник використовує власне або передане йому корпоративне обладнання вдома? Трудове законодавство не робить винятків для дистанційних працівників – загальні правила КЗпП застосовуються в повному обсязі.

Разом з тим є практичні особливості. Якщо роботодавець передав дистанційному працівнику ноутбук, телефон або інше обладнання, це слід оформити актом прийому-передачі із зазначенням вартості майна. Без такого акта довести факт передачі та розмір шкоди в суді буде складно. Якщо обладнання пошкоджено або втрачено, до питання відповідальності застосовуються ті самі умови: наявність провини, причинний зв’язок, відсутність форс-мажорних обставин. Якщо пошкодження сталося внаслідок обстрілу або іншого форс-мажору під час воєнного стану, суди, як правило, відмовляють у задоволенні позовів роботодавців.

Чи може роботодавець утримати шкоду без наказу та суду?
Ні. Будь-яке утримання з заробітної плати має відбуватися виключно на підставі закону, рішення суду або письмової згоди працівника. Самовільне утримання без наказу або рішення суду є порушенням ст. 43 Конституції України та ст. 128 КЗпП. Працівник може оскаржити незаконне утримання в судовому порядку та стягнути утриману суму з компенсацією.
Що робити працівникові, якщо він не погоджується зі стягненням?
Якщо стягнення відбувається за наказом (у розмірі до середньомісячного заробітку), працівник може оскаржити наказ у комісії по трудових спорах підприємства (якщо є) або безпосередньо у суді. Строк – 3 місяці з дня, коли він дізнався або повинен був дізнатися про порушення права (ст. 233 КЗпП). Якщо справа вже в суді за ініціативою роботодавця – надати письмові заперечення та докази відсутності вини або неправильного розрахунку збитків.
Чи можуть притягнути до матеріальної відповідальності директора підприємства?
Так. Директор є найманим працівником і несе матеріальну відповідальність на загальних підставах. При цьому він, як правило, підпадає під умови повної матеріальної відповідальності за посадою керівника (ст. 134 п. 2 КЗпП – якщо з ним укладено договір, та за ст. 1166 ЦКУ у разі заподіяння шкоди). Власники підприємства можуть стягнути з директора збитки в судовому порядку на підставі норм про відповідальність посадових осіб юридичної особи.
Чи впливає наявність страховки на матеріальну відповідальність?
Якщо збитки роботодавця покриті страховкою, це не звільняє працівника від відповідальності автоматично. Однак суд може врахувати отриману страхову виплату як часткове відшкодування при визначенні розміру стягнення. Окремі роботодавці страхують ризики матеріальної відповідальності персоналу – у такому разі умови страхування визначають механізм відшкодування.
Чи є матеріальна відповідальність при ДТП у робочий час?
Залежить від обставин. Якщо працівник керував транспортним засобом роботодавця у робочий час і з відома керівництва – збитки від ДТП підпадають під трудову матеріальну відповідальність (обмежену одним заробітком за загальним правилом або повну – якщо водій за посадою). Якщо ДТП сталося не при виконанні трудових обов’язків (наприклад, використання службового авто у приватних цілях без дозволу) – застосовується повна цивільно-правова відповідальність.
МК
Марія Коваленко
Редактор з адмінпослуг · 10 років практики

Перевіряє кожен матеріал за офіційними джерелами - gov.ua, Дія, ДПС, ПФУ - й оновлює статті, коли змінюються норми. Матеріали мають інформаційний характер і не замінюють індивідуальної юридичної консультації. Про редакцію →