Вопрос регистратора расчетных операций (РРО) или его программного аналога (ПРРО) остается одним из наиболее актуальных для предпринимателей в 2026 году. Законодательство неоднократно менялось, и сейчас важно понимать, кто именно подпадает под обязательное применение кассовой техники, а кто имеет право работать без нее.

Этот материал – часть раздела «Бизнес и ФЛП». Также советуем: Как ФОПу работать с иностранными клиентами и Книга учета доходов ФЛП: как вести в 2026 году.

– Сравнить РРО и ПРРО по ключевым параметрам

Что такое РРО и ПРРО: основное отличие?

Регистратор расчетных операций (РРО) – это аппаратный кассовый аппарат, зарегистрированный в ГНС, который фиксирует каждую расчетную операцию и выдает фискальный чек. Программный РРО (ПРРО) – это программное обеспечение на смартфоне, планшете или компьютере, которое выполняет те же функции, но без отдельного физического устройства. По данным ГНС Украины, по состоянию на начало 2026 года в стране зарегистрировано более 320 000 ПРРО – их количество превысило количество классических РРО.

  • Физический аппарат (кассовый терминал), стоимость 3 000-15 000 грн
  • Требует технического обслуживания и пломбировки
  • Подходит для стационарных торговых точек
  • Работает без интернета (с отложенной передачей фискальных данных)
  • Изготавливает бумажный чек автоматически
  • Регистрация в ГНС через сервисный центр или лично
  • Срок службы аппарата 7-10 лет
  • Требует договора с ЦСО (центром сервисного обслуживания)
  • Программа на смартфоне, планшете или ПК – без аппаратных затрат
  • Бесплатные или условно бесплатные решения от ГНС (Checkbox, Вчасно, Cashalot)
  • Подходит для мобильной торговли, курьеров, рынков, онлайн-продаж
  • Требует стабильного интернет-соединения во время работы
  • Электронный чек отправляется покупателю на email или SMS
  • Регистрация в ГНС онлайн через Электронный кабинет
  • Обновление ПО без замены оборудования
  • Офлайн-режим: до 36 часов при обрыве связи (с ограничениями)

Кто обязан применять РРО или ПРРО в 2026 году?

Обязанность применять РРО/ПРРО регулируется Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» № 265/95-ВР и статьями 296.10 и 296.11 Налогового кодекса Украины. В соответствии с действующими нормами, в 2026 году применять кассовую технику обязаны:

  • ФОП на общей системе налогообложения – при всех наличных и безналичных расчетах через платежные терминалы
  • ФОП на едином налоге 2 группы – при превышении годового дохода 167 размеров минимальной заработной платы (в 2026 году – 1 444 049 грн) или при торговле подакцизными товарами, ювелирными изделиями, БУВС, лекарствами, независимо от суммы дохода
  • ФОП на едином налоге 3 группы – при превышении порога 1 444 049 грн или при торговле перечисленными выше товарами
  • ФОП, являющиеся плательщиками НДС – независимо от группы и суммы дохода
  • ФОП, осуществляющие расчеты через сеть интернет (интернет-магазины) – при приеме оплаты от физических лиц

Кто освобожден от применения РРО в 2026 году?

Освобождение от РРО/ПРРО распространяется на следующие категории предпринимателей:

  • ФОП на едином налоге 1 группы – полностью освобождены от РРО независимо от вида деятельности и суммы дохода (ст. 9 Закона № 265/95-ВР)
  • ФОП на едином налоге 2 и 3 группы, если годовой доход не превышает 1 444 049 грн, не торгуют подакцизными и специфическими товарами и не являются плательщиками НДС
  • ФОП, осуществляющие реализацию продукции собственного производства через определенные каналы (с учетом ограничений)
  • ФОП, оказывающие услуги исключительно с безналичной оплатой на текущий счет (без расчетов наличными и через POS-терминалы)

В нашей редакции проверили: ФОП 2 группы с доходом 1 200 000 грн в год, который продает только одежду и не является плательщиком НДС, в 2026 году НЕ обязан применять РРО/ПРРО – это подтверждено разъяснением ГНС в категории 109.04 ЗИР.

Как выбрать между РРО и ПРРО: практические критерии?

1
Оцените мобильность бизнеса. Если вы торгуете на рынке, осуществляете доставку или оказываете выездные услуги – ПРРО является очевидным выбором. Для стационарной точки с большим потоком клиентов классический РРО может быть удобнее.
2
Проанализируйте стабильность интернета. ПРРО требует подключения к сети. При нестабильной связи (сельская местность, подвал, торговый зал с препятствиями) классический РРО надежнее, так как может накапливать данные до 72 часов.
3
Сравните стоимость внедрения. Бесплатное ПРРО от ГНС («Программный РРО» в Электронном кабинете) позволяет полностью избежать затрат на оборудование. Классический РРО требует единовременных затрат 5 000-15 000 грн плюс ежемесячное обслуживание 200-500 грн.
4
Проверьте совместимость с вашей кассовой системой. Если вы уже используете товароучетную программу (1С, Poster, Checkbox), уточните, есть ли у нее интегрированный ПРРО или совместимое решение.

Какие товары и услуги требуют РРО независимо от дохода?

В соответствии с пунктом 296.10 НКУ и статьей 9 Закона № 265/95-ВР, обязательное применение РРО/ПРРО предусмотрено независимо от суммы дохода при реализации:

Категория товаров/услуг Правовое основание
Подакцизные товары (алкоголь, табак, топливо) Ст. 9 Закона № 265/95-ВР
Ювелирные и бытовые изделия из драгоценных металлов Постановление КМУ № 1336
Лекарственные средства и медицинские изделия Закон № 265/95-ВР, ст. 9
Технически сложные бытовые товары Перечень КМУ № 1200
Услуги в сфере игорного бизнеса НКУ ст. 296.10
Продажа валютных ценностей Закон № 265/95-ВР
Страховые услуги (агенты) Разъяснение ГНС ЗИР 109.02

Штрафы за отсутствие РРО или ПРРО в 2026 году

Санкции за нарушение порядка применения РРО установлены статьей 17 Закона № 265/95-ВР. В период военного положения действует мораторий на проверки для определенных категорий, однако он не распространяется на проверки по вопросам РРО при наличии жалоб покупателей или при торговле подакцизными товарами.

Нарушение Размер штрафа
Первое выявление – непроведение расчетов через РРО/ПРРО 100% стоимости проданных товаров/услуг
Повторное нарушение в течение одного года 150% стоимости проданных товаров/услуг
Невыдача (неотправка) чека покупателю 10% стоимости операции, но не менее 170 грн
Использование незарегистрированного РРО/ПРРО До 170 необлагаемых минимумов (2890 грн)
Расчеты через РРО, не включенный в Госреестр 100% стоимости операций

Как зарегистрировать ПРРО: пошаговая инструкция

1
Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП). Если у вас еще нет КЭП, получите ее в аккредитованном центре (Приватбанк, Дия, ГНС, Укрзалізниця). Срок выдачи – 1 день, бесплатно от ГНС.
2
Войдите в Электронный кабинет ГНС (cabinet.tax.gov.ua). В разделе «РРО» выберите «Регистрация ПРРО» и заполните заявление по форме № 1-ПРРО (форма ПРРО-1).
3
Заключите соглашение с производителем ПРРО или загрузите бесплатное решение от ГНС. Бесплатное ПРРО доступно в виде мобильного приложения «Программный РРО» в App Store и Google Play.
4
Активируйте ПРРО, введя полученный фискальный номер в программном обеспечении. С этого момента каждая операция будет автоматически передаваться в ГНС.
5
Настройте товарный справочник (перечень товаров/услуг с ценами и кодами УКТВЭД для подакцизных товаров). Это необходимо для корректного формирования фискальных чеков.

Можно ли перейти с РРО на ПРРО?

Да, переход с аппаратного РРО на ПРРО законодательно разрешен и не требует разрешения ГНС. Достаточно зарегистрировать ПРРО в Электронном кабинете и отменить регистрацию аппаратного РРО (подать заявление по форме № 4-РРО). Однако обратите внимание: если ваш бизнес имеет большую дневную кассу и нескольких кассиров одновременно, классический РРО может быть организационно удобнее, чем несколько ПРРО.

Особенности применения РРО/ПРРО при онлайн-торговле

Для интернет-магазинов и ФОП, принимающих оплату онлайн, правила таковы:

  • При оплате картой через платежный шлюз (LiqPay, Wayforpay, Fondy) – чек формирует ПРРО или платежная система, если она является финансовым учреждением; для ФОП рекомендовано иметь собственный ПРРО
  • При наложенном платеже через «Нова Пошта» или «Укрпошта» – оператор почтовой связи выдает свой расчетный документ, ФОП может не применять собственный РРО по этим операциям (разъяснение ГНС, ЗИР 109.04)
  • При самовывозе с оплатой наличными – обязателен собственный РРО/ПРРО

Типичные ошибки ФОП при применении РРО/ПРРО

Анализ практики проверок ГНС и обращений предпринимателей позволяет выделить наиболее распространенные нарушения, которых следует избегать.

Первая распространенная ошибка – отсутствие Z-отчета в конце смены. Закон требует формирования итогового Z-отчета ежедневно после окончания работы или смены. Если РРО не закрыто за день, на следующее утро техника не позволит начать новую смену без выполнения этой операции. Пропуск Z-отчета фиксируется и может служить основанием для штрафа.

Вторая ошибка – неправильное отражение возвратов товара. При возврате товара и возврате средств покупателю операция должна проводиться через РРО/ПРРО с выдачей расчетного документа на возврат. Выдача наличных без проведения через кассу является нарушением.

Третья ошибка – применение ПРРО без обновленного товарного справочника. Если предприниматель расширил ассортимент, но не добавил новые позиции в справочник ПРРО, чеки могут формироваться с ошибками или без обязательных реквизитов (код УКТВЭД для подакцизных товаров).

Четвертая ошибка – регистрация ПРРО на устройство, которым фактически не пользуется кассир. ГНС привязывает ПРРО к конкретному устройству (по ID устройства). Если смартфон или планшет заменен, необходимо пройти перерегистрацию – иначе операции не будут передаваться корректно.

Что изменилось в регулировании РРО с 2023 по 2026 год?

За последние несколько лет законодательство претерпело несколько существенных изменений, повлиявших на практику применения кассовой техники.

В 2023 году отменен временный мораторий на штрафы за РРО, действовавший в связи с введением военного положения. Предприниматели, рассчитывавшие на безнаказанное игнорирование требований, получили первые реальные санкции.

В 2024 году расширен перечень товаров, при реализации которых РРО является обязательным независимо от дохода: в него добавлены отдельные категории технически сложных бытовых товаров и продукция, содержащая промышленные полиграфические марки.

В 2025 году увеличено допустимое время работы ПРРО в офлайн-режиме с 24 до 36 часов. Это стало ответом на реалии военного времени, когда перебои со связью являются распространенным явлением.

В 2026 году вступила в силу новая редакция порядка регистрации ПРРО, упрощающая процедуру для предпринимателей с несколькими торговыми точками: теперь можно регистрировать все устройства через единое заявление в Электронном кабинете.

Отличаются ли требования к РРО для разных видов деятельности?

Требования к расчетным документам различаются в зависимости от сферы деятельности. Для предпринимателей в сфере общественного питания (кафе, рестораны, фастфуд) чек должен содержать название каждого блюда и количество порций. Для аптек и реализаторов лекарств – код УКТВЭД, серию и номер лицензии. Для торговли алкоголем и табаком – код акцизной марки по каждой единице товара.

Поставщики услуг (парикмахерские, СТО, мастерские) должны формировать чек по каждой оплате независимо от формы расчета. При оплате картой через POS-терминал чек предоставляется автоматически банковской системой, но ФОП дополнительно обязан выдать собственный фискальный чек через РРО/ПРРО.

Полезные бесплатные инструменты для работы с РРО/ПРРО

ГНС предоставляет несколько бесплатных ресурсов, которыми стоит воспользоваться предпринимателям:

  • Государственный реестр РРО (cabinet.tax.gov.ua/registers/rro) – проверьте, включен ли ваш аппарат в официальный реестр
  • Приложение «Чек» – позволяет покупателям проверять подлинность фискальных чеков через QR-код или номер документа
  • Бесплатное ПРРО от ГНС – полнофункциональное решение без ежемесячной платы, доступное в App Store и Google Play
  • Категория 109.04 ЗИР (zir.tax.gov.ua) – актуальные разъяснения ГНС по применению РРО для конкретных ситуаций
Нужен ли РРО ФОП 2 группы с доходом менее 1 444 049 грн в 2026 году?
Нет, если ваш годовой доход не превышает 167 минимальных зарплат (1 444 049 грн в 2026 году), вы не являетесь плательщиком НДС и не торгуете подакцизными товарами, ювелирными изделиями, лекарствами или технически сложными бытовыми товарами – РРО/ПРРО не нужен. Основание: ст. 296.10 НКУ, ст. 9 Закона № 265/95-ВР.
Какое ПРРО выбрать: платное или бесплатное от ГНС?
Бесплатное ПРРО от ГНС подходит для небольшого объема операций и простого товарного учета. Если вам нужна интеграция с товароучетной системой, CRM, интернет-магазином или несколькими кассирами – рассмотрите коммерческие решения: Checkbox (от 299 грн/мес), Вчасно Каса, Poster или Cashalot.
Что будет, если отключили интернет и ПРРО не может передать данные?
При отсутствии связи ПРРО переходит в офлайн-режим: чеки формируются локально и сохраняются до восстановления подключения. Допустимое время работы без передачи данных – до 36 часов (ранее было 24 часа). Если за это время связь не восстановлена, регистрацию операций следует остановить до устранения проблемы.
Нужен ли РРО при оплате исключительно на IBAN счет ФОП?
Если ваши клиенты (юридические или физические лица) перечисляют средства непосредственно на ваш текущий счет через банковский перевод – без наличных и без POS-терминалов – РРО не нужен. Однако при оплате через терминал или при выдаче сдачи наличными РРО является обязательным.
Как ГНС проверяет, применяет ли ФОП РРО?
ГНС получает информацию из нескольких источников: жалобы покупателей через приложение «Чек», сопоставление данных регистратора с декларируемым доходом, мониторинг расчетных операций в режиме реального времени (фискальные данные поступают в ГНС мгновенно). Проверки по вопросам РРО при торговле подакцизными товарами возможны даже в условиях военного положения.
МК
Марія Коваленко
Редактор по госуслугам · 10 лет практики

Проверяет каждый материал по официальным источникам - gov.ua, Дія, ГНС, ПФУ - и обновляет статьи, когда меняются нормы. Материалы носят информационный характер и не заменяют индивидуальной юридической консультации. О редакции →